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企业行政流程管理工具集
一、会议组织全流程管理工具
场景概述
适用于企业内部各类会议（如周例会、项目推进会、年度总结会等）的发起、审批、筹备、召开及后续跟进，保证会议规范、高效，避免资源浪费。
标准化操作步骤
1.会议发起与申请
发起人：根据工作需要，确定会议主题、目标、参会人员、时间及地点（线上需注明会议平台及）。
填写申请：通过OA系统或纸质《会议申请表》提交信息，附上会议议程（含讨论事项、决策要求）及所需物料清单（如投影仪、白板、会议资料等）。
2.会议审批
审批流程：发起人直属部门负责人→行政部→（如需）分管领导。
审批要点：审核会议必要性、时间合理性（避免与重要工作冲突）、参会人员范围、预算（如涉及外部场地或茶歇）。
3.会议准备
行政部职责：
确认会议室并提前布置（调试设备、摆放席卡、准备茶水等）；
提前1天发送会议通知至参会人（含议程、时间、地点、需携带资料）；
打印会议资料（按人数准备，标注“保密”等级如需）。
发起人职责：提前与主持人确认流程，准备演示文稿或汇报材料。
4.会议召开
主持人：按议程控制时间，引导讨论，避免偏离主题；指定专人记录会议要点（决议、待办事项、责任人、完成时限）。
参会人员：提前5分钟到场，手机调至静音；积极参与讨论，发言简明扼要。
5.会议归档与跟进
记录整理：会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核后分发至参会人及相关负责人。
待办跟进：责任人按《会议纪要》要求落实工作，行政部每周汇总待办完成情况并同步至发起人。
常用模板参考
表1：会议申请表
会议名称
会议类型（例会/专项/临时）
申请部门
申请人
会议时间
年月日时分-时分
会议地点
线上/线下
参会人员（姓名/部门）
接待人
会议议程
所需物料
投影仪□白板□资料打印□其他：_________
预算说明
申请人签字
部门负责人签字
行政部签字
关键操作提醒
会议时间尽量避开周一上午、周五下午及重要业务节点；
线上会议需提前测试设备，保证网络稳定；
涉密会议需单独审批，会后资料由行政部统一回收销毁；
定期统计会议效率（如议题达成率、待办完成率），优化会议频次。
二、办公用品管理工具
场景概述
适用于企业日常办公用品（如文具、耗材、劳保用品等）的采购、入库、领用、盘点及库存控制，保证供需平衡，避免浪费或短缺。
标准化操作步骤
1.需求提报与汇总
部门提报：每月25日前，各部门指定专人填写《办公用品需求表》，列明物品名称、规格、数量（按1个月用量预估），部门负责人审核。
行政部汇总：收集各部门需求，结合库存情况，编制《月度办公用品采购计划》。
2.采购审批与执行
审批流程：行政部负责人→分管领导→（如需）总经理。
采购执行：审批通过后，行政部通过合格供应商采购（优先选择定点供应商，保证质量与性价比），签订采购合同（批量采购时）。
3.入库与登记
验收：到货后，行政部与采购员共同核对物品名称、规格、数量、质量，合格后填写《办公用品入库单》。
入库：物品分类存放（文具区、耗材区、劳保区等），贴标签注明名称、数量、入库日期；同步更新《办公用品库存台账》。
4.领用与发放
领用流程：员工通过OA系统提交《办公用品领用申请》，部门负责人审批→行政部审核→发放物品。
发放规范：
常规用品（笔、本等）按需发放，每人每月限领1次；
耗材（墨盒、打印纸等）需注明用途，按需申领；
劳保用品（手套、口罩等）按岗位需求定期发放。
5.库存盘点与优化
定期盘点：每月末行政部组织全面盘点，核对台账与实际库存，编制《库存盘点表》，差异率超5%需分析原因并整改。
库存优化：设置安全库存量（如打印纸≥2箱），低于安全库存时及时启动采购；淘汰低频使用物品，优化采购品类。
常用模板参考
表2：办公用品领用申请表
领用部门
领用人
申请日期
物品用途
序号
物品名称
规格
单位
1
中性笔
0.5mm黑色
支
2
A4复印纸
70g
包
部门负责人签字
行政部签字
表3：办公用品库存台账
物品名称
规格
期初库存
入库数量
出库数量
期末库存
存放位置
负责人
记号笔
红色/粗头
10
20
8
22
文具区2
*某某
关键操作提醒
优先采购环保、耐用品，减少一次性用品消耗；
建立供应商评价机制（质量、交期、服务），每季度更新合格供应商名单；
领用需实名登记，杜绝公物私用；
新员工入职由行政部统一配发基础办公用品（笔、本、文件夹等）。
三、固定资产管理工具
场景概述
适用于企业固定资产（如办公设备、电子设备、家具、车辆等）的购置、登记、领用、维护、转移及报废管理，保证资产安全完整，提高使用效率。
标准化操作步骤
1.资产购置与登记
购置申请：部门因工作需要购置资产时，填写《固定资产购置申请表》，说明用途、规格
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