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行政专员岗位说明书

一、岗位基本信息

*岗位名称：行政专员

*所属部门：行政部

*直接上级：行政主管/办公室主任

*岗位等级：专员级

*工作地点：公司总部

二、岗位目标

确保公司日常行政事务的高效、有序运作，为各部门提供坚实的行政支持与服务保障，营造舒适、规范的办公环境，助力公司整体运营目标的实现。

三、主要工作职责与内容

（一）办公环境与设施管理

1.环境维护：负责办公区域（包括前台、会议室、茶水间等）的日常巡检与管理，确保环境整洁、有序、安全。协调保洁服务，监督保洁质量。

2.设施保障：协助管理办公设备（如打印机、复印机、投影仪等）的日常维护、报修与简单故障排除，确保设备正常运行。对接相关维保服务商。

3.安全管理：协助执行公司安全管理制度，包括消防安全、门禁管理等，定期检查消防设施，组织或参与安全演练。

（二）办公用品与资产管理

1.用品管理：根据各部门需求，负责办公用品的采购计划制定、供应商选择、申购、验收、入库、分发与盘点工作，控制成本，确保供应及时。

2.资产管理：参与公司固定资产（如办公家具、电子设备等）的登记、标签粘贴、日常管理、盘点、维护及报废处理等工作，确保资产账实相符。

（三）会务与活动支持

1.会议保障：负责公司各类会议（如例会、专题会、外部接待会议等）的前期准备工作，包括会议室预订、布置、设备调试（投影、音响、网络等）、资料打印分发、茶歇安排等；会议过程中的服务与记录协助；会议结束后的场地恢复与资料整理。

2.活动协助：协助组织公司各类企业文化活动、团队建设活动、员工福利活动等，包括前期策划支持、物料准备、现场协调等。

（四）差旅与接待管理

1.差旅服务：为员工提供差旅安排支持，包括机票、酒店、火车票的查询与预订，差旅政策的解释与执行协助。

2.访客接待：负责前台区域的日常值守，接听与转接电话，礼貌接待来访客人，进行登记、引导与通报。

3.公务接待：协助安排公司外部来宾的接待工作，包括行程规划、交通住宿协调、陪同参观等。

（五）行政文书与档案管理

1.文书处理：负责公司各类行政文件、通知、函件的打印、复印、扫描、装订、分发与传递工作。协助起草、整理简单的行政类文稿。

2.档案管理：负责行政类档案（如合同、文件、记录等）的收集、整理、分类、归档、保管与借阅工作，确保档案的完整性与安全性。

3.印章管理：协助管理公司行政印章的使用登记与保管工作（根据授权）。

（六）其他行政支持工作

1.制度执行：协助执行公司各项行政管理制度、流程，并提出优化建议。

2.信息传达：确保公司内部行政信息的及时、准确传达。

3.临时任务：完成上级交办的其他临时性行政工作及跨部门协作任务。

四、任职资格要求

（一）教育背景与专业

*大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

（二）工作经验

*一年以上相关行政、文秘或办公室工作经验者优先；优秀应届毕业生亦可考虑。

（三）知识与技能

1.办公软件：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件，具备基本的图文处理能力。

2.沟通协调：具备良好的口头与书面沟通能力，善于倾听与表达，能有效进行跨部门协调。

3.组织安排：具备较强的组织能力、计划能力和时间管理能力，能有条不紊地处理多项事务。

4.细心严谨：工作细致、认真负责，注重细节，有较强的责任心和服务意识。

5.学习能力：具备良好的学习能力和适应能力，能快速掌握新的工作方法和流程。

6.外语能力：具备基础的英语听说读写能力者优先。

（四）个性特质

*积极主动，有亲和力，服务意识强。

*诚实守信，品行端正，原则性强。

*具备一定的抗压能力，能适应快节奏的工作环境。

*团队合作精神良好，乐于协助他人。

五、工作关系

*内部：与公司各部门保持密切联系，提供行政支持与服务。

*外部：与办公用品供应商、设备维保商、酒店、票务代理等外部机构进行沟通协调。

六、岗位发展方向

*行政主管/办公室主任

*行政经理

*综合管理类相关岗位