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行政文件归档及存档标准化管理手册
一、手册适用范围与文件范畴
本手册适用于公司各部门、各分支机构在行政文件形成、办理、归档、保管、利用及销毁全过程中的标准化管理，旨在规范行政文件管理流程，保证文件完整性、安全性及可追溯性。
适用文件类型包括但不限于：
公司级制度、通知、通报、报告、请示、批复；
会议纪要、会议议程、会议材料；
人事管理文件（招聘、任免、培训、考核、劳动合同等）；
行政管理文件（固定资产登记、办公用品管理、后勤服务合同等）；
财务类行政辅助文件（费用报销凭证、行政类合同付款审批等）；
对外公函、合作协议、意向书；
其他具有保存价值的行政类纸质及电子文件。
二、行政文件管理职责分工
2.1文件形成部门
负责本部门行政文件的规范起草、审核、签发及办理；
对办理完毕的文件及时整理，保证内容完整、格式规范（如文号、标题、日期、签发人等要素齐全）；
按规定向档案管理部门移交归档文件，并填写《行政文件归档移交清单》。
2.2档案管理部门
负责制定行政文件分类标准、保管期限表及归档流程；
对各部门移交的文件进行审核、分类、编号、登记及入库保管；
提供文件借阅、查询服务，监督文件利用过程中的保密工作；
定期对档案进行清点、检查及鉴定，到期按规定组织销毁。
2.3管理层
负责审批重要行政文件（如公司级制度、重大合同等）的归档及销毁；
监督各部门文件管理制度的执行情况，协调解决管理中的重大问题。
三、行政文件全生命周期归档管理流程
3.1文件形成与收集
文件起草：文件形成部门根据工作需求起草文件，使用公司统一模板（如《行政通知模板》《会议纪要模板》），保证内容准确、逻辑清晰、格式规范。
审核签发：文件经部门负责人*审核后，按权限报请分管领导或总经理*签发，正式文件需标注“红头文号”及签发日期。
同步收集：文件办理过程中，同步收集相关附件（如会议签到表、合同扫描件、审批单等），保证文件内容与附件一一对应。
3.2文件整理与预归档
检查完整性：对办理完毕的文件进行检查，保证无缺页、无漏签、无数据错误，电子文件与纸质文件内容一致。
规范装订：纸质文件按“正件在上、附件在下，批复在前、请示在后”顺序整理，左上角装订（厚度超过5mm的需装订成册），去除金属夹、回形针等易锈蚀物品。
电子文件备份：电子文件需存储于公司指定服务器（如OA系统、档案管理系统），同步刻录光盘或移动硬盘备份，文件名格式统一为“部门-文件标题-文号-日期”（如“行政部-2024年度办公采购计划-行字〔2024〕5号）。
3.3文件移交与接收
填写移交清单：文件形成部门填写《行政文件归档移交清单》（见附件1），详细列明文件标题、文号、形成日期、页数、密级、保管期限等信息，部门负责人签字确认后，随同文件一并移交档案管理部门。
审核接收：档案管理部门核对文件清单与实物是否一致，检查文件整理规范性，对符合要求的文件签收；对不符合要求的，退回文件形成部门重新整理（2个工作日内完成）。
双方签字确认：移交清单一式两份，档案管理部门与文件形成部门各执一份，作为归档凭证。
3.4文件分类与编号
分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，一级分类为年度（如“2024年”），二级分类为机构（如“行政部”“人力资源部”），三级分类为问题（如“制度文件”“会议纪要”）。
示例：2024年行政部会议纪类文件，分类号为“XZ2024-HYYJ”（XZ=行政，2024=年度，HY=会议，YJ=纪要）。
档号编制：档号由“分类号+案卷号”组成，案卷号按顺序流水编制（如“XZ2024-HYYJ-001”）。电子文件档号与纸质文件一致，便于检索。
3.5文件入库保管
入库登记：档案管理部门将归档文件录入档案管理系统，登记文件基本信息、存放位置（如“3号柜-2层-5格”），唯一档案编号。
规范存放：纸质文件存入专用档案柜，按分类号顺序排列，标签清晰；电子文件定期（每季度）备份，并检测备份数据的完整性。
环境控制：档案库房保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫设备，定期检查（每月1次），保证档案安全。
四、行政文件分类体系及保管期限表
4.1分类体系
一级分类（年度）
二级分类（机构）
三级分类（问题）
2024年
行政部
制度文件、会议纪要、工作报告
2024年
人力资源部
人事任免、培训记录、劳动合同
2024年
财务部
行政费用报销、合同付款审批
…
…
…
4.2保管期限表
文件类型
保管期限
备注
公司章程、发展规划
永久
涉及公司根本性制度
年度工作总结、年度计划
永久
作为公司发展历史凭证
重要会议纪要（董事会）
永久
记录重大决策过程
一般行政通知、通报
10年
日常管理参考，到期可销毁
人事合同、任免文件
员工离职后
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