公章使用流程管理及用章审批模板.docxVIP

公章使用流程管理及用章审批模板

在现代企业治理结构中，公章作为企业法人权利的象征，其使用管理直接关系到企业的合法权益与运营安全。规范公章使用流程、完善审批机制，不仅是企业内部控制体系的重要组成部分，更是防范法律风险、维护企业声誉的关键环节。本文旨在结合实践经验，系统梳理公章使用的管理要点与标准流程，并提供实用的用章审批模板参考，以期为企业公章管理工作提供有益借鉴。

一、公章管理的基本原则

公章管理应严格遵循以下核心原则，确保每一次用印行为都合规、可控：

1.专人保管原则：公章应指定责任心强、品行端正的专人负责保管，明确保管人的岗位职责与法律责任。保管人变更时，须办理严格的交接手续，确保责任清晰可追溯。

2.审批有据原则：任何形式的用章行为，均需经过规定的审批程序，未经审批或审批不全，严禁用印。审批依据应充分、明确，与用章事由相符。

3.当面用印原则：原则上，申请用章的文件材料需在保管人指定的办公场所、在保管人监督下进行盖章操作，避免公章带离保管地点，特殊情况需有严格的外带审批和监印措施。

4.痕迹可查原则：建立完善的用章登记制度，对每次用章的申请、审批、用印、文件内容摘要等关键信息进行详细记录，确保整个过程有据可查，便于事后审计与追溯。

5.分级授权原则：根据用章事项的重要性、风险等级以及文件类型，对不同层级的管理人员赋予相应的审批权限，避免权限过于集中或分散导致的管理失控。

二、公章使用标准流程

一套清晰、规范的公章使用流程是保障用章安全的基础。企业应根据自身规模与组织架构，细化以下流程节点：

1.用章申请：

申请人根据实际工作需要，填写《用章审批单》（详见本文第三部分模板），详细注明用章事由、文件名称、份数、接收单位/个人、用章类型（如公章、合同专用章、财务专用章等，若企业印章种类较多）等信息。涉及合同、协议等具有法律约束力的文件，需同时附上文件草本供审批人审阅。

2.部门审核：

申请人将填写完整的《用章审批单》及相关文件材料提交至本部门负责人进行审核。部门负责人需对用章事由的真实性、文件内容的合规性与完整性进行初步把关，确认无误后签署审核意见。

3.逐级审批：

根据企业既定的审批权限表，经部门审核后的《用章审批单》连同文件材料，逐级提交给具有相应审批权限的管理人员进行审批。审批人应基于其职责范围，对用章事项的必要性、合规性进行审慎判断并签署意见。对于重大合同、对外担保、重大投融资等特殊事项的用章，通常需经过更高层级（如总经理、董事长或董事会）的审批。

4.盖章登记与用印：

申请人持经最终审批通过的《用章审批单》及文件，到公章保管人处办理用印手续。公章保管人需仔细核对《用章审批单》的审批完整性、文件与审批内容的一致性，确认无误后，在指定文件的指定位置规范用印。用印完毕后，保管人应在《用章登记台账》中对本次用章情况进行详细登记，申请人亦需签字确认。

5.文件归档与留存：

用印后的正式文件，应按照企业档案管理规定进行分类、编号、归档保存。《用章审批单》作为重要的用印凭证，也应与对应的文件一同归档，或单独整理成册，以备查验。

三、用章审批模板

以下提供一份通用的《用章审批单》模板，企业可根据自身实际情况进行调整和细化：

[公司名称]用章审批单

项目

内容

:---------------

:-------------------------------------------------------------------

**申请部门**

**申请人**

**联系电话**

**申请日期**

年月日

**用章事由**

（请简明扼要说明用章目的及背景）

**文件名称**

（如为多份文件，请分别列明或另附清单）

**文件份数**

共份

**接收单位/个人**

**用章类型**

□公章□合同专用章□财务专用章□其他（请注明）：

**审批意见**

**部门负责人意见：**

签字：

日期：年月日

**分管领导意见（如需）：**

签字：

日期：年月日

**总经理/董事长意见（如需）：**

签字：

日期：年月日

**用印记录**

**用印人：**

**监印人（如需）：**

**用印日期：**年月日

**备注**

（可填写文件编号、特殊要求等）

使用说明：

1.本审批单适用于公司各类公章的使用申请与审批。

2.“用章事由”及“文件名称”应填写清晰、准确，必要时可附相关支撑材料。

3.审批流程需严格按照公司规定的权限逐级进行，不得越级或简化。

4.公章保管人凭完整审批手续用印，并负责登记。

5.本审批单一式[通常为一联或两联，根据管理需要确定]，用印完毕后由[指定部门，如行政部]留存归档。

四、日常管理与监督

为确保公章管理流程的有效执