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文件分类及存档管理制度工具书

前言

为规范企业内部文件管理流程，保证文件分类科学、归档及时、存储安全，提高文件检索利用效率，防范信息泄露与丢失风险，依据国家《档案法》及企业内部管理要求，特制定本工具书。本工具书适用于企业各部门、各业务场景的文件分类、归档、保管及利用工作，是开展文件管理活动的指导性规范。

一、总则

（一）目的

建立统一、规范的文件分类及存档管理体系，实现文件全生命周期管理，保障文件完整性、安全性及可追溯性，为企业运营、决策及合规审计提供支持。

（二）适用范围

本工具书适用于企业各部门在生产经营活动中形成的各类纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件、电子数据等）的分类、整理、归档、保管及利用工作。

（三）基本原则

分类科学：以文件形成规律、内容特征及业务关联性为依据，保证分类逻辑清晰、层级合理。

归档及时：文件在办理完毕后1个月内完成分类整理并归档，避免积压遗漏。

安全保密：涉密文件与非涉密文件分区分级管理，严格执行保密规定，防止信息泄露。

便于利用：文件标识清晰、检索便捷，满足日常工作查阅及应急调取需求。

二、适用场景与工作内容

（一）日常办公文件管理

场景描述：各部门在行政、人事、财务等日常工作中产生的通知、会议纪要、工作报告、报销单据等文件。

工作内容：按文件性质（如行政类、人事类、财务类）分类，定期整理归档至对应档案盒（纸质）或指定电子档案目录（电子）。

（二）项目文件管理

场景描述：从项目立项、执行到验收全过程中形成的合同、方案、进度报告、验收报告等文件。

工作内容：按项目阶段（立项阶段、执行阶段、验收阶段）分类，每个阶段文件按“合同类-方案类-报告类”细分，项目结束后统一归档。

（三）合同文件管理

场景描述：企业在业务合作中签订的采购合同、销售合同、服务协议等具有法律效力的文件。

工作内容：按合同类型（采购合同、销售合同等）分类，每份合同附《合同信息登记表》，明确合同编号、对方单位、签订日期、金额、到期日等关键信息，单独存放并定期跟踪履约情况。

（四）人事档案管理

场景描述：员工入职、在职、离职过程中形成的简历、劳动合同、绩效考核记录、培训档案、离职证明等文件。

工作内容：按员工生命周期（入职档案-在职档案-离职档案）分类，每人一档（纸质档案袋+电子档案目录），涉密信息（如薪资）单独加密存储。

（五）审计与合规文件管理

场景描述：应对内外部审计、检查形成的审计报告、整改记录、合规证明等文件。

工作内容：按审计类型（内部审计、外部审计）及年份分类，审计期间文件集中保管，审计结束后整理归档，保留期限不少于5年。

三、文件分类与存档操作流程

（一）文件收集

责任主体：各部门文件形成人/部门负责人*为文件收集第一责任人。

收集范围：包括但不限于：

已办理完毕的正式文件（含红头文件、会议纪要、审批单）；

业务活动中形成的原始记录（合同、报表、图纸、邮件记录）；

具有保存价值的电子数据（项目备份、数据库记录）。

收集时限：文件办理完毕后3个工作日内完成初步收集，每月最后1个工作日前将本月文件汇总移交至档案管理员*。

（二）文件分类

1.分类标准

采用“一级分类+二级分类+三级分类”层级结构，具体

一级分类

二级分类

三级分类（示例）

行政管理

综合事务

通知、会议纪要、公司制度、大事记

后勤保障

固定资产台账、物资采购记录、后勤服务合同

业务管理

市场营销

营销方案、客户资料、活动总结、招投标文件

研发管理

项目立项书、研发报告、专利证书、技术图纸

财务管理

财务核算

会计凭证、财务报表、税务申报表、审计报告

资金管理

预算表、付款审批单、银行对账单、融资合同

人事管理

员工管理

入职登记表、劳动合同、离职证明、人事异动记录

培训发展

培训计划、培训课件、考核结果、职业发展档案

项目管理

项目（按项目名称）

立项阶段、执行阶段、验收阶段、结项阶段

2.分类操作

纸质文件：使用彩色标签区分一级分类（如行政-蓝色、业务-红色、财务-绿色），二级分类用文字标注，三级分类按文件形成时间排序。

电子文件：在服务器/云盘建立对应文件夹结构（如“行政管理/综合事务/2024年/通知”），文件名格式统一为“三级分类-日期-流水号”（如“通知001”）。

（三）文件整理

排序：按文件形成时间先后顺序排列，同一类别文件按“重要程度-时间”排序（如合同类按签订日期排序，报告类按审批日期排序）。

编页：纸质文件超过10页需编写页码（用铅笔在右上角标注），页码连续；电子文件无需编页，但需在目录中注明总页数。

填写文件清单：每类文件填写《文件分类目录表》（详见模板1），包含文件名称、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息。

（四）文件归档

归档时间：

纸质文件：每月5日前完成上月文件整理，10日前移交档案室；

电子文件