企业资产管理制度与执行记录表.docVIP

企业资产管理制度与执行记录工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的固定资产、低值易耗品、无形资产等全生命周期管理，尤其适用于以下场景：

新设企业：需建立标准化资产管理体系，明确资产从采购到报废的全流程规范；

规模扩张期企业：资产数量增加，需通过制度规范跨部门使用、调配及盘点流程；

合规审计需求：为应对内外部审计，提供完整的资产流转记录与责任追溯依据；

成本控制场景：通过规范领用、报废流程，减少资产闲置、浪费及非必要采购。

二、资产管理全流程操作指南

资产管理需遵循“统一登记、责任到人、动态跟踪、规范处置”原则，具体操作分五步完成：

步骤一：资产入库与建档

操作内容：

资产验收：资产到货后，由行政部（或资产管理专员）会同使用部门共同验收，核对采购清单与实物信息（名称、规格、数量、质量等），填写《资产验收单》，验收人签字确认。

信息登记：验收合格后，行政部登录资产管理系统（或Excel台账），录入资产核心信息，唯一“资产编号”（规则：资产类别代码+年份+流水号，如“GD2024001”代表“2024年固定资产第001号”）。

贴标建档：打印资产标签（含编号、名称、采购日期），粘贴于资产显眼位置，同步建立《企业资产基本信息表》（见模板1），纸质版与电子版台账保持一致。

步骤二：资产领用与发放

操作内容：

提交申请：使用部门需领用资产时，由申请人填写《资产领用申请表》（见模板2），注明资产名称、规格、用途、领用期限等信息，部门负责人签字审批。

审批发放：行政部根据审批权限（如单件资产价值低于5000元由行政部经理审批，高于5000元需总经理审批）审核申请，确认无误后发放资产，领用人与行政部办理交接签字，台账同步更新“使用部门”“责任人”信息。

步骤三：资产日常管理

操作内容：

使用责任：资产使用人为直接责任人，需妥善保管、规范使用，严禁私自转借、拆卸或改装；如需转移资产（如部门间调配），需提前3个工作日提交《资产转移变更登记表》（见模板3），经原使用部门、新使用部门及行政部审批后，办理交接并更新台账。

维护保养：对需要定期维护的资产（如办公设备、生产机械），使用部门需制定维护计划，行政部每季度检查维护记录，保证资产处于良好状态。

步骤四：资产盘点与核对

操作内容：

定期盘点：企业每半年组织一次全面盘点（6月与12月），由行政部牵头，财务部监督，各使用部门配合，逐项核对资产台账与实物，填写《资产盘点记录表》（见模板4），记录“账面数量”“实盘数量”及差异原因。

差异处理：如盘盈、盘亏或毁损，需在3个工作日内查明原因，属于管理责任的由责任人书面说明，报行政部与财务部审核后，按规定处理（如盘亏需填写《资产报废审批表》），保证账实一致。

步骤五：资产报废与处置

操作内容：

报废申请：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门提交《资产报废审批表》（见模板5），注明资产信息、报废原因、技术鉴定意见（需专业部门或技术人员签字）。

审批与处置：审批流程参照“领用发放”权限，审批通过后，行政部负责处置（如变卖、回收），处置收入交财务部入账，台账中标注“报废”状态及处置日期，相关审批表归档保存。

三、配套表格模板清单

模板1：企业资产基本信息表

资产编号

资产名称

资产类别

规格型号

数量

单位

原值（元）

采购日期

使用部门

存放地点

责任人

资产状态

备注

GD2024001

办公电脑

固定资产

ThinkPadT14

1

台

6000

2024-01-15

销售部

3楼301

*

在用

含显示器、键盘

BD2024001

打印机

低值易耗品

HPLaserJetM1005

1

台

1500

2024-02-20

行政部

2楼前台

*

在用

——

模板2：资产领用申请表

申请部门

申请人

申请日期

资产编号

资产名称

规格型号

数量

用途

预计归还时间

销售部

*

2024-03-01

GD2024001

办公电脑

ThinkPadT14

1

新员工入职

——

财务部

*

2024-03-05

BD2024001

打印机

HPLaserJetM1005

1

日常报销单打印

——

部门负责人审批：

行政部审批：

领用日期：

领用人签字：

*赵六（销售部经理）

*孙七（行政部经理）

2024-03-01

*

模板3：资产转移变更登记表

原使用部门

新使用部门

资产编号

资产名称

转移原因

转移日期

原责任人

新责任人

部门负责人审批

行政部确认

销售部

市场部

GD2024001

办公电脑

员工调动

2024-04-10

*

*周八

赵六、吴九

*孙七

模板4：资产盘点记录表

盘点日期

盘点部门

盘点人

资产编号

资产名称

账面数量

实盘数量

差异原因

责任人处理意见

财务部审核