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销售业务费用申请及审批流程表

一、业务适用范围

本流程表适用于销售部门人员在开展业务过程中，因客户拜访、市场推广、差旅活动、业务招待等产生的费用支出申请与审批。具体包括但不限于：异地客户拜访的交通住宿费、区域市场推广活动的物料采购费、小型客户交流会的场地招待费、业务样品的运输费等，需提前申请并经审批后方可执行，保证费用支出的合理性与规范性。

二、流程操作指引

步骤一：申请人准备申请材料

填写申请表：根据“费用申请审批表（模板）”完整填写基本信息，包括申请人所属部门、费用类型、总金额、费用明细（项目、日期、事由等）及预期支出依据。

附证明材料：根据费用类型准备相关支撑材料，如：

客户拜访费：需附拜访邀请函、客户沟通记录；

市场推广费：需附活动方案、报价单、供应商资质；

差旅费：需附出差审批单、行程计划；

业务招待费：需附招待对象说明、预计人数及标准。

材料需清晰、真实，保证审批人能充分判断费用合理性。

步骤二：提交申请至部门负责人

申请人将填写完整的申请表及附件提交至直接部门负责人（如销售部主管*经理），说明费用用途及业务必要性。部门负责人需在1个工作日内审核，重点确认：

费用是否符合部门季度业务计划；

预算范围内是否有足够额度；

费用标准是否符合公司《销售费用管理办法》（如招待费人均标准、差旅住宿标准等）。

审核通过后，部门负责人在“审批意见”栏签字确认；若不通过，需注明理由并退回申请人调整。

步骤三：销售管理岗复核业务关联性

部门负责人审批通过后，申请表流转至销售管理岗（如*主管）进行复核。复核内容：

费用与销售目标（如新客户开发、老客户维护）的关联性；

同类历史费用的支出合理性（如是否与上季度同类费用差异过大）；

大额费用（如单笔超过5000元）需额外说明业务预期效果。

复核通过后签字确认；若需优化，可提出调整建议（如降低推广费用、合并差行程等）。

步骤四：财务部审核合规性与票据规范性

销售管理岗复核通过后，提交至财务部（*会计）审核。财务部重点核查：

费用是否符合公司费用列支范围（如禁止报销与业务无关的娱乐支出）；

预估金额是否准确，附件是否齐全（如报价单需含税价明细）；

特殊费用（如样品费）是否已履行资产入库登记流程（若适用）。

审核通过后，财务部在“审批意见”栏签字；若发觉票据不合规或金额异常，需及时与申请人沟通补充材料。

步骤五：分管领导审批（按金额分级）

根据费用金额分级审批：

小额费用（单笔5000元以下）：由销售总监*总审批，重点确认业务优先级及资源分配合理性；

大额费用（单笔5000元以上）：需提交至分管副总经理*副总审批，额外评估投入产出比及对公司整体预算的影响。

审批人需在1个工作日内完成，同意则签字，不同意则注明理由并退回。

步骤六：费用执行与报销

执行费用：审批通过后，申请人按申请内容执行支出，原则上不得超范围、超标准；若需调整（如活动规模扩大导致费用增加），需重新提交审批。

整理报销凭证：费用发生后，申请人需合法合规取得支出凭证（如增值税发票、行程单、付款凭证等），凭证上需注明费用归属的申请编号。

提交报销：将凭证与审批通过的原申请表一并提交至财务部，财务部核对凭证与申请信息一致后，安排付款。

步骤七：资料归档

财务部完成付款后，将申请表、附件、报销凭证等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与费用分析。

三、费用申请审批表（模板）

基本信息

申请人

*（姓名）

联系方式

*（电话/内部号）

费用类型□客户拜访费□市场推广费□差旅费□业务招待费□样品费□其他______

总金额（元）

费用明细

序号

1

2

审批流程

审批环节

部门负责人审核

销售管理岗复核

财务部审核

分管领导审批

附件清单

材料名称

*（如：客户邀请函）

*（如：活动报价单）

申请人签字

四、使用说明与要点提醒

填写规范：申请表需用黑色签字笔或电脑填写，字迹清晰，金额大小写一致；费用事由需具体（如“拜访客户洽谈产品合作”而非“业务支出”），避免模糊描述。

材料完整性：无附件或附件不全的申请，审批环节将被退回；特殊费用（如跨省差旅）需提前同步行政部备案，保证符合公司差旅管理规定。

审批时效：各审批人需在规定时限内完成审核，避免因延误影响业务开展；紧急业务（如突发客户拜访）可先通过口头向部门负责人报备，审批后24小时内补交书面材料。

金额控制：严格执行费用预算，超预算需提交书面说明并经分管领导特批；业务招待费需遵守“必要、节俭”原则，杜绝铺张浪费。

特殊情况处理：若客户现场提出未在申请范围内的合理支出（如紧急样品运输），需第一时间联系部门负责人，经口头同意后方可执行，并在24小时内补办审批手续。

合规要求：所有费用支出必须真实合法，禁止虚构事由或拆分报销；财务部将对报销凭证进行抽查，发觉违规行为将按公司制度处理