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电子文件的特点

安徽电视台檀民

一、电子文件的特点以往的文件是平面的，文字和图形在平

形式的多样性面的纸张或其他载体上呈现出来。而电子文

１．

电子文件可以以文本文件、图形文件、表件是多媒体的，是立体的。美国的特鲁迪Ｈ

格文件、影像文件、多媒体文件等形式存在和彼得逊先生说：电子文件的“奇特挑战是，所

传输。此外，数量众多的数据以及某些重要的有以前熟悉的文件形式———文字、照片、声像

电子邮件也属于电子文件的范畴。等都可以用机读形式储存”。运用多媒体技术

内容的易更改性可以把各种形式的信息，包括图文信息、音频

２．

电子文件为我们编辑、修改文件提供了及信号、视频与动画图像等加以有机的立体组

其便利的条件，但它也难以保证文件的原始合，使电子文件声像并茂，真实地再现当时的

性、真实性和凭据性。活动情况，从而强化了文件对社会生活的记

对外围设备和操作环境的依赖性忆和再现功能。可以说，电子文件是一种全方

３．

电子文件数据存储于“光（盘）、磁（盘）”介位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性

质中，是一种数字代码形式存在的观念型非直变化。

读型信息，它必须完全依靠存储介质和相关的二、电子文件的运行管理

计算机软硬件系统才具有生命力。制定电子文件的管理标准

１．

技术寿命的不稳定性根据电子文件的特殊性，制定相应的管理

４．

电子文件的保存条件和环境要求与纸质标准。电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收

档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而集、防护、安全以及专利维护等标准的制定，可

对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，以参照文书档案的某些做法，但又不能照搬。

如果达不到特定的存储要求，容易造成载体损如电子文件在形成、积累归档、保管过程中，应

伤致使信息丢失。另外，由于技术过时也可能及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子

导致电子文件无法读出。技术过时表现有两文件的归档质量；生成电子文件与专用软件必

个方面：一是技术革新，使旧的存储技术消失。须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应

二是由于商业性原因，某些由单个厂家生产或有严格的制度和有效的技术措施，以确保信息

销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改的原始性、真实性和完整性等。

变产品生产而很难找到配套产品。对电子文协调电子文件运行管理中所涉及业务

２．

件中的信息的长期存取而言，技术过时比载体部门的关联性工作

损伤危害更严重。采取电子文件形成部门、档案部门、计算

多种信息媒体的集成性机与信息管理部门三结合的方法。电子文件

５．

《科技档案》年第期

２４２００８２

及运行管理

形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的信息系统。另外，在现阶段的电子政务条件