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办公设备维修制度

本制度适用于公司各部门及分支机构所属办公设备的维修管理，涵盖电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、传真机、扫描仪及其他由行政部门统一登记管理的办公电子设备（以下简称“设备”）。制度旨在规范设备维修流程，提升维修效率，降低使用成本，保障设备正常运行，适用于全体设备使用人员及参与维修的管理人员、技术人员。

一、管理职责划分

公司行政部门为设备维修管理的统筹责任部门，负责制定维修标准、监督流程执行、管理维修档案及配件库存；设立专项技术组（或指定内部技术岗），承担设备日常检测、故障诊断、基础维修及外部服务商对接工作；各设备使用部门为第一责任主体，须落实“谁使用、谁保管、谁维护”原则，指定部门设备管理员，负责本部门设备日常清洁、简易故障排查及报修申请。

行政部门须建立《办公设备管理台账》，记录设备名称、型号、出厂编号、购置日期、使用部门、责任人等信息，台账随设备调配、报废等动态更新。技术组须定期（每季度）对重点设备（如复印机、服务器）进行预防性维护，形成《设备维护记录表》，内容包括维护时间、项目（如清理灰尘、检测线路、校准参数）、发现问题及处理结果。

二、报修流程规范

设备出现故障后，使用人员应首先进行简易排查（如检查电源连接、耗材余量、重启设备等），无法解决的，须在24小时内通过公司OA系统提交《办公设备报修单》（线下报修需填写纸质版并同步至系统）。报修单须包含以下信息：设备名称及编号、使用部门及位置、故障现象描述（如“打印机无法进纸，屏幕显示E03错误代码”）、报修人及联系电话、期望解决时间（紧急程度标注“一般/紧急/特急”）。

部门设备管理员须在1个工作日内审核报修单，确认故障非人为故意损坏（如暴力操作导致的屏幕碎裂、液体泼洒导致的电路短路）后提交行政部门。行政部门技术组收到报修单后，2小时内（工作日）进行现场勘查或远程诊断（如通过远程控制软件排查电脑系统问题）。经确认属于内部可维修范围的，技术组须在4小时内（紧急故障2小时内）制定维修方案；需外部维修的，技术组须在1个工作日内联系合作服务商，明确维修时间、费用预算及责任条款。

维修完成后，技术组须填写《设备维修记录表》，记录故障原因（如“打印机进纸传感器老化”）、更换配件名称及型号（如“进纸传感器XK-200”）、维修耗时、费用明细（如配件费150元、人工费80元），并由使用部门设备管理员签字验收。验收标准为设备功能恢复正常，且连续运行24小时无重复故障；若为数据类设备（如电脑、服务器），需额外确认数据完整性（如“文档、表格、系统配置无丢失”）。验收通过后，技术组须在OA系统更新报修单状态为“已完成”，并将维修记录同步至《设备管理台账》。

三、维修实施与配件管理

内部维修由技术组负责，技术人员须具备相应资质（如计算机维修工程师证、电工操作证），严格按照设备说明书及安全规范操作。维修过程中需遵循“先检测、后拆卸，先简单、后复杂”原则，优先通过软件调试（如重装驱动、修复系统漏洞）解决问题，避免盲目更换硬件。对于频繁故障设备（如3个月内维修超过3次的打印机），技术组须提交《设备状况分析报告》，建议是否升级或报废。

外部维修须选择经行政部门评审的合格服务商（每年重新评估一次，评估指标包括响应速度、维修质量、费用合理性、售后服务）。合作前须签订《办公设备维修服务协议》，明确服务范围（如是否包含上门费、是否提供备用机）、收费标准（如配件按市场价+10%服务费）、质保期（如更换配件质保3个月）。维修前，技术组须与服务商共同确认故障原因及费用预算，超500元的维修需经行政部门负责人审批；超2000元的需报分管领导审批。维修完成后，技术组须核对服务商提供的《维修明细单》，确认配件型号与设备匹配（如打印机硒鼓型号须与设备兼容），避免以次充好。

配件管理实行“集中采购、专库保管、按需领用”制度。行政部门须建立配件库存清单，分类存放（如通用配件：电源线、U盘；专用配件：打印机硒鼓、电脑硬盘），每月25日进行盘点，确保账物一致。配件采购由技术组根据维修需求及库存预警（如库存低于安全量5个）提交《配件采购申请单》，注明配件名称、型号、数量、用途（如“用于X品牌打印机维修”），经行政部门负责人审批后，由采购部通过正规渠道（如品牌授权经销商、京东企业购）采购，禁止采购假冒伪劣产品。

配件领用须填写《配件领用单》，经技术组负责人签字批准，领用人（技术人员）须登记领用时间、配件名称、数量及对应的维修设备编号。重要配件（如硬盘、主板，单价超300元）领用后，须在《设备维修记录表》中备注“已更换XX配件（编号：P”，以便追溯。维修更换的旧配件须统一交回行政部门，技术组须判断是否可二次利用（如清洁后可使用的打印机搓纸轮），不可利用