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企业合同合规管理操作手册

前言

在现代企业治理结构中，合同作为企业对外开展经营活动、对内规范管理行为的基本法律文件，其合规性直接关系到企业的经营安全、品牌声誉乃至生存发展。本手册旨在为企业提供一套系统、实用的合同合规管理操作指引，通过明确管理职责、规范操作流程、强化风险控制，确保企业合同行为的全过程合规，最大限度降低法律风险，保障企业合法权益。

本手册适用于企业各部门及全体员工在合同的立项、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、终止、归档等各个环节的管理活动。全体相关人员均应认真学习、严格遵守本手册规定，并在实践中不断完善和优化合同管理工作。

第一章合同合规管理的基本原则与目标

1.1基本原则

合同合规管理应遵循以下基本原则：

*合法合规原则：合同的订立、履行、变更和终止等行为必须严格遵守国家法律法规、行业监管规定以及企业内部规章制度。

*风险控制原则：以风险防范为核心，对合同管理全过程进行风险识别、评估和应对，确保风险可控。

*公平诚信原则：在合同谈判和履行过程中，秉持公平公正、诚实信用的态度，维护交易双方的合法权益，树立企业良好商业形象。

*权责对等原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保各司其职、各负其责，权责统一。

*效率与效益原则：在确保合规和风险可控的前提下，优化合同管理流程，提高合同审批和履行效率，追求合同的商业价值最大化。

1.2管理目标

合同合规管理旨在实现以下目标：

*确保企业所有合同行为符合法律法规及内部规定，杜绝违法违规合同的签订与履行。

*有效识别、评估和化解合同签订与履行过程中的各类法律风险、商业风险。

*规范合同文本内容，提升合同质量，保障合同的可执行性。

*明确合同管理各环节的责任主体和操作标准，提高合同管理效率。

*维护企业的合法权益，减少合同纠纷，降低经济损失。

第二章合同管理组织与职责

2.1组织架构

企业应建立健全合同合规管理的组织体系，通常包括：

*决策层：企业管理层（如总经理办公会）负责审批重大合同、合同管理战略及重大合同纠纷的处理。

*归口管理部门：通常为企业法务部门或指定的合同管理部门，负责合同管理体系的建设、维护、指导和监督。

*业务承办部门：各业务部门是合同的发起者和主要履行者，负责合同的立项、谈判、起草（或初步审核）、履行跟踪等。

*协同部门：包括财务部门（负责合同价款、税务等审核）、审计部门（负责合同管理的审计监督）等，根据职责参与合同管理的相关环节。

2.2主要职责

2.2.1法务部门（或合同归口管理部门）

*制定和完善企业合同管理规章制度及操作流程。

*组织开展合同法律法规及本手册的培训。

*负责企业标准合同文本的制定、修订和推广使用。

*对非标准合同文本及重大、复杂合同进行法律审核。

*指导和监督各业务部门的合同管理工作。

*参与重大合同的谈判和重要合同纠纷的处理。

*负责合同专用章的管理和使用审批。

*组织合同管理的检查与评估。

2.2.2业务承办部门

*负责合同项目的可行性分析与立项申请。

*负责对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行初步调查和评估。

*牵头组织合同谈判工作，拟定合同主要条款。

*负责选用标准合同文本或根据业务需求起草非标准合同文本（初稿）。

*按规定流程发起合同审批，并对合同审核意见进行落实和修改。

*负责合同的履行跟踪，及时发现并报告履行中出现的问题。

*负责合同履行过程中相关资料的收集、整理，并按规定移交归档。

*参与合同纠纷的协商处理。

2.2.3财务部门

*对合同中的价款、支付方式、税务条款等进行审核。

*负责合同款项的收付管理，确保符合财务制度和合同约定。

*参与对合同相对方财务状况的评估。

2.2.4其他协同部门

根据各自职能，参与合同审核、履行监督、风险评估等相关工作。

第三章合同订立前的管理

3.1合同立项与可行性分析

业务承办部门在发起合同前，应进行充分的可行性分析，包括但不限于：

*项目背景、必要性及预期目标。

*市场环境分析、合作方选择理由。

*技术、经济可行性分析。

*潜在风险及应对初步方案。

*资源投入及效益预测。

*对于重大项目，应形成书面的立项报告，按权限报企业决策层审批。

3.2合同相对方尽职调查

业务承办部门应对合同相对方（包括潜在客户、供应商、合作伙伴等）进行必要的尽职调查，以评估其履约能力和合作风险。调查内容通常包括：

*主体资格：核查对方营业执照、相关资质证书、授权代表身份证明等，确保其合法设立并有效存续，具备相应的民事