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公司印章使用管理制度

一、总则

为规范公司印章的管理和使用，确保印章使用的安全性、规范性和有效性，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及其他具有特定用途的印章。

二、印章的刻制

1.刻制申请

公司因业务需要刻制印章时，由相关部门提出刻制申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、用途、样式等信息。申请部门需对申请内容的真实性和必要性负责。申请表需经部门负责人审核签字，确保申请符合公司业务发展的实际需求。

2.审核批准

《印章刻制申请表》提交至行政部门，行政部门对申请进行初步审核，主要审核申请的合理性、印章名称和样式的规范性等。审核通过后，报公司总经理审批。总经理根据公司整体发展战略和业务需求，对印章刻制申请进行最终审批。只有经过总经理批准的申请，才能进入下一步刻制流程。

3.刻制流程

经批准后，行政部门负责联系公安机关指定的印章刻制单位进行刻制。在刻制过程中，行政部门需与刻制单位保持密切沟通，确保印章的质量和规格符合要求。印章刻制完成后，刻制单位需提供印章的相关证明文件，行政部门应妥善保存这些文件，以备后续查验。

4.备案登记

新刻制的印章在启用前，行政部门需到公安机关进行备案登记。备案登记的信息应包括印章的名称、样式、刻制时间、使用部门等。同时，行政部门需在公司内部建立印章管理档案，将印章的相关资料，如申请表、审批文件、备案证明等进行归档保存，以便日后查询和管理。

三、印章的保管

1.专人保管

公司各类印章实行专人保管制度。公司公章、法定代表人章由行政部门负责人指定专人保管；合同专用章由法务部门或业务部门指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门负责人指定专人保管。其他具有特定用途的印章，由相关使用部门指定专人保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管和使用的相关规定。

2.保管要求

印章保管人员应将印章存放在专门的保险柜或安全的保管设备中，确保印章的安全。保险柜的钥匙和密码应分别由不同的人员掌握，防止印章被盗用或滥用。同时，保管人员应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、丢失等异常情况，应及时向上级报告，并采取相应的措施。

3.交接手续

印章保管人员发生变更时，必须办理严格的交接手续。原保管人员应填写《印章交接登记表》，详细记录印章的名称、样式、交接时间等信息。交接双方需在登记表上签字确认，并由监交人签字监督。监交人一般由上级领导或行政部门负责人担任，确保交接过程的公正、透明。交接完成后，新保管人员应立即更换保险柜的密码，以保证印章的安全。

四、印章的使用

1.使用范围

公司公章适用于以公司名义对外发出的各类文件、公函、证明等；法定代表人章主要用于公司法定代表人签字的文件、合同等；合同专用章用于公司签订的各类合同、协议；财务专用章用于公司财务收支、银行结算等业务；发票专用章用于公司开具的各类发票；其他特定用途的印章按照其规定的使用范围使用。

2.使用流程

-申请：使用印章前，使用人需填写《印章使用申请表》，详细说明用印的文件名称、用印理由、用印数量等信息。申请表需经部门负责人审核签字，确保用印事项符合公司的规定和业务需求。

-审核：《印章使用申请表》提交至行政部门或相关审核部门进行审核。审核人员主要审核用印事项的合法性、合理性和必要性。对于涉及重大事项的用印申请，需报公司总经理审批。审核过程中，审核人员应严格把关，防止不合理的用印情况发生。

-用印：经审核批准后，使用人持《印章使用申请表》到印章保管人员处用印。印章保管人员应认真核对申请表上的信息与实际用印文件是否一致，确认无误后，方可进行用印操作。用印时，应确保印章清晰、完整，避免模糊或重影。

-登记：印章保管人员在用印后，应在《印章使用登记表》上进行详细登记，记录用印日期、用印人、用印文件名称、用印数量等信息。登记信息应准确、完整，以便日后查询和审计。

3.特殊情况处理

-紧急用印：如遇紧急情况需要立即用印，使用人可通过电话或其他方式向相关负责人申请，经同意后可先进行用印，但事后必须及时补办用印申请和审批手续。紧急用印情况应在《印章使用登记表》上注明“紧急用印”字样，并详细说明紧急情况的原因和处理情况。

-外出用印：因工作需要将印章带出公司使用时，使用人需填写《印章外出使用申请表》，经公司总经理审批同意后，由印章保管人员陪同携带印章外出。外出用印过程中，使用人应严格遵守用印规定，确保印章的安全。用印完成后，应及时将印章带回公司，并办理归还手续。

五、印章的停用与销毁

1.停用处理

当公司印章因机构调整、名称变更、印章损坏等原因不再使用时，