合同管理工具及其电子签名与审批流程.docVIP

合同管理工具及电子签名与审批流程指南

一、适用业务场景

本工具模板适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，涵盖采购、销售、人事、合作等多元业务场景，具体包括但不限于：

采购场景：采购部门与供应商签订物资采购合同、服务外包合同，需通过工具完成需求提报、审批、电子签署及履约跟踪；

销售场景：销售部门与客户签订产品销售合同、定制开发协议，支持合同模板调用、条款审核、客户电子签名及回执归档；

人事场景：人力资源部与员工签订劳动合同、保密协议，实现合同标准化起草、用工部门审批、员工在线签署及到期提醒；

合作场景：项目部门与合作伙伴签订联合研发协议、授权使用合同，支持多部门协同审批、电子用印及履约进度更新。

二、操作流程详解

（一）合同发起与信息填写

责任人：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）

操作步骤：

登录合同管理系统，选择“合同发起”模块，根据业务类型选择对应合同模板（如《采购合同模板》《劳动合同模板》）；

填写合同核心信息，包括合同编号（系统自动或按规则手动编制）、合同名称（需明确业务类型及双方主体，如“公司-供应商-办公设备采购合同”）、甲方（企业自身信息）、乙方（合作方名称、统一社会信用代码、联系方式等）；

录入合同关键条款：合同金额（大写+小写）、履行期限（起止日期）、交付/验收标准、付款方式（如分期付款需明确节点比例）、违约责任等，系统自动校验必填项完整性；

附件：补充合同（如技术协议、验收标准）、合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书）、过往沟通记录等，支持PDF、Word、Excel等格式，单个附件不超过10MB。

（二）审批流程配置

责任人：业务部门负责人、法务部、财务部、分管领导

操作步骤：

系统根据合同类型及金额自动匹配默认审批流（如采购合同≥10万元需经业务负责人→法务→财务→分管领导四级审批；＜10万元可简化为业务负责人→财务两级审批）；

经办人可根据实际需求调整审批人（如新增特定部门会签），或添加审批意见备注（如“需重点审核付款条款”）；

审批人收到系统通知（企业/邮件）后，登录系统查看合同详情，重点审核：

合同主体是否合法有效（如乙方是否具备相应资质）；

条款是否完整合规（如违约责任、争议解决方式是否符合企业制度）；

金额、付款节点等财务数据是否准确；

审批人需在2个工作日内完成审批，选择“通过”“驳回”或“需修改”：驳回需注明具体原因，系统自动退回经办人；需修改则附修改意见，经办人调整后重新发起审批。

（三）合同审核与修改

责任人：经办人、法务部、财务部

操作步骤：

若审批环节被驳回或提出修改意见，经办人根据反馈意见调整合同内容，重点修改条款逻辑矛盾、数据错误或合规风险点；

修改完成后，系统自动“修订版本”，原审批人需重新审核（仅针对修改部分），或新增审批人参与审核；

法务部对合同法律条款进行最终把关，重点审核：

主体资格（如乙方是否为签约主体授权代表）；

权利义务是否对等（如违约责任是否双向约束）；

争议解决方式（如约定管辖法院是否明确）；

财务部审核合同金额、付款方式、发票类型等是否符合财务制度，避免资金风险。

（四）电子签名签署

责任人：甲乙双方签约代表

操作步骤：

审批通过后，系统合同最终版PDF，自动标记需签署位置（甲方：企业公章+法人代表/授权人签字；乙方：合作方公章+授权代表签字）；

甲方签署：企业通过已对接的第三方电子认证服务平台（如e签宝、法大大）调用电子公章，系统自动校验用印权限（仅授权人可操作），签署后电子签章证书编号及时间戳；

乙方签署：系统向乙方签约代表发送电子签名（短信/邮件），乙方实名认证（证件号码信息+人脸识别）后，在线完成电子签名，签署过程全程留痕，不可篡改；

签署完成后，系统自动《电子签名确认书》，包含双方签署人信息、证书编号、签署时间及合同哈希值，保证签署效力。

（五）合同归档与查阅

责任人：行政部/档案管理员

操作步骤：

电子签署完成后，系统自动将合同PDF、电子签名确认书、审批流程记录等文件合并归档，按“合同类型-签订年度-部门”分类存储；

档案管理员定期核对归档完整性，保证附件、审批记录无遗漏，同时设置查阅权限：

经办人：可查看本人发起的合同详情及流程记录；

部门负责人：可查看本部门所有合同；

法务/财务：可跨部门查看相关合同；

合同到期前3个月，系统自动触发“履约提醒”通知至相关负责人，跟进续签、终止或履约验收事宜。

三、配套工具模板

（一）合同基本信息表

字段名称

填写要求

示例

合同编号

按规则编制，如“CG-2024-X”（采购-年份-序号）

CG-2024-001

合同名称

明确业务类型及双方主体

公司-供应商-设备采购合同

甲方信息

公司全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话

科技有限公司北京市区路号/*经理/

乙