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会议专业服务委托合同协议

鉴于委托人（以下简称“甲方”）因举办会议事宜，需要专业的会议服务，特聘请受托人（以下简称“乙方”）提供会议专业服务。甲乙双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就会议专业服务委托事宜，达成如下协议，以兹共同遵守：

第一条服务范围与内容

乙方同意根据甲方的要求，提供以下会议专业服务：

1.1会议策划与统筹：包括但不限于协助甲方进行会议主题策划、确定会议议程、设计会议流程、编制会议预算、制定应急预案等。

1.2场地服务：根据甲方需求，提供会议场地建议、协助甲方进行场地考察与预订，并根据会议要求进行基础会场布置与搭建。

1.3设备服务：提供会议所需的音响设备、灯光设备、视频展示设备（如投影仪、LED屏）、同声传译设备（如需）等的租赁、安装、调试、操作指导及现场维护服务。

1.4物料设计与制作：负责会议所需各类物料的创意设计、制作与派发，包括但不限于会议手册、邀请函、签到表、座位卡、背景板、指示牌、会议证件、伴手礼等的设计与印制。

1.5人员服务：根据甲方需求，提供会展服务人员、专业礼仪、主持人、现场技术支持人员、会议志愿者等的推荐、选拔、培训及现场管理服务。

1.6后勤保障：负责协调会议期间的餐饮安排、参会人员交通接驳（如需）、住宿预订与管理（如需），并负责会议现场的清洁、安保等后勤保障工作。

1.7现场执行与管理：负责会议前期的各项准备工作确认，会议期间的注册签到管理、会场秩序维护、流程控制、设备正常运行保障、突发事件应急处理，以及会议结束后的场地恢复与清理工作。

1.8其他服务：根据甲方具体要求，可能还包括会议期间的宣传推广、媒体接待与关系维护、赞助商协调与管理等其他相关服务。

第二条服务标准

2.1乙方提供的服务应符合行业内普遍接受的专业标准，并满足甲方在具体服务项目清单中约定的要求。

2.2乙方应配备具备相应资质和经验的专业团队执行各项服务。

2.3乙方应确保各项服务按时、按质完成。

2.4甲方有权对乙方的服务过程进行监督，并提出合理化建议。乙方应积极配合甲方的合理监督。

第三条甲方的权利与义务

3.1甲方的权利：

3.1.1有权要求乙方按照合同约定提供服务，并监督服务过程。

3.1.2有权对乙方的服务成果进行验收，并可以因服务不符合约定而要求乙方承担违约责任。

3.1.3有权要求乙方对在服务过程中知悉的甲方商业秘密予以保密。

3.2甲方的义务：

3.2.1应及时、准确地向乙方提供举办会议所需的相关信息、资料和决策支持，包括会议主题、目标、参会人员信息（如需）、预算范围、场地特殊要求等。

3.2.2应按照合同约定按时足额支付服务费用。

3.2.3应积极配合乙方开展各项工作，提供必要的协助与便利。

3.2.4应对在合作过程中获知的乙方的商业秘密（如经营信息、客户资料等）承担保密义务。

第四条乙方的权利与义务

4.1乙方的权利：

4.1.1有权按照合同约定收取服务费用。

4.1.2有权要求甲方提供履行合同所必需的信息和协助。

4.1.3有权在授权范围内代表甲方处理与会议服务相关的具体事宜（如场地预订确认）。

4.2乙方的义务：

4.2.1应按照合同约定的服务范围、服务标准和服务时间，认真、勤勉地提供专业服务。

4.2.2应配备足够数量且具备相应能力和资质的专业人员执行服务，并对其进行必要的管理和监督。

4.2.3应确保提供的服务和使用的设备、物料等符合安全标准，保障会议安全顺利进行。

4.2.4应对在服务过程中知悉的甲方商业秘密、参会人员信息等承担严格的保密义务，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。

4.2.5应遵守会议举办地及相关国家、地区的法律法规，并承担因自身原因导致违反法律法规而产生的责任。

4.2.6应接受甲方的合理监督，并根据甲方的合理化建议进行改进。

第五条合同期限

5.1本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为______年______月______日起至______年______月______日止。

5.2本合同有效期内，乙方应按照本合同约定为甲方提供会议筹备及举办期间的全部专业服务。

第六条费用与支付

6.1本合同项下的服务费用总额为人民币______元（大写：______________）。

6.2费用构成明细（如适用）：__________。

6.3支付方式：甲方通过银行转账方式向乙方支付服务费用。

6.4支付节点与比例：

6.4.1预付款：本合同签订后______日内，甲方向乙方支付服务费用总额的______%