供应商信息资料表格模板.docVIP

供应商信息资料整理表格模板使用指南

一、适用场景与价值说明

在企业供应链管理中，供应商信息的规范整理是保证采购流程合规、风险可控、协作高效的基础。本模板适用于以下核心场景：

新供应商准入评估：当企业引入新的供应商合作时，需系统收集其资质、背景、业务能力等基础信息，为准入决策提供依据。

现有供应商年度复审：定期对合作中的供应商进行信息更新与资质核验，保证其持续符合企业合作要求（如营业执照有效期、生产许可状态等）。

多部门协同管理：采购、财务、质量、法务等部门需共享供应商信息，通过统一模板减少信息孤岛，提升跨部门协作效率。

风险预警与合规管控：集中管理供应商的资质证书、涉诉记录、信用评级等信息，及时识别合作风险（如资质过期、失信等），保障供应链安全。

通过使用本模板，企业可实现供应商信息的标准化、结构化存储，降低信息遗漏或错误风险，为后续采购谈判、绩效评估、合作优化提供数据支撑。

二、详细操作流程指南

（一）前期准备：明确需求与分工

梳理信息收集清单：根据企业所在行业特性（如制造业需关注生产许可证，服务业需关注资质等级）及合作类型（如原材料供应商、服务外包商），由采购部*经理牵头，协同法务部、质量部共同确认需收集的供应商信息字段（如基础信息、资质文件、业务能力等）。

分配责任部门：明确信息收集、审核、更新的责任人。例如：

采购专员：负责对接供应商获取基础信息及资质文件；

法务专员：审核资质文件的合法性与有效性；

质量专员：验证供应商的质量体系认证（如ISO9001）与产品检测报告。

（二）信息收集与模板填写

向供应商发起信息需求：通过邮件或供应商协同平台，向目标供应商发送《供应商信息提供说明》，列明需提交的资料清单（如营业执照复印件、税务登记证、组织机构代码证、相关行业许可证、法定代表人身份证明、开户许可证等），并要求加盖公章确认。

填写电子模板：将收集到的信息录入本模板（建议使用Excel或企业协同表格工具），保证以下关键信息完整准确：

基础信息：供应商全称、简称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、联系方式（电话、传真，不涉及个人隐私）；

资质信息：各类资质证书的名称、编号、发证机关、发证日期、有效期（需扫描件作为附件）；

业务信息：主营产品/服务、年产能/服务规模、主要合作客户（可匿名处理，如“某头部汽车企业”）、合作条款（账期、付款方式等）；

联系人信息：对接人姓名（用代替，如“张”）、职务、手机号码（企业统一对外联系方式，避免个人隐私泄露）、邮箱（企业邮箱）。

（三）信息审核与校验

多部门交叉审核：

采购部：审核信息的完整性（是否按要求填写所有必填项）与业务匹配度（产能、合作客户是否符合采购需求）；

法务部：核验资质文件的真实性（如通过“国家企业信用信息公示系统”查询营业执照状态，检查证书是否在有效期内、是否存在异常记录）；

质量部：对质量相关资质（如ISO认证、产品3C认证）进行有效性确认，必要时要求供应商提供最新检测报告。

反馈与整改：若审核发觉问题（如资质过期、信息缺失），由采购专员及时联系供应商补充或修正，直至所有信息符合要求。

（四）信息归档与更新

分类存储：审核通过的信息需按“供应商类别”（如原材料类、服务类）、“区域”（如华东区、华南区）等维度分类归档，电子版存储于企业共享服务器（如指定文件夹“供应商管理-2024年”），纸质版（含公章扫描件）由采购部档案管理员统一保管。

动态更新机制：建立供应商信息台账，明确更新触发条件（如资质到期前1个月提醒、合作主体变更时），由采购专员每季度发起一次信息复核，保证信息实时有效。

三、供应商信息整理表格模板（含字段说明）

供应商基本信息表

字段分类

字段名称

填写要求

示例

基础信息

供应商全称

与营业执照一致，填写完整中文全称

市科技有限公司

统一社会信用代码

填写最新营业执照上的18位代码注册地址

填写营业执照登记的注册地址

市区路号大厦5层

实际经营地址

若与注册地址不同，需填写实际生产/办公地址

市区工业园路88号

联系电话

填写企业对外公开的固定电话或客服电话，避免个人手机号

010-

资质信息

营业执照

需加盖公章的扫描件，备注“正本/副本”

见附件1

行业许可证（如适用）

如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等，注明编号及有效期

食品生产许可证SC0123，有效期至2025-12-31

质量体系认证

如ISO9001、ISO14001等，注明认证机构、证书编号及有效期

ISO9001认证，编号CN01R56，有效期至2026-06-15

业务信息

主营产品/服务

列出1-3项核心产品或服务，用“；”分隔

汽车零部件注塑件；精密模具加工

年产能/服务规模

根据供应商类型填写，如“年产能1000万件”“服务客户数50家”

年产能500