企业费用报销申请及审批管理模板.docVIP

适用范围与情境

流程操作指引

一、申请发起：填写基础信息与费用明细

登录系统/模板：员工通过企业OA系统、财务共享平台或纸质模板，进入费用报销申请界面。

填写申请人信息：准确填写所在部门、姓名、工号、联系方式及申请日期，保证信息与员工档案一致。

选择费用类型：根据实际支出勾选或输入费用类别，如“办公费（办公用品、通讯费）”“差旅费（交通、住宿、补贴）”“业务招待费（客户餐费、活动茶歇）”等，明确费用归属项目（如“市场部推广活动”“研发部项目采购”）。

填写费用明细：逐项列出费用发生时间、具体事由（如“2023年10月15日北京-上海出差”“2023年10月20日客户洽谈会议茶歇”）、金额（区分小写与大写）、支付方式（如“公务卡转账”“现金垫付”）及对应预算科目。若为多项费用，需分条目清晰列示，避免合并填写导致信息模糊。

附件材料：根据费用类型合规凭证，如行程单、会议通知、采购合同、消费明细清单等（电子附件需保证清晰可查，纸质附件需与申请表一并提交）。

二、部门审核：确认费用合理性与预算匹配

部门负责人初审：部门负责人收到申请后，重点审核以下内容：

费用是否属于部门年度预算范围内，是否存在超预算情况；

费用事由是否与部门业务相关，是否符合“必要性”原则（如差旅行程是否与业务目标匹配，招待对象是否为合作方）；

费用明细与附件是否一致，是否存在漏填、错填金额的情况。

审核结果处理：

若审核通过，在“部门审批意见”栏签字（电子签章或手写签名）并注明“同意”，提交至财务部门；

若需补充材料或修改，退回申请人并注明修改要求（如“请补充出差审批单”“招待费需附客户名单”）；

若审核不通过，说明理由（如“超预算，需提交预算调整申请”“事由与业务无关”），终止流程。

三、财务复核：核查合规性与票据规范性

财务部门接收审核：财务专员在收到申请后，从合规性、准确性、完整性三方面进行复核：

合规性：费用类型是否符合公司费用管理制度（如业务招待费是否超过单次限额，差旅补贴是否按地区标准执行）；

准确性：金额计算是否正确（如小写与大写是否一致，多项费用合计是否与总金额匹配）；

完整性：附件是否齐全（如差旅费需附行程单和住宿发票，办公费需附采购清单和供应商收据），附件抬头是否为企业全称，票据是否在有效报销期内（一般为费用发生后30天内）。

复核结果反馈：

若复核通过，在“财务复核意见”栏签字并标注“合规，提交审批”；

若存在票据不合规（如发票抬头错误、印章模糊）、金额计算错误或附件缺失，退回申请人并明确修改要求（如“发票抬头需修改为公司全称，请重新提交”）；

若涉及特殊费用（如大额采购、非经常性支出），启动专项审核流程，必要时会同业务部门确认。

四、分级审批：按权限确认最终支付

审批权限划分：根据费用金额及类型，由不同层级领导审批（示例）：

金额≤5000元：部门负责人审批（已完成部门审核环节，此环节可简化为“财务复核后直接支付”）；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

金额＞20000元：总经理审批。

审批操作：审批人登录系统查看申请详情，重点审核：

费用的必要性及与公司战略目标的关联性；

预算执行情况，是否符合成本控制要求；

前续环节（部门、财务）审核意见是否完整。

审批结果：

批准：在“审批意见”栏签字并注明“同意支付”，流程流转至财务部门安排付款；

驳回：说明驳回原因（如“预算不足，暂缓支付”“事由不符公司战略”），流程终止，申请人可根据意见调整后重新发起。

五、报销支付：完成资金结算与归档

财务安排付款：审批通过后，财务部门在3个工作日内完成支付：

公务卡消费：直接对接银行完成还款；

员工垫付：通过银行转账至员工指定账户，备注“费用报销-申请人姓名-申请日期”；

对公转账：对接供应商或合作方，保证收款账户信息准确。

资料归档：财务部门将申请表、附件、审批记录等资料统一归档（电子档案备份至服务器，纸质档案按月装订保存），保存期限不少于5年，便于后续审计或查询。

费用报销申请表模板

申请基础信息

费用明细

申请人所在部门

*部门（如：市场部）

费用类型

申请人姓名

*某某

发生日期

工号

*5

事由

联系方式

*

明细项1：交通费

申请日期

2023年10月22日

明细项2：住宿费

预算科目

*市场推广-差旅费

明细项3：伙食补贴

金额信息

合计金额

审批意见

附件清单

部门负责人意见

签字：*某某日期：2023.10.23

财务复核意见

分管副总意见（如需）

签字：*副总日期：2023.10.25

总经理审批（如需）

使用提示与规范

及时性要求：费用需在发生后15个工作日内提交申请，逾期未申请需提交《延迟报销说明》，经部门负责人及财务负责人审批后方可受理。

真实性原则：申请人需对提交材料的真实性负责，严禁虚构事由、拆分费用规避审批，