企业采购流程及合同管理模板.docVIP

一、适用范围与典型应用场景

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与初步审核

需求提出：由业务部门（如生产部、行政部）根据实际需求填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、预算金额、需求时间、用途说明及附件（如技术参数、图纸等）。

部门负责人审核：部门负责人（如生产部经理*）对需求的合理性、必要性及预算匹配度进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购部门复核：采购负责人（如采购主管*）复核采购需求的合规性（是否符合公司采购政策）、预算是否在部门额度内，并初步判断采购品类（如集中采购目录内或目录外），确定后续采购方式（如公开招标、询比价、单一来源等）。

（二）供应商选择与确定

供应商寻源：

对于标准化产品（如办公用品），可通过合格供应商库筛选或公开招募；

对于定制化产品/服务，需通过行业推荐、展会调研等方式拓展潜在供应商。

供应商资质审核：采购部门要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）、过往业绩证明等，审核其经营合法性、履约能力及信誉度。

询比价或招标：

小额采购（如金额低于X元）：向至少3家合格供应商发出询价单，收集报价后进行价格、质量、交期对比，形成《供应商评估表》；

大额采购（如金额高于X元）：按公司招标管理规定组织公开招标或邀请招标，成立评标小组（含采购、技术、财务、法务人员），综合评估价格、技术方案、服务能力等因素，确定候选供应商。

供应商确定：采购部门将比选结果及推荐意见报采购负责人（如采购总监*）审批，审批通过后与最终供应商接洽采购意向。

（三）合同拟定与条款审核

合同起草：采购部门根据采购需求及供应商谈判结果，使用公司标准合同模板拟定合同文本，明确以下核心条款：

合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人）；

标的物（名称、规格型号、数量、质量标准及验收方法）；

价款与支付方式（单价、总价、币种、支付节点、账户信息）；

履行期限（交货/服务时间、地点、方式）；

违约责任（逾期交货、质量不合格、违约金计算等）；

争议解决方式（如协商、仲裁/诉讼管辖地）；

其他约定（如保密条款、知识产权、不可抗力等）。

多部门联合审核：

技术部门（如工程师*）：审核标的物技术参数、质量标准、验收要求是否与需求一致；

财务部门（如财务经理*）：审核价款合理性、支付条款是否符合财务制度、发票类型及开具要求；

法务部门（如法务专员*）：审核合同条款的合法性、合规性，防范法律风险（如违约责任是否明确、争议解决是否约定清晰）。

修订与确认：采购部门根据审核意见修改合同，与供应商沟通一致后，形成合同最终版本。

（四）合同签订与生效

审批流程：最终版合同按公司权限报批：

金额低于Y元：由采购负责人、财务负责人签字；

金额高于Y元：需总经理（或分管副总*）签字确认。

用印与签订：审批通过后，由采购部门持合同原件至行政部申请加盖公司公章或合同专用章，法定代表人或授权代表签字，同时督促供应商加盖公章并签字，合同正式生效。

分发与备案：采购部门将正本合同至少留存2份（1份采购部存档，1份财务部备案），副本分发给业务部门、法务部门等相关部门。

（五）执行监控与验收

履约跟踪：采购负责人指定专人跟踪合同履行进度，重点关注：

供应商是否按约定时间交付/提供服务；

标的物质量是否符合合同约定（如需生产监造、现场调试，需提前协调）；

付款节点是否满足，发票是否及时开具。

异常处理：若出现延迟交付、质量问题等，采购部门需及时与供应商沟通，书面提出整改要求，必要时启动违约责任条款，并上报采购负责人。

验收确认：

货物类采购：业务部门、技术部门、采购部门共同到场验收，核对数量、规格、外观及质量，填写《采购验收单》，各方签字确认；

服务类采购：按服务阶段或项目成果验收，形成《服务验收报告》，明确服务是否达标。

（六）归档总结与复盘

资料归档：采购部门将采购全流程资料（含采购申请单、供应商评估表、合同文本、审批记录、验收单、发票复印件等）整理成册，按“一合同一档”原则编号存档，保存期限不少于合同履行完毕后5年。

供应商评价：每季度或每年对合作供应商从交货及时性、质量合格率、服务响应度、价格竞争力等方面进行评价，更新《供应商年度评价表》，作为后续合作的重要依据。

流程复盘：定期组织采购、业务、财务、法务部门召开采购流程复盘会，分析典型问题（如需求变更频繁、验收争议等），优化采购管理制度和模板。

三、核心模板表格示例

（一）采购申请单

申请部门

申请人*

申请日期

年月日

采购物品/服务名称

规格型号/服务内容

需求数量

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

需求时间

年月日

用途说明

附件清单（如技术参数、图纸等）

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