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文档撰写规范与格式化编辑模板

一、适用场景与对象

二、标准化操作流程

1.需求明确与文档类型确认

操作说明：

1.1明确文档目标：确定文档的核心用途（如汇报、存档、培训、对外宣传等）及目标读者（如内部管理层、技术团队、客户、监管机构等）。

1.2确认文档类型：根据目标选择对应文档框架（如技术方案需包含背景、需求分析、架构设计、实施计划等模块；会议纪要需包含时间、地点、参会人、议题、决议等要素）。

1.3输出《文档需求清单》：明确文档类型、目标读者、核心模块、交付时间、格式要求（如页边距、字体、页眉页脚等）。

2.模板框架搭建

操作说明：

2.1选择基础模板：根据文档类型调用本模板中的对应框架（如“技术方案模板”“会议纪要模板”），或基于模板创建新文档。

2.2搭建层级结构：按照模板预设的章节层级（如“1.一级标题→1.1二级标题→1.1.1三级标题”）搭建文档保证逻辑清晰、层级分明。

2.3配置基础格式：统一设置字体（中文宋体/黑体，英文TimesNewRoman/Arial）、字号（标题二号、小三号、四号）、行距（1.5倍行距）、页边距（上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm）等基础格式。

3.内容填充与格式规范

操作说明：

3.1按模块填充内容：根据框架逐章节撰写内容，保证内容完整、数据准确、逻辑连贯，避免冗余或无关信息。

3.2规范文本格式：

一级标题居中、加粗、二号字；二级标题左对齐、加粗、三号字；三级标题左对齐、加粗、四号字。

首行缩进2字符，四号字，1.5倍行距；重点内容可使用“加粗”或“下划线”标注（避免使用过多颜色或特殊字体）。

列表：有序列表使用“1.2.3.”，无序列表使用“●”“—”符号，列表项对齐方式统一。

3.3插入图表与公式：

图表：需按章节连续编号（如图1-1、表2-3），图表下方注明“图序+图名/表序+表名”，字体五号宋体；图表内容需清晰可辨，避免模糊或变形。

公式：需按章节连续编号（如式(3-1)），公式右对齐，编号右对齐，使用公式编辑器输入，避免截图插入。

4.交叉审核与修订

操作说明：

4.1自审：撰写者完成初稿后，对照《文档需求清单》检查内容完整性、格式规范性及数据准确性，重点核对标题层级、图表编号、术语一致性。

4.2交叉审核：将文档提交至相关岗位人员审核（如技术方案需技术负责人审核，管理制度需部门负责人审核），审核人需在《文档审核记录表》（见模板示例）中填写审核意见，明确“通过”“需修改”或“需补充”。

4.3修订与确认：根据审核意见修订文档，修订处需使用“修订模式”标注（不同颜色字体或批注），修订完成后再次审核确认，直至所有意见闭环。

5.版本归档与发布

操作说明：

5.1版本号管理：文档版本号规则为“VX.Y”（X为主版本号，重大修订递增；Y为次版本号，minor修订递增），如“V1.0”“V1.1”。

5.2归档存储：最终版文档需提交至指定文档管理系统（如企业共享盘、OA系统），命名格式为“【文档类型】-【主题】-【版本号】-【日期】”，如“【技术方案】-【系统升级】-V1.0。

5.3发布与传递：通过正式渠道（如邮件、内部公告）向目标读者发布文档，需注明“最终版本”及查阅权限，保证信息传递准确。

三、核心模板结构示例

表1：文档封面模板

字段

填写规范

示例

文档名称

简明扼要，体现核心主题，居中、二号黑体

《项目技术方案》

文档类型

标注文档类别（如技术方案、报告、手册），居中、三号宋体

技术方案

版本号

按版本号规则填写，置于文档名称下方，三号宋体

V1.0

编制部门/团队

填写负责编制的部门或团队名称，四号宋体

研发部-前端组

编制人

填写主要撰写人姓名，用*代替，四号宋体

*某某

审核人

填写审核人姓名及职务，用*代替，四号宋体

*某某（技术经理）

批准人

填写批准人姓名及职务（如需），用*代替，四号宋体

*某某（部门总监）

编制日期

填写文档最终定稿日期，格式为“YYYY年MM月DD日”，四号宋体

2023年10月01日

表2：目录模板（自动）

层级

章节标题

页码

1

1项目背景

1

1.1

1.1项目背景概述

1

1.2

1.2项目目标

2

2

2需求分析

3

2.1

2.1功能性需求

3

2.2

2.2非功能性需求

4

3

3技术方案设计

5

表3：章节内容模板（以“技术方案”为例）

模块

内容要求

格式规范

一级标题

章节名称，如“1需求分析”

二号黑体、居中、段前段后0.5行

二级标题

子模块名称，如“1.1功能性需求”

三号黑体、左对齐、段前段后0.3行

详细描述内容，包含数据、逻辑、结论等

四号宋体、1.5倍行距、首行缩进2字符

图表

图/表