采购管理流程规范与控制模板.docVIP

采购管理流程规范与控制模板

一、适用业务场景

二、标准化操作流程

步骤1：需求提报与审批

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门

关键动作：

需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计交付时间、预算金额、用途说明等，部门负责人*签字确认。

采购部门对需求的合理性（如规格是否清晰、数量是否匹配历史消耗、预算是否符合公司标准）进行初审，重点核查是否存在重复采购或可替代方案。

财务部门对预算金额进行复核，保证在部门预算范围内，超预算需求需提交分管领导*审批。

需求审批通过后，采购部门正式受理采购任务，并反馈给需求部门。

步骤2：供应商寻源与评估

责任主体：采购部门、需求部门、质量部门（如涉及）

关键动作：

采购部门根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等方式筛选供应商。

对潜在供应商进行资质审核（如营业执照、相关行业资质证书、生产/经营许可证等），保证其具备合法经营资格。

需求部门与质量部门（如适用）共同参与供应商技术评估，包括样品测试、质量保证能力、供货稳定性等。

采购部门组织商务评估，对比供应商报价、交货周期、付款条件、售后服务等，形成《供应商评估报告》，推荐1-3家候选供应商。

步骤3：采购方式确定与执行

责任主体：采购部门、审计部门（如需）、管理层

关键动作：

根据采购金额及公司制度确定采购方式：

金额达到招标标准的，必须公开招标；

金额较小或紧急采购的，可采用询价或竞争性谈判，需留存至少3家供应商报价记录；

单一来源采购需说明理由（如唯一供应商、专利产品等），并经分管领导*审批。

采购部门与选定供应商洽谈合同条款，包括价格、质量标准、交付时间、违约责任、保密条款等，形成《采购合同（草案）》。

步骤4：合同审核与签订

责任主体：采购部门、法务部门、财务部门、管理层

关键动作：

法务部门对合同条款的合法性、合规性及完整性进行审核，重点核查权利义务对等、违约责任、争议解决方式等。

财务部门审核合同中的付款方式、税费承担、财务对接人等信息，保证符合公司财务制度。

采购部门汇总审核意见，与供应商修订合同，最终按审批权限提交管理层*签字确认。

合同一式多份（采购部门、财务部门、需求部门、供应商各执一份），加盖公司公章及合同专用章后生效。

步骤5：订单下达与履约跟踪

责任主体：采购部门、需求部门

关键动作：

采购部门根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物品/服务明细、交付时间、交付地点、联系人等信息。

采购部门定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延迟交付的情况提前预警，与供应商协商解决方案，保证按时履约。

需求部门配合采购部门沟通技术细节，如需变更需求，需提交《采购变更申请》，经双方确认后执行。

步骤6：验收与入库

责任主体：需求部门、质量部门（如适用）、仓储部门、采购部门

关键动作：

供应商按约定交付物品/服务后，需求部门与质量部门（如涉及）共同进行现场验收：

核对物品名称、规格、数量是否与订单一致；

检查外观、质量、功能是否符合合同标准；

服务类项目需确认服务成果是否达成约定目标。

验收合格后，填写《物品验收单》或《服务验收报告》，需求部门负责人、验收人签字确认；不合格的，需注明原因并要求供应商限期整改或退货。

仓储部门对验收合格的物品办理入库手续，登记库存台账，更新库存信息。

步骤7：付款与结算

责任主体：财务部门、采购部门

关键动作：

采购部门收集《采购合同》《验收单》《发票》（合规票据）等付款凭证，提交财务部门审核。

财务部门核对凭证信息一致后，按合同约定的付款方式（如预付款、到付款、分期付款）办理付款手续，保证资金支付合规。

付款完成后，财务部门将付款凭证同步给采购部门，更新采购台账。

步骤8：档案管理与复盘

责任主体：采购部门、档案管理部门

关键动作：

采购部门整理采购全流程资料（需求申请、评估报告、合同、订单、验收单、付款凭证等），按“一单一档”原则归档，保存期限不少于5年。

定期（如每季度/每年度）组织采购复盘会议，分析采购成本、供应商绩效、流程效率等，持续优化采购策略和流程。

三、配套表单工具

采购需求申请表

序号

物品/服务名称

规格型号

数量

质量要求

预计交付时间

预算金额（元）

用途说明

紧急程度

申请人*

部门负责人*

审批状态

1

供应商评估报告

供应商名称

资质等级

报价（元）

交货周期（天）

质量评分（1-5分）

服务评分（1-5分）

技术评估结果

综合得分

推荐意见

采购合同审批表

合同名称

供应商名称

合同金额（元）

合同期限

主要条款摘要

法务审核意见

财务审核意见

审批人*

审批日期

物品验收单

订单编号

物品名称

规格型号

数量

验收标准

验收结果（合格/不合格）

验收人*

需求部门负责人