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档案管理工作指南工作手册（标准版）

第1章档案管理总则

1.1档案管理基本原则

1.2档案管理组织机构

1.3档案管理人员职责

1.4档案管理制度体系

第2章档案收集与整理

2.1档案收集范围与标准

2.2档案收集流程与方法

2.3档案初步整理要求

2.4档案分类与编目

第3章档案保管与安全

3.1档案库房建设标准

3.2档案保管环境控制

3.3档案保管安全措施

3.4档案数字化保管

第4章档案利用与查阅

4.1档案利用申请与审批

4.2档案查阅流程与管理

4.3档案借阅与复印规范

4.4档案利用效果反馈

第5章档案鉴定与销毁

5.1档案鉴定标准与方法

5.2档案鉴定程序与责任

5.3档案销毁审批与执行

5.4档案销毁记录管理

第6章档案统计与报告

6.1档案统计指标体系

6.2档案统计方法与流程

6.3档案统计报告编制

6.4档案统计数据分析

第7章档案信息化建设

7.1档案信息化建设规划

7.2档案管理系统选型

7.3档案数字化加工标准

7.4档案信息安全管理

第8章档案工作监督与审计

8.1档案工作监督检查制度

8.2档案审计内容与方法

8.3档案工作问题整改

8.4档案工作考核评价

第9章档案工作培训与教育

9.1档案工作人员培训计划

9.2档案业务培训内容

9.3档案法律法规教育

9.4档案工作经验交流

第10章档案工作持续改进

10.1档案工作改进机制

10.2档案工作创新方法

10.3档案工作绩效评估

10.4档案工作持续改进措施

第11章档案工作应急处理

11.1档案工作应急预案

11.2档案突发事件处理

11.3档案安全事件防范

11.4档案应急恢复措施

第12章档案工作相关标准

12.1档案分类编号标准

12.2档案保管期限规定

12.3档案数字化标准

12.4档案工作术语规范

第1章档案管理总则

1.1档案管理基本原则

档案管理应遵循以下基本原则：

-完整性原则。确保档案的齐全、完整，不得有缺失或伪造。

例如，企业每年形成的档案数量应达到一定标准，如财务档案至少保存30年，人事档案永久保存。

-真实性原则。档案内容必须真实反映业务活动，不得篡改或伪造历史记录。

例如，重大决策会议记录应包含所有参会人员签字，确保内容未被修改。

-系统性原则。档案应按类别、时间、项目等系统性整理，便于检索。

例如，建设项目档案应按施工阶段（如设计、施工、验收）分类存档。

-保密性原则。涉密档案应设置密级，限制查阅权限，防止泄露。

例如，国家秘密档案的保管期限分为绝密、机密、秘密三级，分别对应30年、20年、10年。

-可追溯性原则。档案管理全过程应留痕，确保责任明确。

例如，档案借阅需填写登记表，记录借阅人、时间、用途等信息。

-有效性原则。档案应便于利用，满足业务需求。

例如，电子档案应建立索引，确保检索效率，如通过关键词快速定位相关文件。

1.2档案管理组织机构

档案管理组织机构应明确职责分工，确保高效运作：

-档案管理部门。负责全单位档案的收集、整理、保管、利用等全过程管理。

例如，大型企业可设立独立的档案室，配备专职档案管理员。

-档案责任人。各部门负责人为本部门档案管理的直接责任人，确保档案及时归档。

例如，市场部负责人需督促销售合同等业务档案按时移交档案室。

-档案鉴定小组。由档案部门、业务部门及专家组成，负责档案的鉴定工作。

例如，每年对保管期满档案进行鉴定，确定是否销毁或继续保存。

-技术支持部门。负责档案信息化建设，如电子档案系统的维护。

例如，信息中心需确保电子档案系统的稳定运行，并定期备份数据。

1.3档案管理人员职责

档案管理人员应具备专业素质，履行以下职责：

-档案收集职责。负责定期收集各部门形成的档案材料，确保及时归档。

例如，每月核对财务报表是否齐全，如发现缺失需立即联系相关人员补充。

-整理编目职责。对档案进行分类、排序、编号，编制目录。

例如，纸质档案按年度、类别编目，电子档案按文件类型建立数据库。

-保管维护职责。负责档案的保管，确保存放环境符合要求。

例如，档案室温度应控制在14-24℃，湿度保持在45%-60%。

-利用服务职责。提供档案查阅服务，如接待查阅申请。

例如，对内部查阅需在登记簿上记录，外部查阅需经审批。

-安全保密职责。确保档案安全，防止丢失、损毁或泄露。

例如，涉密档案需双套保管，一套存放档案室，一套异地备份。

1.4档案管理