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技术文档撰写及管理规范手册

一、手册概述

本手册旨在规范技术文档的撰写流程、内容要求及管理机制，保证文档的准确性、一致性、可读性和可维护性，为产品研发、项目交付、运维支持等场景提供标准化支撑。适用于研发团队、技术部门、项目组及相关岗位人员，涵盖从文档规划到归档的全生命周期管理要求。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于所有技术类文档，包括但不限于：需求规格说明书、系统设计文档、接口文档、测试报告、用户手册、运维手册、技术方案、开发日志等。

（二）典型应用场景

产品研发阶段：通过需求规格说明书、设计文档明确产品功能与架构，保证研发团队对需求理解一致。

项目交付阶段：利用测试报告、用户手册向客户交付完整技术说明，保障项目验收与后续使用。

系统运维阶段：依赖运维手册、接口文档快速定位问题，提升故障处理效率。

团队知识沉淀：通过标准化文档积累技术经验，支持新成员培训与跨团队协作。

三、文档撰写与管理全流程操作指引

（一）阶段1：文档需求分析

操作目标：明确文档的读者、目的及核心内容，保证文档与实际需求匹配。

步骤说明：

识别读者对象：区分技术读者（如研发人员、运维人员）与非技术读者（如客户、产品经理），确定文档的专业深度与表述方式。

示例：接口文档面向研发人员，需包含参数定义、调用示例；用户手册面向终端用户，需侧重操作步骤与常见问题。

定义文档目的：明确文档是用于指导开发、规范操作还是支持决策，避免内容冗余或缺失。

示例：系统设计文档需详细说明模块交互逻辑，以指导开发实现；技术方案需突出可行性分析，供决策层参考。

梳理核心内容框架：根据文档类型，列出必须包含的章节，如需求规格说明书需包含“功能需求”“非功能需求”“接口需求”等核心模块。

（二）阶段2：文档规划与模板选择

操作目标：确定文档结构、模板及编写计划，保证撰写过程有序高效。

步骤说明：

选择标准化模板：根据文档类型，从本手册“四、标准化与填写示例”中选择对应模板，或基于模板调整结构。

示例：新功能开发需使用《需求规格说明书模板》，系统升级需使用《版本更新说明模板》。

制定编写计划：明确文档负责人、编写人、审核人及时间节点，纳入项目整体进度管理。

示例：项目启动后3个工作日内完成需求规格说明书初稿，设计评审前2天提交设计文档。

确定版本与命名规则：文档命名格式统一为“[文档类型]-[项目/产品名称]-[版本号]-[日期]”，如“需求规格说明书-系统-V1.0。

（三）阶段3：内容撰写

操作目标：按照模板规范撰写内容，保证信息准确、逻辑清晰、表述专业。

步骤说明：

遵循内容撰写原则：

准确性：数据、参数、逻辑需经过验证，避免模糊表述（如“大概”“可能”）。

一致性：术语、符号、格式需统一，例如“用户ID”与“用户标识”需明确为同一术语。

可读性：使用短句、图表辅助说明，复杂逻辑需配流程图或时序图。

完整性：覆盖所有核心内容，无遗漏关键环节（如需求文档需包含异常场景说明）。

分章节细化内容：

以需求规格说明书为例，章节撰写要点

引言：说明文档目的、范围、读者对象及术语定义。

功能需求：按模块描述功能点，包含输入、处理逻辑、输出及示例。

非功能需求：明确功能（如响应时间≤2秒）、安全（如数据加密方式）、兼容性（如支持Chrome90+）等指标。

接口需求：定义接口地址、请求/响应参数、调用频率限制。

使用图表辅助说明：流程图、架构图、时序图等需使用专业工具（如Visio、Draw.io）绘制，保证图形清晰、标注准确。

（四）阶段4：审核与修订

操作目标：通过多轮审核保证文档质量，消除错误与歧义。

步骤说明：

组织多角色审核：

技术审核：由研发负责人*工审核技术方案、接口逻辑的可行性。

业务审核：由产品经理*姐审核需求与业务目标的一致性。

格式审核：由文档专员*妹检查格式、术语、版本是否符合规范。

记录审核意见：使用《文档审核记录表》（详见模板示例）记录审核意见，明确修改人与修改时限。

修订与复核：编写人根据意见修订文档，修订后由审核人复核，直至意见闭环。

（五）阶段5：发布与归档

操作目标：保证文档正式发布并妥善保存，便于查阅与追溯。

步骤说明：

发布审批：文档终稿需经项目负责人*经理审批，确认发布范围（如内部使用、客户交付）。

发布渠道：

内部文档：发布至公司知识库（如Confluence、共享服务器），设置查阅权限（如研发团队可编辑，其他团队只读）。

客户交付文档：通过加密邮件或客户指定平台交付，需记录接收确认信息。

归档管理：

文档发布后3个工作日内，将终稿（含审核记录）归档至指定目录，保留历史版本（至少保留最近3个版本）。

归档信息需包含文档名称、版本号、发布日期、负责人、存储路径等，便于检索。

（六）阶段6：维护与更新

操作目标：保