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物资采购与供应商管理信息模板

一、适用范围与应用场景

日常采购需求：各部门因生产、运营、办公等需要提出的常规物资采购申请；

新供应商引入：首次合作供应商的资质审核、信息登记及评估；

供应商绩效评估：定期对现有供应商的履约能力、服务质量、价格水平等进行综合评价；

紧急采购管理：因突发需求（如设备故障、临时项目）开展的快速采购流程；

战略供应商管理：长期合作核心供应商的合同续签、合作优化及关系维护。

二、标准化操作流程

1.需求提报与确认

操作内容：需求部门根据实际使用需求，填写《物资需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期及预算上限，部门负责人审核签字后提交至采购部门。

责任人：需求部门经办人、需求部门负责人、采购专员。

关键动作：采购专员需与需求部门沟通确认需求的合理性（如数量是否匹配实际消耗、规格是否符合技术标准），避免过度采购或规格偏差。

2.供应商寻源与资质审核

操作内容：采购专员根据需求物资类型，通过公开招标、邀请报价、行业推荐等方式筛选潜在供应商，要求供应商提供《供应商信息登记表》及相关资质证明（如营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），组织评审小组（含采购、技术、质量部门人员）对供应商资质、生产能力、供货稳定性、价格水平进行初步审核。

责任人：采购专员、评审小组（技术工程师、质量主管、采购经理）。

关键动作：资质审核需重点关注供应商证照的有效性、经营范围与需求物资的匹配度，以及是否存在合作风险（如失信记录、法律纠纷）。

3.采购订单与执行

操作内容：通过资质审核的供应商进入比价或谈判环节，确定最终合作价格、交货周期及付款条件后，采购部门下达《采购订单》，明确双方权利义务；供应商按订单要求备货、发货，需求部门或仓库人员到货后进行数量清点与质量验收，填写《到货验收单》。

责任人：采购专员、供应商对接人、仓库管理员、质量检验员。

关键动作：订单需经采购经理审批后方可发出；验收时若发觉数量不符或质量问题，需在24小时内反馈至采购部门，由采购专员协调供应商处理（如补货、退货）。

4.供应商绩效评估

操作内容：每季度或半年，采购部门组织相关部门对合作供应商从质量、交期、服务、价格四个维度进行绩效评估，填写《供应商绩效评估表》，得分低于70分的供应商需制定整改计划，连续两次不达标者启动淘汰流程。

责任人：采购专员、质量主管、需求部门负责人、采购经理。

关键动作：评估结果需与供应商年度合作额度、续签资格直接挂钩，保证优质供应商获得优先合作机会。

5.信息归档与更新

操作内容：采购专员将需求申请、供应商资料、采购订单、验收单、评估报告等文件整理归档，同步更新《供应商信息库》，记录供应商合作历史、绩效变动及最新资质状态。

责任人：采购专员、档案管理员。

关键动作：供应商信息变更（如地址、联系人、银行账户）时，需在变更后3个工作日内完成信息库更新，保证数据准确性。

三、核心信息模板表格

表1：物资需求申请表

申请部门

申请日期

物资名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

预算金额（元）

期望交付日期

需求部门负责人签字

备注（技术参数、特殊要求等）：

表2：供应商信息登记表

供应商名称

统一社会信用代码

成立时间

注册资本

所属行业

主营业务

联系人*

职务

联系方式

地址

邮箱

资质证明文件（可附复印件）：□营业执照□行业许可证□质量体系认证□其他________________________

合作历史（如有）：□首次合作□合作_年□合作项目数_个

表3：采购订单执行跟踪表

订单编号

供应商名称

物资名称

规格型号

订单数量

单价（元）

订单金额（元）

下单日期

期望交货日期

实际交货日期

验收结果（□合格□不合格□部分合格）

验收人

异常情况说明（如有）

表4：供应商绩效评估表

供应商名称

评估周期

评估维度

评分标准（10分制）

得分

加权得分（示例：质量30%+交期30%+服务20%+价格20%）

综合得分

改进建议（如有）

评估人*

评估日期

质量（合格率、问题响应速度）

10-8分优秀，7-6分良好，6分以下不合格

交期（准时率、延迟原因）

同上

服务（沟通效率、配合度）

同上

价格（市场竞争力、成本控制）

同上

四、关键控制点与注意事项

需求明确性：需求部门需在申请表中清晰描述物资规格、用途及数量，避免因模糊表述导致采购物资与实际需求不符，造成资源浪费。

供应商资质合规性：严禁与无资质或资质过期的供应商合作，涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的供应商需具备相应生产经营许可证，资质文件需在首次合作前审核原件并留存复印件。

采购流程规范性：无论金额大小，均需通过订单形式确认采购需求，紧急采购可简化流程但需事后补签审批，杜绝“口头采购”或“体外循环”。

信息保密性：供应商信息、