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行政事务审批流程手册操作步骤与要求

一、适用范围与常见审批类型

本手册适用于公司内部各类行政事务的审批管理，覆盖员工日常办公中涉及的常规行政需求，包括但不限于：

办公用品申领（如文具、耗材、设备配件等）；

会议室使用申请（包含内部会议、外部接待等场景）；

差旅审批（因公出差、交通住宿安排等）；

资产领用与归还（办公设备、固定资产等）；

其他行政支持类事项（如快递服务、文件印刷、场地布置等）。

不同类型事项的审批流程和材料要求略有差异，具体可参照对应章节的操作说明。

二、标准化操作流程详解

行政事务审批遵循“发起申请→部门初审→相关会签（如需）→上级审批→结果反馈→流程归档”的标准化流程，各环节操作要求

（一）第一步：发起申请

操作主体：事项申请人（即需求提出员工）

操作内容：

登录公司行政管理系统（或通过OA系统），进入“行政事务审批”模块，选择对应事项类型（如“办公用品申领”“会议室使用”等）；

如实填写申请表单，包含以下核心信息：

个人基本信息：姓名、所属部门、工号、联系方式；

事项详情：具体需求（如办公用品名称、规格、数量；会议室使用时间、人数、用途等）；

事由说明：简述申请原因（如“部门日常办公耗材补充”“项目客户接待会议”等）；

预计时间/金额：如差旅出发/返回日期、交通住宿预算金额等（涉及费用的需注明）。

必要的证明材料（根据事项类型选择性提供，示例）：

办公用品申领：部门耗材台账截图（如有）；

会议室使用：会议通知/议程（外部接待需附接待方案）；

差旅审批：出差任务说明（由部门负责人签字确认的纸质版扫描件或电子版）；

资产领用：资产领用承诺书（首次领用设备时需签署）。

确认信息无误后，提交申请至直属部门负责人审批。

时限要求：申请需至少提前1个工作日提交（紧急事项需注明“加急”，并同步联系部门负责人优先处理）。

（二）第二步：部门初审

操作主体：申请人直属部门负责人

操作内容：

接收系统推送的审批任务后，审核申请内容的合理性与必要性：

核对申请人信息与部门实际需求是否匹配（如办公用品申领是否符合部门月度采购计划）；

检查申请事项是否符合公司行政管理制度（如会议室使用是否避开高峰时段、差旅行程是否必要等）；

审核预算金额是否在部门年度行政预算范围内（超出预算需注明说明）。

审核通过：在系统中“同意”，并将申请流转至下一环节（如涉及跨部门协作，需启动“相关会签”）；

审核不通过：在系统中“驳回”，注明驳回原因（如“需求描述不清晰”“预算超支”等），申请将退回至申请人修改后重新提交。

时限要求：常规事项需在1个工作日内完成审核；紧急事项需在4小时内响应。

（三）第三步：相关会签（如需）

操作主体：涉及协作的部门负责人（如行政部、财务部、IT部等）

操作内容：

当申请事项需其他部门协同支持时，由部门负责人发起会签流程，示例场景：

会议室使用：需行政部会签，确认会议室空闲情况及设备支持（如投影仪、麦克风等）；

差旅审批：涉及费用报销的，需财务部会签，确认预算科目及报销标准；

IT设备领用：需IT部会签，确认设备库存及调配可行性。

会签部门需在1个工作日内反馈意见，同意则继续流转至审批权限人，不同意需注明具体原因（如“该时段会议室已被占用”“设备库存不足”等）。

（四）第四步：上级审批

操作主体：根据事项审批权限表确定的审批人（如部门总监、行政分管领导等）

操作内容：

接收会签通过后的申请，审批人需从以下维度进行最终审核：

事项是否符合公司整体行政规划（如大额资产采购是否纳入年度预算）；

流程是否完整（材料齐全、会签环节到位等）；

特殊事项的合规性（如超出常规标准的申请是否有额外说明）。

审批通过：在系统中“同意”，审批编号，申请进入“结果反馈”环节；

审批不通过：“驳回”，注明驳回原因（如“不符合年度预算”“流程材料缺失”等），退回至申请人或部门负责人。

时限要求：常规事项需在2个工作日内完成；涉及大额预算或重要事项的，需在3个工作日内完成。

（五）第五步：结果反馈与执行

操作主体：行政部执行岗/申请人

操作内容：

行政部（或指定执行部门）接收审批通过的通知后，根据申请内容进行事项办理：

办公用品申领：从仓库调配物资，通知申请人领取（或安排配送）；

会议室使用：预留会议室并调试设备，提前1天通过邮件/短信提醒申请人；

差旅支持：协助订票、订房（或按流程授权申请人自行办理），发放出差通知单；

资产领用：办理资产登记手续，发放设备并签署《资产领用登记表》。

申请人需在收到反馈后1个工作日内确认执行结果（如领取物资、使用会议室等），如有异常及时联系行政部协调处理。

（六）第六步：流程归档

操作主体：行政部/档案管理员

操作内容：

行政事务审批完成后，由行政部将申请表单、审批记录、证明材料等整理归档，保证资料完整、可追溯；

归档资