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防洪防旱工程档案管理手册

第1章总则

1.1编制目的

1.2编制依据

1.3适用范围

1.4档案管理原则

1.5档案管理职责

第2章档案管理机构与人员

2.1档案管理机构设置

2.2档案管理人员职责

2.3档案管理岗位设置

2.4档案工作制度

第3章档案收集与整理

3.1档案收集范围

3.2档案收集要求

3.3档案整理方法

3.4档案分类与编目

3.5档案数字化

第4章档案保管与保护

4.1档案保管场所

4.2档案保管条件

4.3档案保管安全

4.4档案保护措施

4.5档案鉴定与销毁

第5章档案利用与借阅

5.1档案利用范围

5.2档案借阅程序

5.3档案利用登记

5.4档案复制与摘抄

5.5档案保密

第6章档案统计与编研

6.1档案统计内容

6.2档案统计方法

6.3档案统计报告

6.4档案编研成果

6.5档案信息开发

第7章档案信息化建设

7.1信息化建设目标

7.2信息化建设内容

7.3信息系统建设

7.4数据安全管理

7.5信息化维护与更新

第8章档案安全与保密

8.1档案安全管理制度

8.2档案安全检查

8.3档案安全应急预案

8.4档案保密制度

8.5档案保密教育

第9章档案工作监督与检查

9.1监督检查内容

9.2监督检查方式

9.3监督检查结果处理

9.4档案工作考核

9.5档案工作改进

第10章档案工作考核与奖惩

10.1考核内容与方法

10.2考核结果运用

10.3奖励制度

10.4处罚制度

10.5考核与奖惩实施

第11章档案工作培训与教育

11.1培训内容与计划

11.2培训方式与方法

11.3培训考核与评估

11.4教育宣传

11.5持续改进

第12章附则

12.1名词解释

12.2实施日期

12.3解释权

12.4附件

2.档案管理机构与人员

2.1档案管理机构设置

1.设立专门档案管理部门：在防洪防旱工程单位内部，应设立独立的档案管理机构，负责全面管理工程档案，确保档案工作的专业性和系统性。

2.明确归口管理部门：档案管理应作为工程管理的重要组成部分，与其他业务部门建立协同机制，确保档案收集、整理、保管、利用等环节的顺畅衔接。

3.配备现代化设施：档案管理机构应配备恒温恒湿档案库房、密集架、档案管理系统等，满足档案安全存储和高效管理的需求。库房温度应控制在10-24℃，相对湿度保持在45%-60%。

4.建立分级管理机制：根据工程规模和重要性，实行分级管理，重大工程档案应由最高管理层直接监督，确保档案质量。例如，水库工程档案应实行三级管理，包括项目级、部门级和档案室级。

2.2档案管理人员职责

1.档案收集与整理：负责收集工程各阶段形成的各类文件材料，包括设计、施工、验收、运维等环节的档案，确保档案的完整性和准确性。

2.档案分类与编目：按照国家档案分类标准，对档案进行科学分类和编目，编制档案目录和索引，方便查阅利用。

3.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清单，经审批后按规定销毁，确保档案管理的规范性。

4.档案数字化：对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的远程查阅和共享，提高利用效率。

2.3档案管理岗位设置

1.档案主管：负责档案管理的全面工作，制定档案管理制度，监督执行情况，协调各部门档案事务。

2.档案管理员：负责日常档案收集、整理、编目、保管等工作，应具备档案管理专业知识和技能，持证上岗。

3.档案鉴定员：负责档案的鉴定工作，应具备丰富的工程经验和档案管理知识，定期对档案进行评估。

4.档案数字化专员：负责档案数字化工作，应熟练掌握扫描、图像处理、数据库管理等技术，确保数字化档案的质量。

2.4档案工作制度

1.档案收集制度：建立档案收集台账，明确各环节应归档的材料清单，确保档案的及时性和完整性。例如，水库工程应收集设计文件、施工记录、验收报告等关键材料。

2.档案保管制度：档案库房应符合“十防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温、防有害气体、防电磁干扰），定期检查库房环境，确保档案安全。

3.档案查阅制度：建立档案查阅审批流程，非档案管理人员需查阅档案时，应填写申请单，经档案主管审批后方可查阅，并做好登记。

4.档案保密制度：对涉密档案实行重点管理，设置密级标识，限制查阅范围，防止泄密事件发生。例如，重要水库的设计图纸应列为绝密级档案。

5.档案移交制度：工程竣工验收后，应将档案向建设单位或档案馆移交，并办理移交手续，确保档案的连续性和完整性。

3.档案收集与整