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销售业务合同审核与签订流程模板

一、适用情境与目标

二、全流程操作步骤

（一）业务需求发起与确认

操作主体：销售经理/业务负责人*

操作内容：

与客户初步沟通，明确客户需求（产品型号、规格、数量、服务内容、交付时间、预算范围等）；

确认客户主体资格（营业执照、经营范围、法定代表人等基本信息，可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实，禁止使用非官方）；

填写《业务需求确认单》（见配套表单1），记录客户核心需求、预计合同金额、关键条款（如付款方式、交付节点、违约责任等），经部门负责人审批通过后，启动合同起草流程。

输出成果：《业务需求确认单》（部门负责人签字版）

（二）合同文本规范起草

操作主体：销售专员（根据模板填写基础信息）/法务专员（审核并完善法律条款）

操作内容：

销售专员依据《业务需求确认单》，使用企业标准合同模板（或参考行业通用模板）填写合同基础条款，包括：

合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

标的物详情（产品名称、型号、规格、数量、单价、总价，或服务内容、范围、标准）；

权利义务条款（交付时间、地点、方式、验收标准；付款方式、账户信息、发票类型等）；

违约责任（逾期交付/付款、质量不达标等情形的违约金计算方式及赔偿范围）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；

其他约定（保密条款、知识产权、合同生效条件等）。

法务专员对合同条款进行合规性审核，重点核查：

主体资格是否合法有效；

权利义务是否对等，是否存在“霸王条款”；

违约责任是否明确、可执行，是否符合《民法典》等法律规定；

涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的，需确认是否符合行业监管要求。

输出成果：合同草案（法务审核修订版）

（三）多部门联合内部审核

操作主体：销售部门、财务部门、法务部门、分管领导*

审核流程及要点：

销售部门审核：由销售经理*确认合同内容与《业务需求确认单》一致，客户需求已全部纳入，交付、付款等商业条款可执行。

财务部门审核：由财务专员*确认：

合同金额是否符合企业定价政策及审批权限；

付款方式、节点是否与企业现金流管理要求匹配（如预付款比例、进度款支付条件、质保金比例等）；

涉及税务处理的（如税率、发票类型）是否符合税法规定。

法务部门终审：由法务主管*确认所有法律条款无歧义、无法律风险，重点审核违约责任、争议解决、知识产权等核心条款。

分管领导审批：根据合同金额分级审批（如10万元以下由销售总监审批，10万元以上由总经理审批），审批通过后形成《内部审核表》（见配套表单2）。

输出成果：《内部审核表》（各部门及分管领导签字版）

（四）客户沟通与条款确认

操作主体：销售经理、客户对接人

操作内容：

销售经理将审核通过后的合同文本（PDF盖章版）发送给客户，同步说明合同核心条款及企业标准条款；

接收客户反馈意见，记录客户修改需求（如交付时间调整、付款方式变更等），填写《客户沟通记录表》（见配套表单3）；

若客户修改涉及内部审核条款，需重新启动内部审核流程（如金额、付款方式等重大变更）；若为非核心条款（如表述优化、联系人信息更新），可由销售经理与法务沟通确认后直接修改，无需重新走全部审核流程。

输出成果：双方确认的合同终稿（客户签字/盖章扫描件）

（五）合同正式签订与盖章

操作主体：行政专员、销售经理

操作内容：

行政专员根据合同终稿，按照企业用印管理规定，申请合同盖章（合同文本为“一式两份”或“一式三份”，根据双方约定份数准备）；

加盖企业公章或合同专用章（骑缝章），保证印章清晰、位置准确（如法定代表人签字页、落款页等）；

销售经理将盖章后的合同正本邮寄或送达客户，同时要求客户在约定时限内（如3个工作日）签字/盖章并回传；

收到客户已签章的合同后，核对签字/盖章是否与主体信息一致，扫描存档，并将正本合同移交档案管理部门。

输出成果：双方已签字/盖章的合同正本、客户回传扫描件

（六）合同履行与归档管理

操作主体：销售部门、财务部门、档案管理部门

操作内容：

销售部门根据合同约定，履行交付、服务义务，同步记录履约进度（如发货单、验收单等），保证客户按约定付款；

财务部门根据合同条款开具发票、跟踪回款，逾期未付款的及时启动催收流程；

档案管理部门在合同签订后10个工作日内，将合同正本、《内部审核表》《客户沟通记录表》等资料整理归档，建立合同台账（记录合同编号、签订日期、客户名称、金额、履行状态等），保证档案完整、可追溯。

输出成果：合同台账、履约过程资料、档案编号

三、关键环节配套表单

表单1：业务需求确认单

合同编号（暂定）

客户名称

需求类型（□产品/□服务）

预计合同金额

业务负责人*

客户对接人*

核心需求描述

交付时间要求

付款方式建议

其他特殊约定

部门负责人审批*

备注

表单2：内部审核表

合同