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销售订单管理操作手册

一、适用业务场景

本手册适用于企业销售部门在日常业务中处理销售订单的全流程操作，涵盖以下核心场景：

日常订单创建与审核：针对新客户下单或老客户复购，完成订单信息录入、内部审核及正式确认。

订单状态动态跟踪：从订单到交付完成，全程跟踪“待审核-已审核-待付款-已付款-已发货-已完成”等状态变更。

订单信息调整与取消：处理客户需求变更（如数量、地址修改）或订单取消（如客户违约、库存不足）等特殊情况。

跨部门订单协同：协调仓库（备货发货）、财务（收款对账）、客服（客户沟通）等部门，保证订单高效落地。

二、操作流程详解

（一）销售订单创建流程

目标：准确录入客户及商品信息，合规销售订单。

步骤：

登录系统并进入模块

销售人员通过企业账号登录销售管理系统，左侧导航栏“销售订单管理”→“新建订单”。

录入客户信息

若为新客户：“新增客户”，填写客户名称（如“科技有限公司”）、联系人（经理）、联系方式（）、收货地址（省市区路号）等信息，保存后系统自动客户编码。

若为老客户：直接输入客户名称或编码，系统自动带出历史信息（如默认联系人、地址），核对无误后使用。

添加商品明细

在“商品清单”区域“添加商品”，输入商品编码或名称（如“*型号笔记本电脑”），系统自动显示规格型号（如“i7/16G/512G”）、单位（台）、当前库存（如100台）、标准单价（如5000元/台）。

手动填写客户购买数量（如10台），系统自动计算金额（数量×单价=50000元）；若客户有折扣，需在“折扣率”栏输入（如9.5折），系统自动重算实付金额（47500元）。

确认订单附加信息

填写订单备注（如“要求3天内发货”“含免费安装服务”）；

选择付款方式（如“预付款30%”“货到付款”）；

确认预计交付日期（如2024年月日，需参考库存及生产周期）。

提交审核

“提交审核”，选择审核人（如销售主管*），系统自动发送审核提醒。

审核通过后，订单状态变更为“已审核”，唯一订单编号（如SO20240520001），销售人员可导出订单盖章发送客户。

（二）订单信息修改/取消流程

目标：快速响应客户需求变更，保证订单信息准确，减少操作失误。

步骤：

查询待修改订单

在“销售订单管理”页面，通过订单编号、客户名称或日期筛选目标订单，仅支持修改“待审核”或“已审核未发货”状态的订单。

发起修改申请

选中订单后“修改”，填写修改原因（如“客户要求增加5台”“收货地址变更为市区”），提交至审批人（如部门经理*）。

审核与更新

审批人通过后，系统自动更新订单信息（如数量变更为15台、地址更新），并同步通知仓库调整备货计划。

若订单需取消，“取消订单”，填写取消原因（如“客户资金不足”“商品停产”），经审批后订单状态变更为“已取消”，库存自动释放。

客户沟通

销售人员需在订单修改/取消后1个工作日内，通过电话或邮件通知客户联系人*经理，确认客户无异议后记录沟通结果。

（三）订单状态跟踪流程

目标：实时掌握订单进度，及时发觉并处理异常，保障交付时效。

步骤：

查看订单状态

销售人员每日登录系统，在“订单跟踪”页面筛选“进行中”订单（状态为“已审核”“已付款”等），查看各订单当前状态及节点时间（如“已审核：2024-05-2010:00”“已发货：2024-05-2114:30”）。

处理异常状态

若订单状态为“待付款”超过3天，销售人员需联系客户*经理确认付款意向，必要时协助解决付款问题；

若订单状态为“已付款未发货”超过2天，需协调仓库查询备货进度，如遇库存不足，及时启动调货流程并告知客户预计发货时间。

状态变更通知

仓库发货后，系统自动将订单状态更新为“已发货”并同步物流单号，销售人员需在1小时内将物流信息发送给客户，提醒收货。

三、订单信息模板示例

销售订单信息表

字段名称

示例内容

填写说明

订单编号

SO20240520001

系统自动，唯一标识订单

订单日期

2024年5月20日

订单创建日期

客户名称

*科技有限公司

客户全称（与营业执照一致）

客户联系人

*经理

客户对接人姓名

联系方式

*

客户常用联系方式（11位数字）

收货地址

省市区路*号

详细到区/县及门牌号，避免模糊表述

商品明细

见下表“商品清单”

至少包含1件商品，最多支持50件

订单总金额（元）

47500.00=商品小计-优惠金额+运费

付款方式

预付款30%，货到付70%

需明确比例或节点

预计交付日期

2024年5月25日

需结合库存、物流周期合理设定

下单人

*

创建订单的销售人员姓名

备注

要求安装正版办公软件，附赠产品说明书

客户特殊需求或内部备注

商品清单（子表）

序号

商品编码

商品名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

金额（元）

1

NB001

*笔记本电脑