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合同管理文件审核及归档模板

一、适用范围与常见应用场景

新签合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的起草、审核及后续归档；

合同履行过程中的变更、补充协议审核与归档；

合同到期终止、解除后的文件整理与归档；

涉及诉讼、仲裁或审计的合同及相关材料专项归档。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同起草与初步审核

起草准备

业务部门根据合作需求，明确合同主体（签约方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容、权利义务、履行期限、金额、违约责任等核心要素；

参照企业标准化合同模板（如无模板，需参考行业通用范本），保证条款表述清晰、无歧义。

内部初审

业务部门负责人对合同的业务可行性、条款完整性（如是否包含价格、交付标准、验收方式等）进行审核，重点核对与前期沟通记录的一致性；

涉及财务事项的（如付款方式、税费承担），需提交财务部门审核资金安排及合规性；

涉及技术事项的（如技术参数、服务标准），需提交技术部门审核专业条款的可行性。

（二）法务合规审核

审核重点

主体资格：签约方是否具备相应民事行为能力（如企业提供营业执照复印件，自然人为证件号码复印件），必要时需通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实主体信息；

法律条款：检查合同条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在无效、可撤销风险；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确、公平，违约责任是否合理；

争议解决方式：明确约定争议解决途径（诉讼/仲裁）及管辖地，保证符合企业利益。

反馈与修订

法务部门出具书面审核意见，对存在问题的条款标注修改建议并说明理由；

业务部门根据法务意见修订合同，重大争议需组织法务、业务部门沟通协调，达成一致后形成终稿。

（三）审批与签署

分级审批

根据合同金额、类型及重要性，按企业审批权限表逐级审批（如部门负责人→分管领导→总经理→董事会）；

审批人需核对合同内容与审批申请材料的一致性，重点关注金额、期限、风险控制等关键要素。

规范签署

审批通过后，由法定代表人或授权代表签署（需提供授权委托书），并加盖合同专用章或公章（骑缝章需覆盖所有页码）；

签署时需核对签约方主体信息与盖章是否一致，保证“人章一致”“企章一致”；

纸质合同一式多份（如双方各执一份，企业留存两份），电子合同需通过合法电子签名平台签署并存证。

（四）履行跟踪与文件补充

履行监控

业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付、验收、付款等），及时记录履行情况（如验收报告、付款凭证）；

履行过程中如发生变更（如延期、金额调整），需签订补充协议，参照原合同流程审核归档。

文件收集

收集与合同履行相关的全部材料，包括但不限于：签约方资质文件、沟通记录、会议纪要、交付凭证、验收报告、付款凭证、补充协议等，保证材料完整、真实。

（五）归档准备与整理

归档范围

合同正本及副本（包括附件、补充协议、变更协议）；

审核过程中的文件（如审批表、法务意见书、内部沟通记录）；

履行过程中的证明材料（如验收单、发票、履约报告）；

与合同相关的其他重要文件（如招投标文件、谈判记录）。

整理规范

按合同编号顺序排列，同一合同的材料集中存放，避免散乱；

对破损、褶皱的文件进行修复或复印，保证字迹清晰、内容完整；

电子文件需按“合同编号+合同名称”命名，存储于企业指定服务器或云盘，定期备份。

（六）归档执行与管理

移交归档

业务部门在合同履行完毕或终止后15个工作日内，将整理好的合同材料移交至行政部（或档案管理部门），填写《合同归档移交清单》（双方签字确认）；

行政部核对材料完整性，核对无误后接收并出具归档回执。

分类存放

按合同类型分类（如采购合同、销售合同、服务合同等），再按签订年度排序存放；

档案盒外粘贴标签，注明“合同编号、合同名称、签订日期、存放位置”，便于检索。

台账管理

建立《合同管理台账》，记录合同编号、名称、签约方、签订日期、履行期限、归档日期、存放位置、借阅记录等信息，动态更新。

三、配套表格模板

表1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

签约方名称（甲方）

签约方名称（乙方）

签订日期

履行期限

合同金额（元）

合同类型

业务负责人

归档日期

表2：合同审核意见表

审核环节

审核人

审核日期

审核意见

处理结果（通过/修订后通过/不通过）

备注

业务初审

财务审核

法务审核

最终审批

表3：合同归档登记表

归档编号

合同名称

合同编号

归档日期

存放位置（档案盒编号/架号）

档案页数

移交人

接收人

借阅记录（日期、借阅人、归还日期）

四、关键注意事项与风险提示

审核环节风险控制

严禁在合同条款中出现“霸王条款”或违反法律法规的约定（如“争议只能通过对方所在地法院解决”）；

对签约方的履约能力（如财务状况、信用记录）进行必要调查，避免履约风险。

归档管理规范性

合同材料需原件