行政办公文件处理标准化流程.docVIP

行政办公文件处理标准化流程工具模板

一、日常工作中需遵循此流程的典型情境

本标准化流程适用于公司内部各类行政办公文件的处理，包括但不限于：上级单位下发通知、各部门间工作函件、内部管理制度文件、会议纪要、请示报告、总结计划等。无论是常规文件流转，还是紧急事项跟进，均可通过此流程保证文件处理规范、高效、可追溯，避免因流程混乱导致的延误或遗漏。具体场景包括：

接收外部单位（如部门、合作方）发送的正式文件；

部门间发起的跨部门协作函件或申请；

公司层面发布的制度、通知类文件；

重要会议形成的会议纪要及决议事项；

员工或部门提交的请示、报告类文件。

二、文件处理全流程操作步骤

（一）文件接收与登记：明确来源，规范入库

文件签收

收到文件后，第一时间检查文件外观是否完好，页码是否完整，有无缺页、破损或模糊不清的情况；

核对文件信息：包括文件名称、文号（如有）、发文单位、主送/抄送部门，保证文件分发准确；

涉密文件需单独登记，并严格按照保密规定存放，非相关人员不得查阅。

信息登记

使用《文件收发登记表》（见模板1）详细记录文件信息，内容包括：序号、文件名称、文号/编号、收文日期、来源单位/部门、密级（普通/秘密/机密）、份数、收文人、备注（如紧急程度、特殊要求）；

登记后，在文件首页右上角标注收文编号（如“行收-2024-X”），便于后续流转跟进。

初步分类

根据文件内容与性质，将文件分为“需审批”“需传阅”“需执行”“需存档”四类；

紧急文件（如限期办理的通知）需在登记后立即标注“急件”字样，并第一时间通知相关负责人。

（二）文件流转与审批：跟踪进度，明确权责

拟定流转路径

根据文件类型，由行政部经办人*初步拟定流转路径，例如：

制度类文件：发起部门→行政部审核→分管领导审批→各部门执行；

请示类文件：发起人→部门负责人→分管领导→总经理（如需）；

会议纪要：起草人→部门负责人审核→参会人员确认→归档。

流转路径需明确每个环节的“处理人”“处理时限”（如“审批时限2个工作日”“传阅时限1个工作日”）。

发起流转

通过办公自动化（OA）系统或纸质《文件流转单》（见模板2）发起流转，附上文件原件及流转说明；

纸质流转需由每个处理人签字确认，电子流转需在系统中留下处理意见（如“同意”“需补充材料”“退回”）。

进度跟踪

行政部经办人*每日跟踪文件流转进度，对超时未处理的环节及时提醒（通过电话、OA消息或当面沟通）；

若遇处理人出差或请假，需提前协调指定代理人，保证文件不中断流转。

（三）文件处理与执行：落实要求，反馈结果

内容执行

接收文件的责任部门/人员需认真阅读文件内容，明确办理要求（如完成时限、提交材料、标准规范等）；

涉及多部门协作的文件，由牵头部门组织召开协调会，明确各部门职责分工，避免推诿。

结果反馈

办理完毕后，需在规定时限内将处理结果（如书面报告、完成情况说明、相关佐证材料）反馈至文件发起部门或行政部；

反馈信息需包含：文件名称、文号、处理结果、经办人、联系方式，保证信息可追溯。

特殊情况处理

若文件内容存在歧义或无法执行的情况，需在1个工作日内向文件来源部门或行政部提出书面反馈，说明原因并建议解决方案；

紧急文件如遇特殊情况无法按时完成，需立即向分管领导汇报，说明原因并申请延期，同时明确新的完成时限。

（四）文件归档与留存：分类整理，便于查阅

归档范围

办理完毕的文件，包括：审批完成的请示报告、已执行的通知文件、会议纪要、制度文件等，均需纳入归档范围；

临时性、事务性便签（如非正式的会议提醒）无需归档，但涉及重要事项的便签需整理后归档。

整理分类

按年度-季度-月份分类，再按文件类型（如“行政类”“财务类”“人事类”）细分；

同一类别文件按文号或时间顺序排列，编制归档目录（见模板3），标注档案编号（如“XZ-2024-001”）。

保管与查阅

纸质文件存入专用档案柜，标注“档案”字样，由行政部专人负责保管；电子文件同步至公司档案管理系统，设置查阅权限；

员工查阅归档文件需填写《文件查阅申请表》，经部门负责人同意后，由行政部经办人*陪同查阅，涉密文件需经分管领导批准；

档案保管期限参照公司《档案管理制度》执行，到期需销毁的档案，需经审批后由两人以上共同监销，并做好销毁记录。

三、文件处理常用模板表格

模板1：文件收发登记表

序号

文件名称

文号/编号

收文日期

来源单位/部门

密级

份数

收文人

备注（紧急程度/特殊要求）

1

关于开展年度安全检查的通知

安委〔2024〕5号

2024-03-15

安全生产部

普通

1

需各部门3月25日前反馈结果

2

会议纪要（2024年第一次总经理办公会）

总办纪〔2024〕002号

2024-03-10

总经理办公室

秘密

3

涉及人事调整事项，需严格保密

模板2：文件流转单

文件名称

文