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标准发货单模板及填写规范

在商业交易的闭环中，发货单扮演着不可或缺的角色。它不仅是卖方履约的凭证、买方收货的依据，更是连接物流、财务、库存管理等多个环节的关键单据。一份规范、清晰的发货单，能够有效减少沟通成本，避免不必要的纠纷，提升整体运营效率。本文将详细阐述标准发货单的构成要素、提供通用模板参考，并深入解析各项目的填写规范与注意事项，旨在为企业及相关操作人员提供一份实用的指南。

一、标准发货单的核心构成要素

一份完整的标准发货单，无论其呈现形式是纸质还是电子，都应包含以下核心信息模块，以确保信息的完整性和可追溯性。

（一）单据头部信息

此部分位于发货单的最上方，用于快速识别单据的基本属性。

*单据名称：明确标注“发货单”或“送货单”字样，避免与其他商业票据混淆。

*单据编号：由企业内部按一定规则编制的唯一标识符，便于归档、查询和管理。编号规则应具有逻辑性，可包含日期、部门、流水号等元素。

*发货日期：实际货物发出的日期，精确到日。

（二）发货方信息

即销售方或货物提供方的详细信息。

*公司名称：发货方的法定全称，应与公章一致。

*公司地址：发货方的注册地址或实际经营地址。

*联系电话/传真：发货方的有效联系方式。

*统一社会信用代码：（可选，但建议包含）用于对方财务建档及税务核对。

*联系人：（可选）具体负责本次发货事宜的对接人。

（三）收货方信息

即采购方或货物接收方的详细信息。

*公司名称/个人姓名：收货方的法定全称或个人姓名，务必准确无误。

*收货地址：详细的货物送达地址，包括省、市、区、街道、门牌号等，确保快递或货运公司能够准确投递。

*联系电话：收货方的有效联系方式，最好是能直接联系到收货人的手机号码。

*联系人：（可选）具体负责接收货物的对接人。

（四）运输信息

与货物运输相关的信息。

*运输方式：如快递、汽运、空运、铁路运输等。

*物流公司/承运商：（可选）负责本次运输的物流公司名称。

*物流单号/运单号：（可选，发货后补充）物流公司提供的运输追踪编号。

*预计到达日期：（可选）根据运输方式和距离预估的货物到达日期。

（五）商品信息明细

此为发货单的核心内容，详细列出所发货物的具体情况，通常以表格形式呈现。

*序号：明细项的顺序编号，如1、2、3...

*商品编码/SKU：（可选）企业内部为商品编制的唯一编码，便于库存识别。

*商品名称：货物的具体名称，应清晰、准确，避免模糊或易混淆的表述。如有型号、规格、颜色、尺寸等，应一并注明。

*规格型号：商品的具体规格、型号参数。

*单位：计量单位，如个、件、台、千克、米等。

*数量：所发该商品的实际数量。

*单价：（可选，视情况而定）该商品的不含税单价或含税单价，需明确标注。

*金额：（可选，视情况而定）该商品的总金额（数量×单价）。

*备注：（可选）对该商品的特殊说明，如批次号、生产日期、特殊包装要求等。

（六）单据尾部信息

*商品总计：

*总数量：所有商品数量之和。

*总金额：（如包含金额）所有商品金额之和。

*备注/特殊说明：对本次发货的总体说明，如“请当面验收，如有破损请拒收并及时联系”、“随货附产品合格证一份”、“此发货单不作为结算凭证，以发票为准”等。

*签字盖章区：

*制单人：填写或生成此发货单的人员签名。

*复核人：（可选）对发货单信息进行审核的人员签名。

*发货人：实际执行发货操作的人员签名。

*公司盖章：发货方公司公章或发货专用章，以增强单据的正式性和法律效力。

*客户签收区：

*签收人：收货方接收货物时的签名。

*签收日期：货物实际签收的日期。

*备注：（可选）收货时对货物状况的简要说明，如“外包装完好”、“数量无误”等。

二、发货单填写规范与注意事项

清晰、准确、规范地填写发货单是确保其功能有效发挥的前提。

（一）基本原则

1.真实性：所有填写信息必须真实反映实际发货情况，不得虚构、篡改。

2.准确性：公司名称、地址、联系方式、商品名称、规格、数量等关键信息务必准确无误，避免错别字或歧义。

3.完整性：按照模板要求，尽可能填写所有必要信息，避免遗漏。

4.清晰性：字迹工整（手写时）或排版规范（打印时），易于辨认。

（二）各项目填写详解

*单据编号：严格按照企业内部编码规则执行，确保唯一性，避免重复或混乱。

*发货日期：以货物实际出库并交给承运商的日期为准。

*收货方信息：“收货地址”和“联系电话”是重中之重，直接关系到货物能否顺利送达。如收货方有多个地址，务必与对方确认清楚本次收货地址。