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人力资源管理标准化文档：新员工入职流程管理工具
一、适用范围与应用场景
本标准化工具适用于企业人力资源部门规范新员工入职全流程管理，涵盖从入职通知发放至试用期结束的各环节操作。具体应用场景包括：应届毕业生批量入职、社会成熟人才岗位调动入职、跨区域/跨部门员工入职等，旨在通过统一流程、明确职责、标准化表单，保证入职高效、合规，帮助新员工快速融入企业，降低因流程不清晰导致的入职延误或信息遗漏风险。
二、入职办理流程详解
步骤1：入职通知与材料准备
操作主体：人力资源部招聘专员、用人部门负责人
操作说明：
人力资源部根据录用审批结果，提前3个工作日向新员工发送《入职通知书》（含入职时间、报到地点、需携带材料清单、联系人及联系方式）；
用人部门需提前明确新员工岗位职责、导师人选及入职首周工作计划，同步提交至人力资源部；
新员工收到通知后，按要求准备以下材料（电子版/纸质版）：
①证件号码复印件（正反面）；
②学历/学位证书复印件；
③离职证明（社会入职员工）；
④近期体检报告（半年内有效，指定三甲医院）；
⑤一寸免冠照片2张（底色按企业要求）；
⑥银行卡复印件（用于工资发放，需注明开户行及持卡人姓名）。
步骤2：入职资料审核与信息登记
操作主体：人力资源部入职专员、新员工
操作说明：
新员工入职当日，到人力资源部接待窗口提交材料，入职专员核对原件与复印件一致性，确认材料齐全后签署《材料真实性承诺书》；
入职专员引导新员工填写《新员工入职信息登记表》（含个人基本信息、紧急联系人、教育背景、工作经历、社保/公积金开户信息等），保证信息准确无误；
系统录入：将新员工信息录入企业人力资源管理系统（HRIS），员工编号，同步开通企业邮箱、内部通讯工具账号。
步骤3：劳动合同签订与入职引导
操作主体：人力资源部薪酬绩效专员、行政专员、用人部门导师
操作说明：
薪酬绩效专员向新员工讲解劳动合同条款（含合同期限、岗位职责、薪酬结构、保密协议、劳动保护等），双方确认无误后签字盖章，一式两份，企业与员工各执一份；
行政专员负责办理工牌、门禁卡、办公用品领用（电脑、文具等），带领新员工熟悉办公环境（会议室、茶水间、卫生间等）；
用人部门导师负责岗位引导：介绍团队成员、讲解岗位职责与SOP、演示工作工具使用、安排首周工作任务，并填写《新员工岗位引导记录表》。
步骤4：社保公积金办理与入职培训
操作主体：人力资源部社保专员、培训专员
操作说明：
社保专员在新员工入职后30日内，向当地社保/公积金管理中心提交参保材料，完成社保（养老、医疗、失业、工伤、生育）及公积金增员手续，保证次月正常缴费；
培训专员组织新员工参加入职培训（内容包括企业文化、组织架构、规章制度、安全规范、职业发展通道等），培训结束后进行考核，考核通过者签署《培训确认书》。
步骤5：试用期跟进与转正评估
操作主体：用人部门负责人、人力资源部员工关系专员
操作说明：
用人部门负责人在试用期第1个月、第2个月末分别与新员工进行1对1沟通，反馈工作表现，填写《试用期员工表现评估表》；
试用期结束前10个工作日，新员工提交《转正申请书》，用人部门结合评估结果填写《转正审批表》，明确“同意转正”“延长试用期”或“不予转正”意见；
人力资源部审批通过后，更新员工状态（正式工/合同期限），同步调整薪酬（如有）并发放转正通知；若不予转正，需提前3日书面通知员工并说明理由。
三、关键模板表格
表1：新员工入职信息登记表
序号
项目
填写内容
备注
1
姓名
明
与证件号码一致
2
性别
男/女
3
出生日期
年月日
4
证件号码号
需核对原件
5
联系方式
保证畅通
6
紧急联系人
**
关系：父亲
7
紧急联系人电话
139
8学历层次
本科/硕士/博士
最高学历
9
毕业院校及专业
大学专业
10
前工作单位
科技有限公司
社会入职员工填写
11
开户银行
中国工商银行支行
工资卡开户行
12
银行卡号
6222X
13
入职岗位
市场专员
14
入职日期
年月日
员工签字：_________日期：_________人力资源部审核：_________日期：_________
表2：试用期员工表现评估表
评估维度
评分标准（1-5分，5分最优）
具体表现描述（示例）
得分
岗位技能掌握
1分：完全未掌握；5分：熟练掌握
能独立完成客户信息整理、基础方案撰写
4
工作主动性
1分：被动接受；5分：主动推进
主动学习行业知识，提出2条活动优化建议
4
团队协作
1分：不配合；5分：积极协作
配合设计部完成宣传物料修改，反馈及时
5
规章制度遵守
1分：多次违反；5分：严格遵守
无迟到早退，严格遵守考勤及保密制度
5
综合评价
□同意转正□延长试用期1个月□不予转正
同意转正
用人部门负责人：
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