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采购流程管理与供应商评估工具模板
一、适用场景与价值
本工具模板适用于企业各类采购场景，包括但不限于生产物资采购、办公用品采购、服务外包采购等，旨在通过标准化流程规范采购行为，通过系统化评估筛选优质供应商，降低采购成本、控制质量风险、提升供应链稳定性。尤其适用于需要跨部门协作（如需求部门、采购部门、财务部门、质检部门）的中大型企业采购管理，也可供中小企业搭建采购管理体系参考使用。
二、操作流程详解
步骤一：采购需求发起与审核
操作主体：需求部门、采购部门、财务部门
关键动作：
需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、期望交付日期、预算金额及用途说明，部门负责人签字确认后提交至采购部门。
采购部门对需求的合理性进行审核，重点核查技术参数是否清晰、预算是否符合公司成本控制标准，必要时与需求部门沟通澄清模糊信息。
财务部门对预算金额进行复核，保证采购支出不超出部门年度预算，审核通过后由采购部门进入下一环节。
步骤二：供应商寻源与资质初审
操作主体：采购部门、法务部门（可选）
关键动作：
采购部门根据采购需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价采购、单一来源采购（符合规定情形时）等方式筛选候选供应商。
向候选供应商索取《供应商资质文件包》，包括但不限于：营业执照（复印件加盖公章）、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等）、过往合作案例（需提供合同关键页复印件）、企业信用报告（通过“信用中国”等官方渠道查询）。
法务部门（如涉及）对供应商的资质合法性、合同条款潜在风险进行初审，重点检查证照是否在有效期内、经营范围是否涵盖本次采购内容。
步骤三：询价比价与商务谈判
操作主体：采购部门、需求部门、财务部门
关键动作：
对通过资质初审的供应商，采购部门发出《询价通知书》，明确报价要求（含报价有效期、报价包含内容是否为含税价、交付方式、付款条件等）。
收集至少3家（或符合公司规定的数量）供应商的报价单，组织需求部门、财务部门共同进行比价分析，综合考量价格、质量、交付周期、售后服务等因素，形成《比价分析报告》。
对报价最优或综合评分最高的供应商，由采购部门组织商务谈判，进一步明确技术细节、违约责任、验收标准等条款，达成一致后拟定采购合同。
步骤四：合同签订与采购执行
操作主体：采购部门、法务部门、财务部门
关键动作：
采购合同经法务部门审核无误后，由采购负责人（*经理）与供应商授权代表签字盖章，同时报财务部门备案。
采购部门向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购内容、数量、交付时间、地点及联系人信息，要求供应商按订单履约。
需求部门收到供应商交付的物品/服务后，组织质检部门（或指定人员）进行验收，填写《验收报告》，确认数量、质量、规格等是否符合合同约定，验收合格后入库或投入使用。
步骤五：供应商绩效评估与档案更新
操作主体：采购部门、需求部门、质检部门
关键动作：
采购周期结束后，由采购部门牵头，组织需求部门、质检部门根据《供应商评估表》对合作供应商进行绩效评估，评估维度包括产品质量、交付及时性、价格竞争力、服务响应速度、合作配合度等。
根据评估结果对供应商进行分级（如优秀、合格、不合格），评估结果作为后续合作、订单分配、供应商淘汰的重要依据。
采购部门更新《供应商档案库》，补充本次合作记录、评估报告及相关文件，保证供应商信息动态更新、可追溯。
三、核心表单模板
表单1：采购需求申请表
序号
需求部门
需求编号
采购内容
规格型号
数量
技术参数
期望交付日期
预算金额（元）
用途说明
需求负责人
1
生产部
CGXQ-2024-001
A型原材料
-2024
1000
抗拉强度≥MPa，尺寸公差±0.5mm
2024-05-20
50000
生产订单XYZ-001
*主管
2
行政部
CGXQ-2024-002
办公椅
人体工学款
20
承重≥100kg，含质保3年
2024-05-15
8000
新员工入职配置
*专员
备注：需求部门需保证技术参数清晰无歧义，预算需包含运费、税费等所有相关费用。
表单2：供应商评估表
供应商名称
科技有限公司
评估日期
2024-05-25
联系人
*经理
联系方式
*（仅内部使用）
成立时间
2015年
注册资金
1000万元
主营业务
A型原材料生产销售
评估维度
评估指标
评分标准
得分（1-5分）
资质文件
营业执照、行业资质、信用报告
齐全且有效得5分，缺失1项扣1分
5
产品质量
抽样合格率、质量认证
合格率≥98%得5分，每低2%扣1分
4
价格水平
与市场均价对比
低于均价5%以上得5分，持平得3分，高于5%不得分
3
交付能力
准时交付率、产能
准时交付率100%得5分，每低5%扣1分
5
服务能力
售后响
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