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企业办公自动化应用标准化手册
前言
本手册旨在规范企业办公自动化（OA）系统的应用流程，提升工作效率，保证信息传递的准确性与一致性。手册适用于企业各部门员工，涵盖会议管理、文档协作、审批流程、日程任务及知识库等核心办公场景，旨在通过标准化操作实现办公流程的规范化、高效化管理。
目录
会议管理标准化
文档协作标准化
审批流程标准化
日程与任务管理标准化
知识库管理标准化
1.会议管理标准化
1.1常见应用场景
跨部门项目推进会、周/月度工作例会、紧急事务协调会、培训分享会等需多人协作、信息同步的正式会议。
1.2操作流程指引
步骤1：创建会议
登录OA系统，进入“会议管理”模块，“新建会议”；
填写会议基本信息：会议名称（如“2024年Q3市场部项目推进会”）、会议时间（精确到分钟，建议预留10分钟缓冲时间）、会议形式（线上/线下，线上需填写会议及密码）；
设置会议组织人（默认为当前用户，可修改为*主管）、参会人员（从通讯录勾选，支持部门批量添加，外部人员需手动输入姓名及联系方式）。
步骤2：拟定会议议程
在“议程”板块添加议题，按重要性排序，每个议题注明“议题内容”“预计时长”“负责人”（如议题1：Q3重点项目进展汇报，负责人*专员，时长20分钟）；
会议材料（如项目PPT、数据报表），支持多文件，格式限制为PDF/Word/Excel，单个文件不超过10MB。
步骤3：发送会议通知
确认信息无误后，“发送通知”，系统自动向参会人发送会议提醒（包含会议时间、议程、材料及参会方式）；
支持“提前提醒”功能，可设置会议前1小时/1天发送二次提醒，保证参会人准时出席。
步骤4：召开会议
线上会议：组织人提前5分钟进入会议室，开启摄像头及麦克风，参会人通过进入，会议期间需开启“静音”功能，发言时申请解除静音；
线下会议：组织人提前10分钟布置会场（调试投影仪、摆放会议材料），参会人员签到（可通过OA扫码签到或纸质签到）。
步骤5：会议纪要与归档
会议结束后，组织人指定记录人（如*助理）整理会议纪要，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项（明确“任务内容”“负责人”“完成时限”）、待跟进事项；
纪要需在会后24小时内至OA系统“会议记录”模块，关联原会议信息，并通知参会人查阅确认。
1.3标准化模板：会议纪要表
会议名称
2024年Q3市场部项目推进会
会议时间
2024年7月15日14:00-16:00
参会人员
总监、主管、专员、助理
记录人
*助理
议题1：Q3重点项目进展汇报
负责人：专员内容：项目A已完成80%，需协调技术部支持；项目B延期3天，原因缺货决议：技术部主管于7月17日前提供解决方案
议题2：市场推广方案讨论
负责人：主管内容：线上推广预算增加10%，新增短视频渠道决议：按新方案执行，预算审批由总监负责
待跟进事项
1.技术部提供项目A解决方案（负责人：主管，时限：7月17日）2.线上推广方案终版确认（负责人：专员，时限：7月18日）
1.4使用要点提示
会议议程需提前1天发送，保证参会人熟悉内容并准备材料；
会议中避免无关话题发言，超时议题需经组织人同意延长；
决议事项必须明确“责任主体”和“完成时限”，避免模糊表述；
会议纪要需经组织人审核后归档，保证信息准确无误。
2.文档协作标准化
2.1常见应用场景
部门周报、项目方案、规章制度、培训材料等多人员共同编辑、审阅的文档协作场景。
2.2操作流程指引
步骤1：创建文档
登录OA系统，进入“文档中心”模块，“新建文档”，选择文档类型（Word/Excel/PPT）及模板（如“部门周报模板”）；
填写文档标题（如“2024年7月第1周市场部周报”）、创建人（当前用户）、所属部门及分类（如“部门文档-周报”）。
步骤2：设置协作权限
根据协作需求设置文档权限：“可编辑”（支持多人同时修改，如主管、专员）、“可评论”（仅可添加评论，不可修改，如*总监）、“仅查看”（不可编辑及评论，如外部顾问）；
权限设置后，系统自动向有权限人员发送“文档协作邀请”。
步骤3：协同编辑与审阅
可编辑人员在线打开文档进行编辑，系统自动保存修改记录（支持查看历史版本，可恢复至任意版本）；
审阅人员通过“评论”功能提出修改意见（如“第三页数据需补充来源”），编辑人员回复“已修改”后可删除评论；
若需批量审阅，可使用“批注”功能，汇总所有意见后统一修改。
步骤4：定稿与发布
文档最终版本确定后，由创建人“定稿”，系统自动锁定文档权限（仅可查看）；
定稿文档可通过“发布”功能分享至指定部门（如“全公司公告”）或个人（如发送给*总监），支持设置访问权限（如“仅部门成员可查看”）。
2.3标准化模板：部门周报模板
部门周报（2024年7月第1周）
汇报部门
市场部
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