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办公设备采购及预算控制流程模板
一、适用范围与业务场景
二、全流程操作指南
（一）需求发起与部门初审
需求提报：各部门根据工作需要（如新员工入职、设备老化更换、业务扩展等），由部门负责人指定专人填写《办公设备采购需求申请表》（见表1），明确设备名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途说明及到货时间等关键信息。
部门审核：部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，重点确认设备是否符合部门职能、数量是否匹配实际工作需求、预算是否在部门年度预算额度内，审核通过后在申请表上签字确认，提交至采购管理部门（或行政部/综合管理部，以下简称“采购部”）。
（二）预算复核与采购计划编制
预算复核：采购部收到需求申请后，会同财务部对预算进行复核：
核查设备预估单价是否符合市场价格标准（可通过第三方询价平台、历史采购数据或行业参考价验证）；
确认总预算是否超过部门年度预算余额，如超预算需需求部门提交《预算调整申请说明》，详细说明调整理由及资金来源。
采购计划汇总：采购部汇总各部门通过初审的需求，按季度或月度编制《办公设备采购计划表》（见表2），明确采购批次、设备清单、预算总额、采购方式（公开招标、询价采购、单一来源采购等，根据单位《采购管理办法》及金额标准确定）及时间节点，提交至单位采购领导小组（或分管领导）审批。
（三）采购方式确定与供应商选择
采购方式审批：采购计划审批通过后，采购部根据采购金额、设备特性及单位制度，确定具体采购方式并履行审批手续：
达到公开招标金额标准的，需委托招标代理机构发布招标公告，组织开标、评标；
未达到招标标准但达到询价金额的，需向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、服务后确定供应商；
急需或特殊规格设备（如定制化办公家具），可采用竞争性谈判或单一来源采购，需附详细说明及审批记录。
供应商确定与合同签订：根据采购结果，采购部与供应商签订《办公设备采购合同》（见表3），明确设备规格、数量、价格、交付时间、验收标准、质保期限、付款方式及违约责任等内容，合同需经法务部门（或指定专人）审核，单位负责人签字盖章后生效。
（四）订单下达与履约跟踪
订单下达：采购部根据采购合同，向供应商发出《采购订单》（见表4），同步抄送财务部、需求部门，明确交货地址、联系人及特殊要求（如安装调试、培训服务等）。
履约跟踪：采购部指定专人跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通交货时间，保证按合同约定交付；如遇延迟，需及时向采购领导小组汇报，协调解决方案（如更换供应商、调整交付时间等）。
（五）验收入库与资产登记
到货验收：设备到货后，采购部组织需求部门、财务部共同验收：
核对设备名称、规格型号、数量、外观是否与合同一致，有无破损；
测试设备功能参数是否符合技术要求（如电脑开机速度、打印机打印质量等）；
检查供应商资质文件（如合格证、保修卡、检测报告等）是否齐全。
验收确认：验收合格后，三方在《办公设备验收单》（见表5）上签字确认；如不合格，需当场记录问题，供应商需在约定时间内更换或整改，整改后重新验收。
资产登记：验收通过后，采购部将设备信息提交至资产管理部门（或行政部），办理固定资产登记手续，粘贴资产标签，录入资产管理系统，明确使用人、存放地点及责任人。
（六）付款结算与账务处理
付款申请：供应商提交发票（需与合同、订单、验收单信息一致）及付款申请后，采购部核对单据无误，填写《办公设备付款申请表》（见表6），附合同、验收单、发票等复印件，按审批流程提交财务部审核。
审批付款：财务部对付款申请的合规性、金额准确性进行审核，确认无误后按单位资金审批权限逐级报批，通过银行转账或支票方式支付款项。
账务处理：财务部根据付款凭证及发票，及时进行账务处理，保证资产及负债科目准确归集；采购部将付款资料整理归档，更新采购台账。
（七）采购档案归档
采购完成后，采购部负责整理全过程资料，包括需求申请表、采购计划、招标/询价文件、合同、订单、验收单、发票、付款凭证等，按“一采购一档案”原则分类归档，保存期限不少于5年（具体按单位档案管理规定执行），以备后续审计或查询。
三、配套工具表单
表1：办公设备采购需求申请表
申请部门
申请日期
申请人
联系方式
设备名称
□电脑□打印机□投影仪□办公家具□通讯设备□其他：______
规格型号及技术参数
（如：CPUi5、内存16G、硬盘512G固态等，需明确具体要求）
需求数量
预估单价（元）
预算金额（元）
用途说明
（简述设备用于何种工作，如“新入职员工办公使用”）
到货时间需求
年月日前
部门负责人签字
采购部初审意见
财务部预算审核意见
表2：办公设备采购计划表
编制部门
编制日期
编制人
审批人
序号
设备名称
规格型号
需求数量
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