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采购申请审批及供应商选择工具集

一、适用工作场景与范围

本工具集适用于企业日常运营中的各类采购需求管理场景，包括但不限于：常规办公用品采购、生产原材料补充、设备器材购置、服务类项目外包（如保洁、IT运维）等。无论是计划内采购预算执行，还是临时性、紧急性采购需求，均可通过标准化流程实现采购申请的规范审批与供应商的科学筛选，保证采购活动合规、高效、经济。适用于企业各部门（如行政部、生产部、项目部等）的采购发起人、采购执行部门及审批管理层使用。

二、标准化操作流程详解

第一步：需求发起与材料准备

采购需求部门根据业务需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、预算金额及用途说明，填写《采购申请表》（详见模板一），并附相关支撑材料（如技术参数图纸、市场调研初稿、过往采购记录等）。若涉及新供应商引入，需同步收集潜在供应商的基础信息（名称、主营业务、联系方式等）。

第二步：内部审批流转

部门初审：需求部门负责人*经理对采购需求的必要性、合理性及预算匹配度进行审核，确认后在《采购申请表》“部门审批”栏签字。

采购部审核：采购专员*收到申请后，重点核对采购物品/服务的标准是否符合企业规定、预算是否在部门年度预算额度内，并评估现有供应商资源是否满足需求。若需新增供应商，启动供应商筛选流程。

财务复核：财务部*会计对预算准确性、付款方式及资金安排进行审核，保证符合企业财务制度。

终审：根据采购金额及企业权限划分，由分管副总总或总经理总进行最终审批（金额标准可参考企业《采购管理办法》）。

第三步：供应商信息收集与初筛

供应商来源：通过企业合格供应商库、行业推荐、公开招标平台、自主调研等渠道收集供应商信息。

资质审核：对供应商营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、特种设备生产许可证等）、经营状况（是否涉及重大诉讼、失信记录等）进行初步核查，剔除不符合基本要求的供应商。

信息登记：将通过初筛的供应商信息录入《供应商信息登记表》（详见模板二），记录名称、联系人、联系方式、主营产品/服务、合作历史（如有）等基础信息。

第四步：供应商评估与选择

根据采购物品/服务的特性（如标准化程度、技术复杂度、市场价格波动等），选择合适的供应商评估方式：

询价比选：适用于标准化产品（如办公用品、标准零部件），向3家及以上合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供报价单及产品说明，综合价格（权重60%）、交货期（权重20%）、售后服务（权重20%）等指标进行评分，选择得分最高者。

综合评估：适用于非标产品或服务（如定制设备、咨询服务），制定《供应商评估表》（详见模板三），从资质能力（权重30%）、技术方案（权重30%）、报价合理性（权重20%）、企业信誉（权重20%）等维度进行量化打分，结合商务谈判结果确定合作供应商。

单一来源采购：仅适用于唯一供应商或紧急情况（如设备维修需原厂配件），需提交《单一来源采购申请表》，说明理由并经总经理*总特批。

第五步：结果确认与合同拟定

确定供应商后，由采购专员*向发出《中标通知书》或《合作确认函》，明确采购数量、价格、交货时间、质量标准等核心条款。

采购部根据确认结果，拟定《采购合同》（详见模板四），经法务部*审核、双方签字盖章后生效。

第六步：执行与验收

供应商按合同约定交付物品/提供服务，需求部门协同采购部、质检部*（如涉及）进行验收，核对数量、质量、规格等是否符合合同要求，填写《采购验收单》（详见模板五）。

验收合格后，财务部*根据合同约定及验收单办理付款手续；不合格则按合同约定处理（如退换货、索赔等）。

第七步：供应商档案更新

将本次合作供应商的评估结果、合同履约情况（如交货及时率、合格率等）记录至《供应商履约评价表》（详见模板六），更新供应商等级（A/B/C级），作为后续合作的重要依据。

三、核心工具模板清单

模板一：采购申请表

申请单号

申请部门

申请人

联系方式

需求名称

规格型号/服务内容

数量

预估单价（元）

用途说明

附件清单（可附页）

部门审批（签字）：

日期：

采购部审核（签字）：

日期：

财务复核（签字）：

日期：

终审（签字）：

日期：

模板二：供应商信息登记表

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

主营产品/服务

资质证书（编号）

合作历史（如有）

入库日期

备注（如优势、合作限制等）

模板三：供应商评估表（示例：询价比选）

评估指标

权重

供应商A评分

供应商B评分

供应商C评分

价格合理性（报价最低得满分）

60%

交货期（承诺shortest得满分）

20%

售后服务（响应时间、保障条款）

20%

综合得分

100%

评估人（签字）：

日期：

模板四：采购合同（简化版核心条款）

合同编号

签订日期

签约地点

采购方

供应商

采购物品/服务名称、规格型号、数量