采购订单标准化处理流程表含审批节点说明.docVIP

采购订单标准化处理流程及审批节点指引

一、适用工作情境

在企业采购管理中，为规范采购订单的发起、审批、执行及归档全流程，明确各部门职责分工，保证采购需求合理、预算可控、流程透明，特制定本标准化处理流程。适用于企业所有物料采购、服务采购等业务场景，涵盖需求部门发起申请、采购部门执行、财务部门审核及管理层审批的跨部门协作流程。

二、全流程操作指引

（一）需求申请与初审

执行人：需求部门申请人、需求部门负责人

操作说明：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、服务外包等），填写《采购需求申请表》，注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交货期等关键信息，并附相关技术参数或需求文档。

需求部门负责人*对申请的合理性、必要性及预算匹配性进行初审，重点审核采购需求是否符合部门年度工作计划、预算是否在部门可控范围内，确认无误后签字提交至采购部。

输入文件：《采购需求申请表》、需求文档（技术参数、图纸等）

输出文件：初审通过的《采购需求申请表》

时限要求：需求申请提交后1个工作日内完成初审

（二）采购需求复核与供应商匹配

执行人：采购专员、采购经理

操作说明：

采购专员*接收《采购需求申请表》后，对采购物品/服务的规格、数量、预算等信息进行复核，保证需求描述清晰、无歧义。

根据采购需求，通过合格供应商名录、市场调研或招标等方式筛选供应商，对比供应商资质、价格、交货期、服务质量等，形成《供应商比价/评估表》，推荐1-3家候选供应商。

采购经理*对供应商选择的合规性（是否在合格名录内）、价格公允性（是否低于市场均价或历史采购价）、交货保障能力进行审核，确认供应商匹配方案后，反馈至需求部门。

输入文件：初审通过的《采购需求申请表》、供应商资料

输出文件：《供应商比价/评估表》

时限要求：收到申请后2个工作日内完成复核与供应商匹配

（三）订单创建与内部审批

执行人：采购专员、财务审核、分管副总、总经理（根据金额分级）

操作说明：

采购专员*根据审批通过的供应商方案，在采购系统中创建《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总金额）、交货地点、交货期、付款方式、质量标准、违约条款等内容，保证与采购需求及供应商承诺一致。

审批节点说明：

财务审核：财务审核*重点核对采购订单总金额是否在预算范围内、付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、账期等）、成本科目是否准确，确认后签字。

分级审批：

金额≤5万元：由采购经理、财务审核审批完成后生效；

5万元＜金额≤20万元：需分管副总*审批；

金额＞20万元：需分管副总、总经理联合审批。

审批过程中若需修改，审批人注明意见后退回采购专员调整，直至审批通过。

输入文件：《供应商比价/评估表》、采购预算表

输出文件：审批通过的《采购订单》

时限要求：供应商匹配完成后1个工作日内创建订单，审批环节不超过2个工作日

（四）订单下达与供应商确认

执行人：采购专员、供应商对接人

操作说明：

采购专员*将审批通过的《采购订单》加盖公司公章后，通过书面形式（盖章扫描件）或采购系统发送至供应商，并电话确认供应商是否收到订单及内容无误。

供应商需在1个工作日内书面确认订单（盖章回传），明确是否接受订单条款（尤其是交货期、价格等），若有异议需在回传中注明协商意见。

采购专员*跟踪供应商确认结果，若存在分歧，及时协调需求部门、财务部门与供应商沟通，直至达成一致。

输入文件：审批通过的《采购订单》

输出文件：供应商确认回传的《采购订单》

时限要求：订单发出后1个工作日内完成供应商确认

（五）订单执行与交付验收

执行人：采购专员、需求部门验收人、质量检验员*（如需）

操作说明：

采购专员*根据订单约定的交货期，提前3天提醒供应商备货发货，并跟踪物流信息（如物流单号、预计到达时间），保证按时交付。

供应商交付货物/服务后，需求部门验收人*根据《采购订单》内容（名称、规格、数量、质量标准）进行现场验收，核对实物与订单信息是否一致，并填写《到货验收单》。

涉及质量检验的物品（如生产原料、设备），需由质量检验员*出具《质量检验报告》，检验合格后方可入库或投入使用。

若验收不合格，需求部门需在《到货验收单》中注明不合格原因，采购专员*及时与供应商沟通处理方案（如退换货、折扣赔偿等），并跟踪处理结果。

输入文件：《采购订单》、供应商发货清单

输出文件：《到货验收单》、《质量检验报告》（如需）

时限要求：交付后1个工作日内完成验收

（六）付款结算与财务入账

执行人：采购专员、财务审核、出纳*

操作说明：

采购专员*收集验收合格的《到货验收单》、供应商开具的合规发票（与订单信息一致）、采购合同（如需）等付款凭证，提交至财务部。

财务审核核对付款凭证的完整性（验收单、发票、订单