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企业员工出差费用申请及报销标准
适用情境与发起条件
本标准适用于企业员工因公前往异地开展业务洽谈、项目支持、会议培训等工作时，产生的交通、住宿、餐饮等费用的申请与报销管理。具体情境包括：
员工需提前3个工作日提交出差申请，明确出差事由、时间、地点及行程计划；
因紧急任务需临时出差的，需提前1个工作日通过OA系统或邮件报备部门负责人，并在出差后2个工作日内补全申请流程；
出差结束后10个工作日内，需完成费用报销提交，逾期未提交的需说明原因并经分管领导审批。
全流程操作指引
一、出差前：费用申请与审批
填写出差申请单
员工登录企业管理系统，进入“出差申请”模块，填写以下信息：
个人信息：姓名（*）、所属部门、职位、联系方式；
出差基本信息：出差事由（如“项目现场调研”）、起止时间、目的地、往返交通方式（高铁/飞机/自驾等）、出差行程安排（含拜访客户/会议名称等）；
费用预算：按“交通费”“住宿费”“市内交通费”“伙食补贴”分类填写预估金额，需符合企业标准（详见下文“费用标准”）。
逐级审批
部门负责人审批：确认出差必要性及行程合理性，审批通过后提交至分管领导；
分管领导审批：审核出差任务与部门工作计划的关联性，审批通过后生效；
财务部备案：审批通过后，申请单自动同步至财务部，用于后续费用报销核对。
特殊情况处理
若出差地为企业固定分支机构，可简化审批流程，仅需部门负责人确认；
涉境外出差的，需额外填写《境外出差审批表》，经总经理审批后方可执行。
二、出差中：费用管理与凭证留存
费用发生规范
交通费：优先选择公共交通（高铁二等座/经济舱），若需乘坐飞机或升级舱位，需提前在申请单中注明理由并经分管领导批准；
住宿费：入住企业协议酒店（如有），无协议酒店时选择三星级及以下标准，住宿标准参考“费用标准”表；
市内交通费：以公共交通为主，确需使用网约车的需备注起止点及事由；
伙食补贴：按出差天数计算，无需提供餐饮票据，但需在报销单中注明每日用餐情况。
凭证留存要求
交通票据：保留车票、登机牌等凭证，自驾需注明行驶里程（按企业标准发放油费补贴）；
住宿凭证：保留酒店发票（需注明住宿日期、天数及金额）、入住登记单；
其他费用：如需发生业务招待费，需提前申请并经部门负责人批准，保留消费清单及参与人员信息。
三、出差后：费用报销与结算
整理报销材料
员工在出差结束后5个工作日内，整理以下材料：
《出差申请单》（审批通过版）；
《费用报销明细表》（分类填写实际发生费用，与预算对比说明差异）；
费用凭证：交通票据、住宿发票、其他费用证明等，需粘贴整齐并注明用途。
提交报销申请
通过企业OA系统报销材料，提交至财务部，并在系统中填写报销单号、收款账户等信息。
财务审核与付款
初审：财务部核对报销材料完整性、费用标准符合性（如住宿是否超标、交通票据是否与行程一致）；
复审：对超预算费用（如住宿超标10%以上），需提交分管领导审批；
付款：审核通过后，财务部于5个工作日内完成付款至员工指定账户。
标准表格模板
表1：出差申请单
项目
内容
申请人信息
姓名：*；部门：部；职位：专员；联系方式：5678
出差基本信息
事由：项目客户洽谈；时间：2023年X月X日-X月X日（共3天）；目的地：上海市
行程安排
10月8日：北京→上海（高铁G102，08:00发车）；10月9日：拜访上海公司；10月10日：上海→北京（高铁G101，17:30发车）
费用预算（元）
交通费：800（高铁往返）；住宿费：600（200元/天×3天）；市内交通费：200；伙食补贴：300（100元/天×3天）
审批意见
部门负责人：X（签字）；分管领导：X（签字）；财务部备案：X（签字）
表2：费用报销明细表
费用类型
日期
发生事由
金额（元）
凭证编号
备注
交通费
2023-10-08
北京→上海高铁
400
G102-56
往返各200元
住宿费
2023-10-08
上海酒店入住
200
SH20231008001
标准间，含早餐
市内交通费
2023-10-09
地铁+网约车
80
-
网约车：上海虹桥→公司
伙食补贴
2023-10-08
午餐+晚餐
100
-
按标准补贴
合计
-
-
780
-
预算合计：1900，实际节约1120
关键提示与规范要求
费用控制原则：出差费用需“先预算、后发生”，超预算部分需书面说明原因并经分管领导审批，未经审批的超支费用由员工自行承担。
凭证真实性：严禁伪造、变造票据，一经发觉将按企业规章制度处理，情节严重者追究法律责任。
时限要求：申请需提前提交，报销需在出差结束后10个工作日内完成，特殊情况需及时与财务部沟通。
特殊地区标准：对于一线城市（如北京、上海、广州）及偏远地区，住宿标准可上浮20%，需在申请单中注明依据。
费用禁止范围
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