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企业日常行政工作流程化操作手册

引言

企业日常行政工作是保障各部门高效协同、规范运营的重要支撑。为统一操作标准、提升工作效率、降低管理成本，特制定本手册。本手册涵盖会议管理、办公用品管理、访客接待、文件归档、差旅申请五大核心流程，适用于企业各部门及行政相关岗位，旨在通过标准化流程保证行政工作有序开展。

一、会议管理流程

（一）工作场景

企业内部各类工作会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会等）的组织与实施，以及外部合作单位来访会议的接待安排。

（二）操作步骤

会前准备（由行政专员*负责）

确定会议基本信息：与会议发起人沟通明确会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、会议议程及预期目标。

准备会议物料：根据议程需求准备会议资料（PPT、纸质材料等）、签到表、笔、饮用水、投影仪、麦克风等设备，并提前调试设备保证正常运行。

发布会议通知：通过企业内部通讯工具（如OA系统、工作群）发送会议通知，明确时间、地点、议程及参会要求，提前1-2个工作日通知参会人员，并收集参会确认信息。

会中服务（由行政专员*及会议主持人共同负责）

会场布置：提前30分钟到达会场，检查设备、物料摆放，保证座位标识清晰（如部门分区），引导参会人员签到就座。

会议支持：会议期间协助主持人处理临时需求（如更换设备电池、补充物料），记录会议重要内容及待办事项（可指定专人记录或由行政专员*协助）。

时间把控：提醒主持人按议程推进时间，保证会议高效有序，必要时可适当调整议程节奏。

会后跟进（由行政专员*及会议记录人共同负责）

整理会议纪要：会后1个工作日内，根据会议记录整理会议纪要，内容包括会议时间、地点、参会人、讨论要点、决议事项、责任分工及完成时限，经主持人审核后发送至参会人员及相关部门。

物料归档：将会议资料、签到表、纪要等文件整理归档，电子文件存入指定文件夹，纸质文件按文件归档流程保管。

跟进落实：定期（如每周）检查会议决议事项的进展情况，提醒责任方按时完成，并将结果反馈至相关部门。

（三）表单模板

会议申请表

序号

项目

内容说明

1

会议名称

如“2024年Q3部门工作例会”

2

会议时间

YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM

3

会议地点

如“301会议室”“线上会议”

4

主持人

部门经理*

5

参会人员

各部门负责人、相关专员*

6

会议议程

1.议程一；2.议程二；…

7

所需物料

投影仪、签到表、会议资料10份

8

申请部门

行政部

9

申请日期

YYYY-MM-DD

10

审批意见

部门经理签字；总经理签字

会议签到表

序号

姓名

部门

职位

签到时间

备注

1

张*

市场部

经理

09:05

2

李*

研发部

专员*

09:10

迟到

3

王*

行政部

专员*

09:00

（四）关键提示

会议通知需明确“是否需要携带资料”“是否提前提交议程材料”等要求，避免参会人员准备不足。

设备调试需提前测试网络、投影、麦克风等，保证会议期间无技术故障。

会议纪要需突出“决议事项”和“责任分工”，避免模糊表述，便于后续跟踪。

重要会议（如战略会议、外部合作会议）需全程录音或录像，并提前告知参会人员（如需）。

二、办公用品管理流程

（一）工作场景

企业各部门日常办公用品（如文具、办公耗材、清洁用品等）的申购、领用、库存盘点及补充管理。

（二）操作步骤

需求提报（由各部门专员*负责）

月度需求统计：每月25日前，各部门专员*根据部门实际使用情况，统计下月办公用品需求，填写《办公用品申购单》，注明物品名称、规格、数量、预估单价、用途及部门。

临时需求处理：遇突发需求（如办公用纸不足），可通过OA系统提交临时申购单，注明紧急程度，由行政部优先处理。

审批与采购（由行政部及财务部共同负责）

审批流程：部门专员提交申购单→部门经理审核→行政部复核（核对库存及预算）→财务部审批（确认预算）→总经理*（大额采购，如单次超5000元）审批。

执行采购：审批通过后，行政专员*根据采购需求选择合规供应商（优先合作供应商），保证物品质量与价格合理，采购后核对物品清单与费用凭证一致，办理入库手续。

入库登记（由行政专员*负责）

物品验收：收到采购物品后，对照申购单核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后签收。

库存录入：将新购物品信息录入《办公用品库存登记表》，更新库存数量，标注入库日期及存放位置（如“仓库A区-文具类”）。

领用登记（由各部门领用人及行政专员*负责）

规范领用：领用人填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、领用日期、用途及领用人签字，行政专员*核对库存后发放物品，并更新库存数量。

限制领用：对易消耗物品（如笔、本）实行“按需领用，避免浪费”；对耐用物品（如计算器、订书机）实行“以旧换新”，旧物品需归还行政部。

库存盘点（由行政部及财务部共同负责）