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文档编写与审核流程模板

一、适用范围与典型场景

二、全流程操作步骤详解

（一）需求确认与任务启动

明确文档目标与范围

发起人（如部门负责人、项目负责人）根据业务需求，确定文档的核心目标（如规范操作流程、明确责任分工、传达政策要求等）、适用范围（如适用部门、人员、场景）及核心内容框架。

示例：若为《新员工入职培训手册》，需明确目标为帮助新员工快速知晓公司文化与岗位职责，范围涵盖公司简介、组织架构、入职流程、岗位职责、行为规范等内容。

指定编写人与时间要求

发起人根据文档复杂度，指定具备相关专业知识或经验的人员作为编写人（如某某），并明确初稿提交截止时间（通常为需求确认后3-5个工作日，复杂文档可适当延长）。

同步向编写人说明文档的受众（如管理层、一线员工、客户等），保证语言风格与内容深度匹配。

输出《文档编写任务单》

发起人填写《文档编写任务单》（见配套工具表格1），明确文档编号、名称、目标、范围、编写人、完成时间、输出要求（如格式、字数限制等），并抄送给相关参与人（如审核人、归档人）。

（二）初稿编写与内部初审

收集资料与内容撰写

编写人根据任务单要求，收集相关背景资料（如现有制度、项目资料、技术文档、行业规范等），保证内容准确、数据可靠。

按照既定框架撰写初稿，注意逻辑清晰、条理分明，关键信息（如职责分工、时间节点、操作步骤）需明确标注，避免歧义。

内部交叉检查（可选）

若文档内容涉及多个模块，编写人可邀请相关模块负责人（如某某、某某）进行内部交叉检查，重点核对专业术语准确性、跨部门协作内容一致性，保证初稿内容无基础性错误。

提交初稿与《内部检查记录》

编写人在截止日期前，将初稿（含Word/PDF版本）及《内部检查记录》（记录交叉检查中发觉的问题及修改情况）提交至发起人，并同步告知审核人（如部门负责人、法务专员、技术专家等）进入审核环节。

（三）多维度审核与意见反馈

明确审核维度与责任分工

根据文档类型，确定审核维度及对应审核人：

内容完整性审核：由业务负责人（如某某）负责，检查文档是否覆盖所有需求点，关键信息（如职责、流程、标准）是否缺失。

合规性审核：由法务/合规专员（如某某）负责，检查文档内容是否符合法律法规、公司制度及行业规范，是否存在合规风险。

格式规范性审核：由行政/文控专员（如某某）负责，检查文档格式（如字体、字号、页眉页脚、编号规则）是否符合公司《公文写作规范》。

技术准确性审核：由技术专家（如某某）负责，检查技术参数、操作步骤、数据引用等是否准确无误。

开展审核并输出《审核意见表》

审核人收到文档后，在1-2个工作日内完成审核，通过批注、修订模式或《审核意见表》（见配套工具表格2）提出具体修改意见，需注明“修改建议”“问题描述”“修改位置”及“优先级”（如“紧急”“重要”“一般”）。

示例：“3.2.1职责分工中，’设备维护岗’需补充‘每日下班前检查设备电源’的要求，避免设备闲置能耗过高（优先级：重要）。”

反馈审核结果

审核人将《审核意见表》提交至发起人，由发起人汇总整理意见，统一反馈给编写人，明确需修改的内容及修改期限（通常为1-2个工作日）。

（四）修订完善与复核确认

编写人修订文档

编写人根据审核意见逐条修订文档，对有争议的内容，及时与审核人沟通确认（如通过会议或即时通讯工具），保证修改意见落实到位。

修订完成后，更新文档版本号（如V1.1→V1.2），并在文档修订记录页注明修改人、修改日期及主要修改内容。

修订后复核

编写人将修订版文档提交至发起人，发起人组织审核人对重点修改内容进行复核，确认所有“紧急”“重要”级意见已闭环，无遗漏问题。

若复核不通过，返回编写人继续修订，直至所有审核意见处理完毕。

（五）终审批准与发布归档

终审审批

复核通过的文档，由发起人提交至终审人（如公司分管领导、总经理等）进行审批。终审人重点审核文档的合规性、核心目标达成度及发布必要性，审批通过后签署《终审批准表》（见配套工具表格3）。

文档发布

终审批准后，由文控专员（如某某）将文档定稿转化为正式版本（加盖公章或电子签章），通过公司内部系统（如OA、共享服务器）或指定渠道（如部门公告栏）发布，并同步发布通知明确生效日期。

归档管理

文控专员将文档定稿、审核意见表、终审批准表等过程资料整理归档，按照公司《档案管理制度》分类存储（如电子档案存入指定服务器文件夹，纸质档案存入档案柜），并记录归档编号、归档日期、保管期限等信息，保证后续可追溯。

三、配套工具表格

表1：文档编写任务单

文档编号

文档名称

编写目标简要说明

适用范围

编写人

计划完成时间

输出要求（格式/字数）

发起人

签发日期

BG-2024-001

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某某

2024-03-15

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