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合同审查及签署流程规范

一、适用范围与核心目标

本规范适用于公司各类对外合同（包括但不限于采购合同、服务合同、合作协议、租赁合同等）的审查、审批及签署管理，旨在规范合同全流程操作，防范法律风险，保障公司合法权益，提高合同管理效率。适用对象包括业务发起部门、法务部门、管理层及合同签署相关人员。

二、全流程操作指引

（一）合同发起与提报

责任部门：业务部门

操作内容：

业务部门根据合作需求，与对方协商确定合同核心条款（如合同主体、标的、数量、价款、履行期限、违约责任等），起草合同文本。

准备合同附件材料（如对方主体资格证明、资质文件、技术规格书、会议纪要等），保证材料真实、完整。

填写《合同审查申请表》（详见配套工具表格），注明合同名称、编号、对方信息、合同金额、主要内容及紧急程度，经部门负责人*签字确认后，连同合同文本及附件提交至法务部门。

输出成果：合同初稿、合同附件、《合同审查申请表》。

（二）法务部门初审

责任部门：法务部门

操作内容：

接收业务部门提交的材料后，1个工作日内完成形式审查：检查材料是否齐全、《合同审查申请表》填写是否规范。

3个工作日内完成实质审查，重点审核：

合同主体资格（对方是否为合法存续的法人/其他组织，是否具备相应资质）；

合同内容合法性（是否符合法律法规及公司制度，是否存在无效条款）；

主要条款完整性（标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等是否明确）；

风险点识别（如付款条件、知识产权、保密条款、解除权等是否存在重大风险）。

出具《合同审查意见书》，明确修改建议及风险提示，反馈至业务部门。

输出成果：《合同审查意见书》。

（三）业务部门协同修改

责任部门：业务部门

操作内容：

根据法务部门的审查意见，与对方协商修改合同文本，保证修改内容符合双方合作意愿及公司利益。

对于法务部门提出的重大风险点（如对方违约责任过轻、争议解决方式不利等），业务部门需及时与法务部门沟通，共同制定解决方案。

修改完成后，将修订版合同文本及《合同审查意见书》（标注修改说明）提交至法务部门复核。

输出成果：修订版合同文本、《合同审查意见书》（修改说明版）。

（四）法务部门复审

责任部门：法务部门

操作内容：

接收修订版合同后，1个工作日内完成复核，确认法务部门提出的修改意见是否落实，重大风险是否已有效控制。

复核通过后，在合同文本上加盖“法务审核章”，并标注“已审核”字样；若仍有重大问题，退回业务部门进一步修改。

输出成果：终审版合同文本（加盖法务审核章）。

（五）管理层审批

责任部门：管理层（根据合同金额及重要性分级审批）

操作内容：

业务部门将终审版合同文本、《合同审查申请表》《合同审查意见书》提交至对应审批权限的管理层：

金额≤10万元：部门负责人*审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；

金额＞50万元：总经理*审批。

管理层重点审核：合同是否符合公司战略规划、成本效益是否合理、风险是否可控。

审批通过后，在《合同审批流转表》签署审批意见；审批不通过的，注明原因退回业务部门。

输出成果：《合同审批流转表》（审批完成）。

（六）签署准备与签署

责任部门：业务部门、行政部、法务部门

操作内容：

签署准备：

业务部门确认签署人权限（法定代表人或其授权代表人，需提供《授权委托书》原件）；

行政部根据审批通过的合同文本，打印正式合同文本（一式X份，根据实际需求确定份数，且至少含正本2份）；

法务部门核对正式合同文本与终审版是否一致，保证关键条款无修改。

签署仪式：

双方签署人需携带有效证件号码件（法定代表人需提供营业执照副本复印件及法定代表人证件号码明书，授权代表人需提供授权委托书及证件号码原件）；

合同文本需逐页加盖骑缝章（关键合同），签署处需由双方签署人亲笔签名或盖章（公章/合同章需清晰、完整）；

业务部门负责签署过程记录，可拍摄签署现场照片（涉及商业秘密的除外）。

输出成果：签署完成的正式合同文本。

（七）合同归档

责任部门：行政部、业务部门

操作内容：

合同签署完成后3个工作日内，业务部门将正本合同文本、审批材料（《合同审查申请表》《合同审查意见书》《合同审批流转表》）、附件材料等移交至行政部。

行政部对合同资料进行分类、编号、登记，建立《合同台账》，保证合同信息完整可查（合同编号、名称、签署方、签署日期、金额、履行期限、归档日期等）。

合同文本（含电子版及纸质版）由行政部统一保存，纸质合同存放于专用档案柜，电子合同存储于公司指定服务器，保存期限不少于合同终止后10年。

输出成果：《合同台账》、完整合同档案。

三、配套工具表格

表1：合同审查申请表

合同名称

合同编号

对方名称

对方统一社会信用代码

合同金额（大写）

合同金额（小写）

合同类型

□采购□服务□合作□其他