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采购流程及供应商管理标准化手册

一、手册概述与适用范围

（一）编制目的

为规范企业采购行为，优化采购流程，加强供应商全生命周期管理，降低采购成本，保障采购质量与效率，防范采购风险，特制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门所有采购活动，包括但不限于物料采购、服务采购、工程采购等，涵盖从采购需求提出到供应商合作终止的全流程管理。适用对象包括采购部门、需求部门、财务部门、法务部门及相关管理层人员。

二、采购全流程操作细则

采购流程需遵循“需求导向、合规优先、质优价廉、全程留痕”原则，分为七个核心环节，各环节需明确责任主体、操作要点及输出成果。

（一）采购需求提报与审批

1.需求发起

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目组等）。

操作说明：

（1）需求部门根据业务计划（如生产计划、项目计划、办公需求等），填写《采购需求申请表》（模板见第四章），明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交货期、预算金额、用途等关键信息。

（2）对技术复杂的采购项目（如大型设备、定制化服务），需附《技术规格说明书》或《需求方案》，由技术负责人*签字确认。

注意事项：需求需符合企业年度采购计划，超预算需求需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门审核后按流程审批。

2.需求审批

责任主体：需求部门负责人→采购部门→财务部门→分管领导→总经理（根据金额分级审批）。

审批权限（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购专员*审批；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购经理+财务主管审批；

金额＞5万元：需分管领导+总经理最终审批。

输出成果：审批通过的《采购需求申请表》，作为后续采购活动的依据。

（二）供应商寻源与准入

1.寻源方式

公开寻源：适用于通用物料/服务（如办公用品、标准件），通过企业官网、第三方采购平台（如采购网、行业招标平台）发布采购公告，邀请潜在供应商参与。

定向寻源：适用于专用设备、定制化服务，由采购部门根据历史合作记录或行业推荐，筛选3家及以上合格供应商发出邀请。

紧急寻源：因生产急需等特殊情况，可启动应急流程，需需求部门与采购部门共同说明原因，经分管领导批准后，可简化寻源环节（但至少对比2家供应商报价）。

2.供应商资质初审

责任主体：采购专员*。

审核材料：供应商需提交《供应商准入申请表》（模板见第四章）、营业执照、相关资质证书（如ISO9001认证、行业生产许可证）、法定代表人身份证明、近三年业绩证明等。

审核标准：营业执照在有效期内，资质证书与采购品类匹配，无重大违法记录（通过“信用中国”等官方平台查询）。

3.现场考察（必要时）

适用场景：对金额较大（＞10万元）、技术复杂或首次合作的供应商，需组织采购、技术、质量部门联合考察，考察内容包括生产规模、工艺水平、质量控制体系、仓储物流能力等，形成《供应商现场考察报告》。

（三）询价与比价

1.询价执行

责任主体：采购专员*。

操作说明：向通过资质初审的供应商发出《询价函》（模板见第四章），明确采购需求、报价截止时间、报价要求（含税价、交货期、付款方式等）。

注意事项：询价过程需公平公正，不得向供应商透露其他供应商报价信息，至少收集3家及以上有效报价（紧急寻源可放宽至2家）。

2.比价与议价

责任主体：采购经理*牵头，需求部门、技术部门参与。

比价标准：

（1）价格权重占比60%，质量权重占比30%，交期与服务权重占比10%（可根据采购品类调整权重）；

（2）若供应商报价差异超过10%，需要求供应商提供成本构成说明；

（3）对历史合作良好的供应商，可结合履约情况给予一定价格评分倾斜。

输出成果：《比价议价报告》，明确推荐供应商及理由，按权限审批。

（四）合同签订

1.合同起草

责任主体：采购专员*，法务部门审核。

合同内容：需包含双方基本信息、采购标的、数量与质量标准、价格与付款方式、交货条款（时间、地点、方式）、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款，引用《技术规格说明书》作为附件。

注意事项：合同需符合《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，严禁签订“阴阳合同”或“口头协议”。

2.合同审批与签署

审批流程：采购专员拟稿→采购经理审核→法务部门审核→财务部门审核→分管领导→总经理审批。

签署规范：合同一式三份（采购部门、供应商、财务部门各执一份），加盖企业公章及法定代表人签章，供应商需提供合法授权委托书（若非法定代表人签署）。

（五）订单执行与交付

1.订单下达

责任主体：采购专员*。

操作说明：审批通过后，向供应商发出《采购订单》（模板见第四章），明确订单编号、交货日期、交付地点、验收联系人等信息，并同步抄送需求部门、仓储部门。

2.交付跟踪

责任主体：采购专员*、需求部门。

跟踪内容：

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