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企业日常办公库使用指南
一、适用办公场景
在企业日常运营中，规范的能显著提升工作效率、保证信息传递的一致性。本模板库适用于以下高频场景：
会议管理：如部门例会、项目推进会、跨部门协调会等，需记录会议核心信息与行动项；
项目协作：如项目立项、进度跟踪、结题复盘等，需明确目标、分工与时间节点；
人事行政：如员工入职、请假申请、物资申领等，需标准化流程与信息要素；
对外沟通：如商务合作函、客户需求确认、供应商对接等，需体现专业性与规范性；
日常汇报：如周报、月报、工作总结等，需结构化呈现工作成果与计划。
二、模板操作步骤详解
1.获取模板
渠道选择：通过企业内网“文档中心-模板库”分类，或向行政/部门助理申请指定模板；
版本确认：优先标注“最新版”的模板，避免使用过期版本（模板名称后缀标注日期，如）；
格式适配：根据文档用途选择Word（可编辑）、Excel（数据统计）或PDF（正式存档）格式。
2.填写关键信息
必填项标注：模板中用“*”标注的字段（如“会议主题”“负责人”“截止日期”）为必填项，缺漏可能导致审批驳回；
内容规范：
人名/部门名需使用全称或规范简称（如“人力资源部”而非“人资”）；
时间/日期格式统一为“YYYY-MM-DD”（如“2024-05-20”）；
数据类信息需注明单位（如“预算：10万元”而非“预算：10”）。
3.内容交叉核对
信息准确性：核对姓名、日期、数据等关键信息与实际情况一致，避免笔误；
逻辑一致性：保证文档内容前后逻辑连贯（如项目计划中的“目标”与“行动项”需对应）；
完整性检查：确认模板中所有适用栏目均已填写，无空白项（不适用栏目需标注“不适用”并说明原因）。
4.提交审批
流程明确：根据企业审批流程，通过OA系统或邮件提交给指定审批人（如部门经理/行政总监）；
附件说明：若文档需关联附件（如项目预算表、会议材料），需在中注明“详见附件1”，并一并发送；
跟踪反馈：提交后2个工作日内未收到审批结果，需主动联系审批人确认进度。
5.归档保存
电子归档：审批通过的文档需重命名（格式：“文档类型-日期-负责人”，如“会议纪要*经理”）并至企业共享文件夹对应分类目录；
纸质归档：需存档的纸质文档（如合同、重要申请）需打印后交由行政部统一编号存放，个人留存复印件；
版本管理：若文档内容需修改，需在原文件名后标注“V2”“V3”等版本号，旧版本不得随意删除，保证追溯性。
三、常用模板示例
示例1：部门周报模板
栏目
填写说明
示例
周报周期
填写自然周，格式“YYYY年MM月DD日-YYYY年MM月DD日”
2024年05月13日-2024年05月19日
所属部门
填写规范部门全称
市场营销部
填报人
填写姓名（*号代替）
*经理
本周重点工作完成
列出3-5项核心任务，每项注明“完成情况”（已完成/进行中）及关键成果
1.完成Q2产品推广方案（已完成）；2.召开渠道商洽谈会（进行中，已联系5家）
下周工作计划
列出下周计划开展的工作，明确“优先级”（高/中/低）及预期目标
1.推进Q2产品推广方案落地（高）；2.整理渠道商反馈（中）
需协调资源
如需其他部门支持，需注明“需求部门”“具体事项”及“期望完成时间”
需技术部协助提供产品测试数据，期望5月22日前完成
其他事项
填写临时性工作或需同步的信息（无则填“无”）
无
示例2：会议纪要模板
栏目
填写说明
示例
会议名称
简明扼要反映会议主题
2024年Q2产品推广进度推进会
会议时间
精确到分钟，格式“YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM”
2024-05-1814:00-16:00
会议地点
线上会议需注明平台（如“腾讯会议”+会议号），线下会议注明会议室
公司3楼会议室A
主持人
填写姓名（*号代替）
*总监
记录人
填写姓名（*号代替）
*助理
参会人员
列出所有参会人员姓名（*号代替），缺席人员需注明“缺席原因”
参会：经理、主管、专员；缺席：主管（出差）
会议议程
按会议流程列出主要议题
1.各模块进度汇报；2.问题讨论与解决；3.下阶段工作部署
讨论要点
分议题记录关键讨论内容，突出不同观点
议题1：推广模块进度-专员：线上广告投放已完成80%，经理：需增加短视频渠道
决议事项
明确结论（需具体、可执行）
1.增加短视频渠道投放，预算5万元，由*专员负责；2.各模块进度每周五同步
行动项
列出需后续执行的任务，每项注明“责任人”“截止日期”“交付物”
1.负责人：专员，截止日期：2024-05-25，交付物：短视频投放方案；2.负责人：主管，截止日期：2024-05-24，交付物：周进度表
附件
列出会议中提及的附件名称
1.Q2产品推广方案V2；2
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