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企业文件归档与管理制度及操作指南
一、总则
（一）目的与依据
为规范企业各类文件的形成、收集、整理、归档和管理工作，保证文件的真实性、完整性、安全性和可追溯性，提高文件利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及公司内部管理要求，制定本制度。
（二）适用范围
本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式文件（包括纸质文件、电子文件、声像文件等），涵盖行政、财务、人力资源、项目研发、合同管理、生产运营等全业务领域。
二、文件归档管理制度
（一）归档责任分工
各部门负责人：对本部门形成的文件归档工作负总责，督促本部门人员及时、规范完成文件收集与初步整理。
文件形成人/经办人：负责文件在办理完毕后的即时整理，保证文件内容完整、手续齐全，并按时报送本部门档案管理员。
档案管理员：负责对接收的文件进行分类、编号、登记、编目、保管及提供利用，定期检查各部门归档情况，保证归档文件符合规范。
分管领导：审批年度归档计划，监督制度执行情况，协调解决归档工作中的重大问题。
（二）归档范围与保管期限
归档范围：
行政类：请示报告、会议纪要、规章制度、工作计划与总结、对外公函等；
财务类：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、审计报告等；
人力资源类：招聘录用合同、员工档案、培训记录、薪酬福利文件、劳动合同解除/终止证明等；
项目类：项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、合同协议、研发记录、验收报告等；
合同类：业务合同、采购合同、销售合同、服务协议及补充协议等；
其他：具有保存价值的声像资料（照片、录音、视频）、电子数据、荣誉证书、客户资料等。
保管期限：
永久保存：公司章程、股东会决议、年度财务决算报告、重大项目验收报告、审计报告等；
长期保存（10-30年）：重要合同、会计账簿、员工档案、项目研发文件等；
短期保存（5-10年）：一般行政文件、日常业务单据、会议纪要等。具体期限参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。
（三）归档时间要求
常规文件：各部门应在次年3月31日前完成上一年度文件的归档工作。
项目文件：项目结束后3个月内，由项目负责人组织完成项目文件的整理归档，并向档案管理员移交。
专项文件：如审计、评估、诉讼等专项活动形成的文件，应在活动结束后1个月内完成归档。
三、文件归档操作指南
（一）文件收集与整理
文件收集：
文件形成人需在文件办理完毕（如合同签订完毕、项目验收通过、会议结束等）后，及时将文件正本（含附件）收集齐全，保证文件内容完整、字迹清晰、签批手续完备。
电子文件需同步收集原始格式及PDF、PDF/A等长期保存格式，重要电子文件应附带相应的元数据（如创建时间、作者、修改记录）。
文件整理：
排序：按文件形成时间顺序或办理流程先后排列；同一文件正本在前、附件在后，批复在前、请示在后。
修整：去除文件中的金属物（订书钉、回形针等），对破损文件进行修补，对字迹模糊的文件进行复印并注明“与原件核对无异”。
核对：检查文件是否齐全、签批手续是否完备，如有缺失需及时补全。
（二）文件分类与编号
分类：采用“年度-机构-问题”三级分类法：
年度：以文件形成的自然年度分类，如“2024年”；
机构：以公司一级部门分类，如“行政部”“财务部”“研发部”；
问题：以文件内容性质分类，如“行政类-会议文件”“财务类-凭证”“项目类-研发文件”。
示例：2024年研发部“项目研发阶段报告”的分类编号为“2024-研发部-项目研发-01”。
编号：
纸质文件编号规则：[年度]-[机构代码]-[问题代码]-[流水号]，其中机构代码和问题代码参照《企业文件分类编码规则》执行，流水号按“01、02……”顺序编写。
电子文件编号与纸质文件一致，存储路径按“年度/机构/问题”结构设置，如“D:\2024\2024-研发部-项目研发-01.docx”。
（三）文件登记与编目
登记：档案管理员接收文件后，填写《文件归档清单》（见模板一），逐项登记文件编号、题名、责任者、形成日期、页数、保管期限、密级等信息，并与移交人共同核对无误后签字确认。
编目：
纸质文件：以“件”为单位编制归档文件目录，包括档号、题名、责任者、日期、页数、备注等项，打印后装订成册。
电子文件：通过档案管理系统录入文件信息，建立电子目录，并与电子文件建立关联，保证检索便捷。
（四）文件装订与封装
装订：纸质文件采用左侧装订，厚度不超过2cm，使用无酸纸档案盒封装；单份文件超过10页的需加装封面、封底，注明档号、题名、日期、页数等信息。
封装：同一档案盒内的文件按编号顺序排放，填写档案盒脊标签（含年度、机构、问题、起止流水号），并在盒内放置《归档文件目录》备查。
（五）移交与保管
移交：档案管理员与移交部门办理交接
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