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行政部采购岗位职责书

一、岗位基本信息

岗位名称：行政部采购

所属部门：行政部

直接上级：行政主管/行政经理

直接下级：无

岗位性质：操作岗、专职

编制人数：根据公司规模配置

二、岗位概述

严格遵守公司规章制度及行政采购管理流程，负责公司行政办公物资、固定资产、后勤保障物资等采购工作，统筹采购全流程，精准把控采购质量、价格及交付周期，优化采购成本，保障行政办公及后勤工作顺畅开展，配合行政团队完成各项保障任务，对行政主管/行政经理负责。

三、主要工作职责

采购需求对接与计划制定

对接公司各部门，收集、汇总行政采购需求（办公文具、耗材、办公设备、后勤物资、节日福利等），核实需求的合理性、必要性，整理采购清单。

根据采购需求、库存情况及公司预算，制定月度、季度采购计划，明确采购物品、规格、数量、预算、交付时间及质量要求，上报上级审批后执行。

跟踪各部门临时采购需求，及时响应紧急采购任务，协调资源保障需求落地，做好需求登记与反馈。

供应商开发与管理

负责供应商的开发、筛选、评估与维护，建立供应商档案，收集供应商资质、报价、产品质量等信息，对比筛选优质供应商，形成合格供应商名录。

定期与供应商沟通对接，维护良好合作关系，协商采购价格、付款方式、交付周期及售后服务，推动供应商优化产品质量与服务水平。

定期对供应商进行考核（价格、质量、交付、售后等），淘汰不合格供应商，持续优化供应商体系，确保采购资源稳定可靠。

采购执行与过程管控

按照审批后的采购计划及采购清单，开展采购工作，通过询价、比价、议价等方式，择优确定供应商，确保采购价格合理、性价比最优。

签订采购合同/协议，明确双方权利义务、产品规格、质量标准、交付时间、付款方式及违约责任，审核合同条款，确保合同合规、无遗漏。

跟踪采购订单执行进度，及时与供应商、各需求部门沟通，协调解决采购过程中的异常问题（延迟交付、质量不符等），确保采购物资按时、按质、按量交付。

入库验收与款项结算

采购物资到货后，对接仓储部门（或需求部门）开展验收工作，核对物资名称、规格、数量、质量，对照采购订单及合同要求，确认无误后办理入库手续，填写验收记录。

对验收不合格的物资，及时与供应商沟通退换货事宜，跟踪退换货进度，确保问题妥善解决，避免影响公司正常办公及后勤保障。

整理采购单据（订单、合同、验收单、发票等），核对单据信息一致性，及时上报财务部门办理付款手续，跟踪付款进度，做好采购款项对账工作。

采购台账与成本管控

建立并完善采购台账，详细记录采购物品、规格、数量、价格、供应商、交付时间、验收情况、付款情况等信息，做到台账清晰、数据准确、可追溯。

严格控制采购成本，优化采购方案，对比不同供应商报价，合理选择采购渠道，杜绝浪费，确保采购预算合理使用，定期统计采购成本数据，分析成本优化空间。

定期整理采购资料（合同、单据、台账等），做好归档保管工作，便于后续查询、审计及追溯。

合规与其他工作

严格遵守公司采购管理制度及相关法律法规，规范采购流程，杜绝违规采购、暗箱操作，确保采购工作公开、公平、公正。

关注行政采购相关产品市场行情、价格变动及新品信息，及时更新采购方案，为公司采购决策提供参考。

配合行政部完成各项后勤保障工作，协助开展节日福利采购、办公环境物资采购等专项工作。

完成上级交办的其他行政采购相关工作任务，配合相关部门做好采购相关的协调工作。

四、任职资格要求

学历专业：高中及以上学历，采购管理、行政管理、物流管理等相关专业优先。

工作经验：1年以上行政采购相关工作经验，熟悉行政办公物资、后勤物资采购流程；无经验者愿意接受岗前培训，具备基础的沟通、议价能力。

专业技能

熟悉行政采购流程及相关管理制度，掌握询价、比价、议价技巧，能精准把控采购质量与价格。

具备基础的合同审核能力，能熟练操作Office办公软件（Excel、Word），具备良好的数据统计、台账管理能力。

了解行政办公物资、后勤物资的市场行情，能快速响应采购需求，协调解决采购过程中的常见问题。

能力素质

工作认真负责、细心严谨，责任心强，具备良好的成本意识，杜绝浪费，注重采购性价比。

具备较强的沟通协调、议价能力，能与供应商、各部门高效对接，妥善处理采购过程中的异常问题。

具备良好的执行力，服从上级安排，能按时完成各项采购任务，有团队协作意识。

品行端正、廉洁自律，无不良从业记录，能严格遵守采购纪律，杜绝违规操作。

五、工作权限

有权收集、核实各部门行政采购需求，对不合理、不必要的采购需求提出异议并反馈。

有权筛选、评估供应商，拒绝不合格供应商的合作请求，提出供应商淘汰建议。

有权对采购物资进行验收，拒绝接收不合格、不符规格的采购物资，并要求供应商退换货。

有权核对采购单据、发票，对不符单据提出异议并要求更正，按流程办理付款对接。

有权上报采购