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零售行业采购部采购员供应商验收管理手册（执行版）

第1章供应商准入与资质管理

1.1供应商基础信息收集与建档

建立标准化的信息采集模板，涵盖企业全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册资本、成立日期、注册地址、联系电话、电子邮箱及主要经营范围等基础字段，确保数据录入的准确性和唯一性。在系统录入时，必须对统一社会信用代码进行校验，防止重复注册或拼写错误，并强制要求营业执照正反面扫描件，同时通过OCR技术自动识别并提取关键要素，减少人工录入错误风险。

对于首次合作的供应商，需执行“三证合一”核查流程，即核对营业执照、法定代表人身份证及授权委托书，确认其主体资格真实有效，并唯一的供应商档案编号（如：SUP001）。收集基础信息后，立即将供应商档案至企业统一的ERP采购管理系统，设置自动提醒功能，当档案状态标记为“待审核”时，系统自动通知采购专员介入，确保流程不中断。档案建立过程中，需记录信息采集人的签字确认信息，明确数据采集的时间节点，形成完整的审计轨迹，以备后续追溯和合规性审查。

对于信息缺失或填写不规范的供应商，系统自动拦截并提示修正，若供应商拒绝配合修改，则直接标记为“信息不全”并转入下一轮筛选流程，确保入库基础信息的完整性。

1.2资质文件审核与合规性审查

依据国家法律法规及公司内部《供应商管理办法》，对供应商提交的营业执照、法