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金融行业董事会董事办董事会会议管理手册

第1章

1.1董事会会议计划与审批流程

董事会会议计划由董事会办公室（DBO）依据年度战略规划与董事会决议事项，提前90个工作日启动编制工作，需明确会议类型（例行/特别）、频率及预期决策目标，并同步提交董事会秘书部备案。计划草案需经董事会秘书部初审，重点核对参会董事人数是否符合法定最低要求，并确认会议时间与董事会会议纪律委员会的预定安排无冲突，随后提交董事会秘书部负责人复核。

复核通过后，计划需提交董事长或其授权的董事会秘书部分管领导进行最终审批，审批单需明确会议起止时间、地点及主要议程，审批完成后由DBO负责在内部系统正式会议计划编号。在计划获批后，DBO需立即启动会务排期，将会议时间填入董事会会议管理手册中的“会议日历”板块，并唯一的会议ID用于后续全流程追踪，确保会议时间具有唯一性且不可篡改。会议排期完成后，DBO需向参会董事发送初步会议通知，包含会议时间、地点、议程概要及议程说明，并保留电子送达记录，以便在后续环节进行回执确认，确保信息触达率。

收到回执确认的会议计划，DBO需启动议题收集工作，根据会议时间倒推，要求各业务部门在30个工作日内提交相关议案或议题，并建立议题台账进行初步筛选与分类。

1.2会议议题的提出、拟定与审核

议题提出由业务部门或董事会秘书部发起，需明确议题名称、核心诉求