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行政行业办公室秘书公文流转处理手册

第1章公文收文处理规范

1.1收文登记与签收流程

收文登记是公文流转的“第一道关卡”，其核心在于确保每一份incomingdocument（incomingdocument）的来文来源、时间、份数及接收单位信息准确无误，为后续全流程追溯提供基础数据支撑。秘书人员需依据《党政机关公文处理工作条例》及本单位《公文登记管理办法》，在收到公文的当日，立即在“收文登记簿”上填写《收文编号》、《来文单位》、《公文标题》、《密级》、《紧急程度》及《接收日期》等关键字段，严禁出现涂改、漏填或字迹潦草现象。

登记完成后，秘书人员必须亲自将公文送达至指定签收人（通常为办公室负责人或指定专人）手中，并当面核对公文封面、内页及附件是否完整，确认无误后方可进行签收，杜绝“先签收后补全”的错误操作。签收环节需严格执行“双确认”制度，即秘书人员在记录《收文登记簿》的同时，需在《签收确认单》上签字并注明“已当面签收”，若遇公文破损或附件缺失，应在备注栏注明具体原因及处理建议，不得简单拒收或代签。签收后的公文应立即存入办公室专用文件柜，按“急件先收、平件后收”的原则有序摆放，并贴上带有“已签收”标识的红色或蓝色专用标签，确保文件在流转过程中不被混淆或遗失。

对于涉及国家秘密、工作秘密或紧急重要事项的公文，签收人必须在签收单上注明“已签收，请内部流转”