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外贸业务操作与国际贸易规则手册

第1章外贸业务基本操作规范

1.1询盘与报价流程管理

询盘是外贸业务的第一步，要求买方通过电子邮件、传真或邮件系统主动向卖方发出采购意向，内容需明确产品型号、数量、单价、交货期及付款方式等核心要素，例如某电子元件采购商在邮件中提出：“请贵司报价2025年1月生产的5000个智能传感器，单价含运费，需30天账期。”卖方在收到询盘后，需立即启动内部询价机制，核对库存、生产排期及成本核算，若确认有货则迅速撰写正式报价单，注明材质等级、包装规格及预计交付时间，并将报价单通过系统自动回复确认，例如回复：“已确认订单，特供品，单价15.5美元/个，含包材，预计1月10日发货。”

报价流程中必须严格执行“三单一致”原则，即报价单、合同草案及后续信用证条款必须完全吻合，严禁出现数量差异或价格变动，若发现不一致需立即修正并重新发送，确保交易双方对交易条件无误解。报价有效期是国际贸易的硬性约束，必须在报价单中明确标注有效期限（如30天），并在有效期内买方不得修改价格，若买方超出有效期才提出变更，卖方有权拒绝或要求重新报价，以维护自身利润空间。报价策略需根据客户谈判地位灵活调整，对于新客户可采用“高开低走”策略争取谈判筹码，对于老客户则坚持“一口价”原则，避免价格波动导致信任危机，同时需注明报价包含的税费及隐性成本，如包装费、杂费等