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档案数字化质量和安全保密控制 摘要：在数字化技术的广泛应用之下，档案数字化已经成为目前主流的档 案管理方式，虽然说，我国在数字化方面的发展已经突飞猛进，但是在信息技术 以及互联网技术的强大冲击力下，档案数字化管理目前仍面临着明显的质量以及 安全控制风险，如果不能够及时对这一问题处理解决，那么将会严重影响到档案 数字化管理效率。所以本文将具体就政府部门如何结合档案数字化的质量控制和 安全保密控制这两个角度来展开相应的探析。 关键词：档案数字化；质量控制；安全保密控制 档案数字化最初起始于二十世纪80年代，发展至今，已有将近20年的发展 历史。在这一发展过程中，我国的数字技术也在不断得到应用和发展，档案数字 化也在其促进作用下发展至今，并取得了良好的管理效果，为社会节约了大量的 可用资源，但是仍然还有需要完善之处。档案记录了一个政府发展的所必需数据， 它决定着政府是否能够做好相应的管理工作，所以对此必须要对其加强质量和安 全保密方面的控制，以实现政府更优良的管理。 一、 选择优质数字化方案和软件 在档案数字化管理方面，如何正确选择方案以及软件，是实现档案数字化质 量与安全保密控制的主要内容之一。因此，在进行档案管理时，需要结合实际的 管理需求来合理的制定并选择数字化方案，除此之外，档案数字化管理软件也可 分为多种种类，不同种类的软件，所应用的功能也存在不同，因此在档案数字化 管理方面，不能够对软件随意使用，需要结合档案特点等来进行适宜的选择。 二、 注意档案检查监督验收 虽然档案数字化节省了纸质档案管理中的一系列麻烦问题，但是为确保其管 理质量，仍然需要做好“三部曲”，即检查、监督和验收。一般来说，如果没有 做好这三方面的工作，那么将会直接影响到档案数据库实际的建设成果。首先， 在档案检查方面，需要严格检查数字设备、工作人员以及具体的工作流程，从而 将检查工作落实到档案管理工作中的方方面面。其次，在档案监督方面，其主要 任务就是监管检查工作，确保检查工作的到位情况，并在监督过程中针对发现的 问题予以处理和解决，同时还应加强对自我的监督，如果问题比较棘手，不能够 自主解决，那么需要将其进行上报，请求上级指示来获得解决方案，不可隐瞒不 报。最后，在档案验收方面，根据验收的精细程度可将其分为粗验收和细验收， 粗验收一般不需要人为进行验收，而是通过相关软件来达到验收结果，而细验收 是在进行粗验收之后进一步采取的验收操作，即对档案的细节地方进行验收。 三、 确立网络计算机安全保密方案 档案详细记录了政府部门的工作数据信息，如果这些档案信息发生泄露，那 么会影响到政府正常的工作秩序，甚至会因失泄密事件影响到政府对经济社会的 管理安全和国家安全，所以对此必须要做到安全保密。根据这一要求，应对安全 保密方案进行制定，并付诸于实施。档案数字化需要依靠一定的信息技术才能够 实现，为实现安全保密，在实际操作管理中，需要于封闭的计算机环境之中进行， 并对外网进行物理隔离。另外，客户端与服务器作为档案数字化的两个主要的终 端设备，需要做好相关的防水防火措施，避免因外界因素而影响到计算机的正常 使用情况。除了在数字设备环境方面要做到安全保密，还要加强在人员操作这一 方面的保密管理，对于相关的技术人员，在对系统进行实际操作之前，需要对其 身份进行验证，当身份核实成功之后才可参与到系统操作之中，如果不采取这一 措施，那么会存在某些不良工作人员对重要的档案资料进行窃取的风险，会对政 府部门的正常运行造成不良影响。除此之外，还要以“最小原则”来控制计算机 的访问记录，将其细化到具体的工作人员，当发生档案泄露问题时，可以根据于 此来及时找到目标人物，从而最大程度上降低损失。 四、 加强技术保障手段 针对安全保密这一内容，除了采取相应的解决对策以外，还可以加强技术防 护措施。目前，在信息技术的不断发展之下，也涌现出了各种各样的加密技术， 它能够实现对数据的良好加密，起到了安全保密的作用。就目前而言，使用较为 普遍的技术保障手段有防火墙技术以及加密技术等等，而加密技术在档案数字化 管理中应用最为广泛，它能够对档案实施直接保护功能，具有极好的安全性能。 技术人员作为加密技术的操作者，也是技术保障的主要内容，有些技术人员的业 务能力有限，或者缺乏专业素质，不能够对保密技术加以有效采用，会对档案管 理造成严重的人为安全威胁。所以对此，在档案数字化安全保密工作方面，不仅 要加强对各种保密技术的应用，还有加强对技术人员的职业培训，通过培训来提 升他们的技术水平以及工作素养，培训之后，为检验培训结果，还需要对他们进 行考核和评定，通过客观因素和主观因素这两个方面加强技术方面的安全保障， 提升档案数字化安全保密质量。 五、 建立完善的规章制度 任何控制方案的实施都需要有相关的制度来进行