有限公司行政档案管理制度样本.doc

公司行政档案管理制度

总则

1、为加强公司行政档案管理，充分运用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服务作用，使公司对行政档案管理更加原则化、规范化、科学化，依照《中华人民共和国档案法》规定，并结合****公司实际状况，特制定本行政档案管理制度。

行政档案范畴

本制度合用于******有限公司。

本制度规定了公司行政档案保管、借阅、移送、保管年限及销毁等管理规定。我司详细行政档案涉及，财务资料、人事行政档案、技术文献、质量体系文献、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、原则化文献、基建图纸、公司寻常会议、收文发文等行政资料、设备阐明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等有关档案资料。

行政档案管理职责

由行政档案管理员负责公司行政档案保管、定期检查和管理工作，并负责借阅档案审批，保证公司行政档案精确、安全、完整。

档案管理人员按照公司行政档案整顿规定，负责定期整顿各种档案资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。

档案管理人员应对某些惯用文献进行扫描，做为电子档保存。

档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案安全、完整负责。

综合办负责对公司行政档案管理进行不定期检查。

总经办负责对本制度执行监督，并负责到期档案销毁审查。

公司行政档案存储应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不容许随便堆放，保证公司行政档案完整无损。

行政档案归档

11、归档范畴：凡是我司在各项工作活动中直接形成、已经办理完毕、具备查考保存价值各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体文献材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档文献。

12、归档时间：

（1）、文书档案：本年度各部门形成各种不同形式和载体文献材料，应于完毕工作后一周内移送档案室保管。

（2）、会计档案：由财务部门立卷保管。

（3）、人事档案：由人事部门立卷保管。

（4）、技术档案：由技术部门立卷保管。

（5）、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购买合同、固定资产验收单、阐明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科收集整顿。设备投入使用后及时移送档案室保管。

（6）、声像档案：在每项工作活动完毕后即时整顿移送档案室保管。

（7）、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等准时间顺序即时交档案室保管。

13、归档规定：

（1）、归档文献材料应为已结束工作（或项目）所有文献材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体文献材料齐全完整，按照文献材料形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能对的反映出工作活动真实状况，便于保管和运用。

（2）、归档文献材料普通一式一份。重要或运用频繁，可酌情增长归档份数。

（3）、凡归档文献材料，其制作材料必要利于长期保存，同步要保证图样清晰，笔迹工整耐久，订立完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文献。

（4）、各部门将文献材料和案卷向档案室移送时，应编制《行政档案移送登记表》（附录1）一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。

14、档案管理员应依照本制度，及时对有关文献进行存档，建立立卷号，并保证立卷号唯一性，填写《行政档案存档登记表》（附录2）。

行政档案借阅

我司内部人员借阅公司行政档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供有关文献资料。

外单位人员因公需要查阅我司行政档案时，应持有查阅人身份证件，经有关部门负责人批准，报综合办批准，方能由档案管理人员接待查阅。同步，档案管理人员应详细登记查阅人工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。

公司行政档案普通不得带出室外。如有特殊状况，需要带出室外复制或借出我司行政档案，必要填写《行政档案借用申请表》（附录3），经有关部门负责人、分管副总批准，同步在《行政档案借阅登记表》（附录4）上进行登记，注明借阅用途、归还时间。

需要带出档案室借阅行政档案文献复印件，由行政档案管理员复印，加盖查询章，并由借阅人填写《行政档案借阅登记表》（附录4）。

查阅或借阅公司行政档案人员不得对档案文献进行涂画、抽换、污染和损坏，如需拆封档案，需要由档案管理员进行拆封。

行政档案销毁

公司行政档案保管期满需要销毁时，由公司行政档案管理人员提出销毁意见，编制《行政档案销毁登记表》（附录5），列明销毁行政档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

档案销毁鉴定工作由综合办组织“档案销毁鉴定小组”负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，并报总经理批准后方可销毁。并及时向主管档案工作领导写档案鉴定报告和阐明。

22、销毁档案时必要注意保密，并指定专人（二人以上）监销。

23、保管期限届满文献中，某些经核定