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精心整理
会议接待流程及准备工作
一、会议前期工作
1、根据客户的要求,作出初步计划和建议书,安排好客户考察,踩线的接待工作,协调有关关系。
2、协助客户最终确定接待单位和考察路线,务求高质量、低价位.
3、代表客户与各有关单位洽谈,签订有关合同协议。
4、制订完善的接待计划,交客户审定。
5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作。
二、接送站、司机服务
1、人员:根据会务要求,由营销部经理率领专业会务工作人员分别负责火车站、机场接送站工作。
2、车辆:有计划有偿提供各类汽车接送站。
3、接待标准:(1)提前举牌候客。(2)接待人员规范服务。(3)重要客户、领导由公司老总进站台或机场鲜花接送,必要时请相关领导和媒体出面迎送并警车开道。(4)24小时服务。
三、报到、返程服务
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1、选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作;
2、提前做好返程票源的准备工作,并准备酒店功能表,火车、飞机时刻价目表,返程票预订建议书。
3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。
4、24小时解答客户咨询,完成会务组随时交给的其它任务。备注:机票:可根据客户要求代办,免收手续费。
火车票:无论多少人都能100%保证(包括节假日期间)。手续费:收5元/张(异地手续费按采购成本计算)
四、文秘、宣传服务
1、可提供一台电脑,一套打印设备供会务组使用。
2、可选派一名8000字/h以上水平的打字员,一名熟悉当地情况的秘书,随会服务。
3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、会议日程、议程、旅游安排表,领导席位表等会议文件及会场内外布置等后勤服务工作.
五、财务服务
1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作;
2、协助会务组及时清理,互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情况,精打细算,节约开支。
六、酒店服务
1、提前20天签订会议接待协议,明确、详细、严格规范责任和义务。
2、酒店营销部经理全程跟会,具体协调酒店房、餐、会议、娱乐、财务、交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。
3、提前做好会议报到,控房,临时用餐、用车、车辆摆放,酒店安全保卫等方面的工作。
4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果,酒店的横幅、彩虹门、汽球、会标、指示牌等工作。
5、每日及时签任房态、用餐及其它消费情况,协助客房结帐,为客房提供其它财务服务。
6、完成客户会务组交给的其它工作。
七、保安服务
1、酒店内部保安按酒店要求,加强警卫,确保会议期间汽车进出通畅,人身财产绝对安全。
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