新编秘书实务（第5版） 课件 葛红岩 第5--8章　会议组织与服务 ---参谋与信息调研工作.pptx

“十四五”职业教育国家规划教材文秘专业新形态一体化教材秘书实务（第五版）学习目标引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练第五章会议组织与服务主要内容第一节会议概述第二节会议筹备阶段的工作第三节会议进行阶段的工作第四节会议结束阶段的工作第五章会议组织与服务学习提示（一）学习目标1.知识目标了解会议的作用与要素2.能力目标掌握会议前期的准备工作掌握会议期间的服务工作熟悉会议结束的善后工作3.素养目标追求完美，不断进取审美高雅，仪态大方遵纪守法，节约办会周到服务，耐心细致电子教案模版配色（1）学习提示（二）学习重点会议的前期准备工作会议进行中的服务工作（三）学习难点会议开始前的准备工作妥善处理会议进行中的突发情况引入案例一片混乱的颁奖仪式1月27日下午1点，宏达公司在公司大礼堂召开年度总结表彰大会。下午两点30分，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场，手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。负责会议现场协调的总经理秘书孙婷呆住了。问题：1．如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐出现的错误？2．会议现场出现了问题，总经理秘书孙婷应如何处理？第一节会议概述一、会议的含义会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。会议有广义和狭义之分：狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议；广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式。第五章会议组织与服务二、会议的作用1．集思广益、科学决策的作用2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用5．国际交流、跨文化的沟通作用第五章会议组织与服务会议结果会议人员会议方式会议活动的基本要素会议名称会议地点会议议题会议时间三、会议活动的基本要素第五章会议组织与服务1．会议人员会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。（2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。（3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。第五章会议组织与服务实用范例首届中国国际进口博览会的组织单位2018年11月5日至10日，首届中国国际进口博览会在上海国家会展中心举行。会议的组织单位如下：主办单位：中华人民共和国商务部、上海市人民政府合作单位：世界贸易组织、联合国贸易和发展会议、联合国工业发展组织等国际组织承办单位：中国国际进口博览局、国家会展中心（上海）有限责任公司??特装施工服务商：上海灵硕会展服务有限公司等??第五章会议组织与服务2.会议名称会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。例1：“2019年环境污染与大众健康学术会议”，此会议名称显示了时间、内容、性质；例2：“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”的会议名称则显示了单位、时间、性质；例3：“四川长虹2018年度股东大会”则显示了单位、时间、范围、规模、性质、参加对象。电子教案模版配色（1）第五章会议组织与服务3．会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。会议议题的主要作用是：（1）准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。（2）引导和制约会议的发言。第五章会议组织与服务4．会议时间会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。5．会议地点会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。6．会议方式会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。7．会议结果会议结果，即会议结束时实现目标的情况。电子教案模版配色（1）微型案例《2021全球会议目的地竞争力指数报告》发布成都位列第五据报